Die Übergangsfrist läuft. Was 2025 noch für viele Selbstständige optional war, wird ab dem 1. Januar 2027 für die ersten Unternehmen zur gesetzlichen Pflicht – und ab 2028 für alle. Dieser Artikel erklärt, was konkret auf dich zukommt, wann du handeln musst und wie du den Wechsel stressfrei schaffst.
Was ab 2027 gilt: Die vollständige Zeitlinie
Die E-Rechnungspflicht in Deutschland wird in Phasen eingeführt:
| Datum | Was gilt |
|---|---|
| 01.01.2025 | E-Rechnungen empfangen können – Pflicht für alle Unternehmen (keine Ausnahme) |
| 01.01.2027 | E-Rechnungen senden Pflicht – für Unternehmen mit Vorjahresumsatz > 800.000 € |
| 01.01.2028 | E-Rechnungen senden Pflicht – für alle Unternehmen (auch Kleinunternehmer weiterhin befreit) |
Was das bedeutet: Wenn dein Vorjahresumsatz 2025 über 800.000 € lag, musst du ab dem 1. Januar 2027 an alle deine B2B-Kunden E-Rechnungen senden. Alle anderen haben noch bis 2028.
Übergangsfristen enden – keine weitere Verlängerung erwartet
Wen betrifft die Pflicht ab 2027 / 2028 konkret?
Die Pflicht gilt für inländische B2B-Umsätze – also wenn Leistungserbringer und Empfänger beide in Deutschland umsatzsteuerpflichtig sind.
Betroffen:
- Selbstständige Dienstleister (Berater, IT-Freelancer, Agenturen, Designer)
- Handwerks- und Gewerbebetriebe mit Unternehmenskunden
- Online-Shops mit B2B-Kunden
- Freiberufler mit Unternehmensaufträgen
Nicht betroffen:
- Kleinunternehmer nach §19 UStG (dauerhaft befreit vom Versenden)
- B2C-Umsätze (Rechnungen an Privatpersonen)
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto (vereinfachte Regelung bleibt)
- Fahrscheine, bestimmte Sondertatbestände
Was konkret umgestellt werden muss
1. Software / Tool für E-Rechnungserstellung
Du brauchst ein Tool, das ZUGFeRD 2.x oder XRechnung 3.0 erstellen kann. Word, Excel oder normale PDF-Tools erfüllen diese Anforderung nicht – sie können kein maschinenlesbares XML erzeugen.
Optionen: | Tool | Kosten | Eignung | |------|--------|---------| | kostenlose-erechnung.de | Kostenlos (3/Monat) oder ab 9,90 €/Monat | Ideal für Freelancer und KMU | | Lexoffice, SevDesk | Ab ~10 €/Monat | Für komplexere Buchhaltung | | DATEV | Teuer, für Steuerberater | Für größere Unternehmen |
2. Prozess für den E-Rechnungsempfang
Du musst eingehende E-Rechnungen (ZUGFeRD, XRechnung) verarbeiten können:
- Eingehende XML-Dateien speichern (nicht nur drucken!)
- GoBD-konforme Archivierung (8 Jahre)
- Inhalte prüfen und verbuchen
→ Kostenlos testen: E-Rechnung auslesen
3. Archivierung
Alle ausgehenden und eingehenden E-Rechnungen müssen GoBD-konform archiviert werden:
- Unveränderbar
- Im Originalformat
- 8 Jahre erreichbar
Der Business GoBD-Plan von kostenlose-erechnung.de bietet ein zertifiziertes Cloud-Archiv ab 9,90 €/Monat.
4. Kommunikation mit Kunden
Informiere deine Stammkunden proaktiv, dass du ab [Datum] E-Rechnungen sendest:
- Erkläre, was ZUGFeRD ist (sieht aus wie eine normale PDF, aber maschinenlesbar)
- Frag nach bevorzugtem Format (ZUGFeRD oder XRechnung)
- Kläre, wohin die E-Rechnung gesendet werden soll (E-Mail-Adresse, Peppol-Adresse etc.)
So bereitest du dich in 5 Schritten vor
Schritt 1: Status prüfen Liegst du über 800.000 € Vorjahresumsatz? → Pflicht ab 2027. Darunter? → Pflicht ab 2028. Kleinunternehmer? → Kein Versand nötig, aber Empfang ja.
Schritt 2: Tool einrichten Richte jetzt schon ein E-Rechnungstool ein und teste es mit einer Testrechnung. Kostenlos geht das auf kostenlose-erechnung.de/erstellen.
Schritt 3: Erste echte E-Rechnung Sende die erste ZUGFeRD-Rechnung an einen wohlwollenden Stammkunden. Frag nach Feedback: Hat er sie problemlos verarbeiten können?
Schritt 4: Prozesse anpassen Wie archivierst du eingehende E-Rechnungen? Wie buchst du sie? Lege einen Prozess fest, bevor es Pflicht wird.
Schritt 5: Team / Mitarbeiter schulen Wenn du nicht alleine arbeitest: Erkläre deinem Team, was eine E-Rechnung ist und wie der neue Prozess funktioniert.
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Was passiert, wenn du die Pflicht 2027/2028 ignorierst?
Das Nicht-Ausstellen von E-Rechnungen ist ab dem jeweils gültigen Datum eine Ordnungswidrigkeit und kann mit Bußgeldern geahndet werden. Wichtiger noch:
- Unternehmenskunden können Rechnungen ablehnen, die nicht dem gesetzlichen Format entsprechen
- Das führt zu Zahlungsverzögerungen oder -ausfällen
- Dein Ruf leidet, wenn du als einer der letzten “alten PDF-Sender” wirkst
Die Lösung ist einfach: Wer jetzt umstellt, hat keine Probleme – und möglicherweise einen Vorteil gegenüber Wettbewerbern, die zögern.
E-Rechnung in der Praxis: So sieht eine ZUGFeRD-Datei aus
Eine ZUGFeRD-Datei ist für den Empfänger kaum von einer normalen PDF zu unterscheiden – das ist das Schöne an diesem Format:
- Du öffnest sie mit jedem PDF-Viewer
- Du siehst die gewohnte Rechnungsdarstellung
- Unsichtbar eingebettet: Ein XML-Datensatz mit allen strukturierten Rechnungsdaten
- Software beim Kunden liest das XML automatisch aus – keine manuelle Eingabe nötig
Das spart beim Empfänger Zeit und Fehler. Deshalb wollen viele Unternehmen schon heute ZUGFeRD-Rechnungen – weil es ihnen Buchhaltungsarbeit abnimmt.
Vorteile
- Frühzeitige Umstellung verhindert Stress kurz vor der Deadline
- Kunden, die heute schon ZUGFeRD verlangen, werden schneller bezahlen
- Technisch einfach: Ein Tool reicht aus, keine komplexe IT nötig
- Kostenlos startbar – Investition erst bei mehr Volumen nötig
Nachteile
- Alte Prozesse (Word, Excel) müssen geändert werden
- Kunden müssen über das neue Format informiert werden
- GoBD-konforme Archivierung erfordert bewusste Entscheidung
Häufige Fragen zur E-Rechnungspflicht 2027/2028
Ich bin Kleinunternehmer – muss ich 2027 oder 2028 E-Rechnungen versenden?
Gilt die Pflicht auch für Rechnungen an ausländische Kunden?
Was ist der Unterschied zwischen ZUGFeRD und XRechnung?
Muss ich teure Software kaufen, um E-Rechnungen zu erstellen?
Was, wenn mein Kunde noch kein E-Rechnungssystem hat und die Datei nicht öffnen kann?
Ich nutze Lexoffice oder SevDesk – bin ich schon vorbereitet?
Fazit: 2027 kommt schneller als du denkst
Der 1. Januar 2027 ist weniger als neun Monate entfernt. Wer heute anfängt, hat genug Zeit, Prozesse ruhig umzustellen, Kunden zu informieren und Fehler zu vermeiden. Wer wartet, macht es unter Druck.
Deine Sofortmaßnahmen:
- Empfangspflicht prüfen: Kannst du schon heute E-Rechnungen empfangen? → /auslesen testen
- Erste ZUGFeRD-Rechnung erstellen → /erstellen öffnen
- Wichtigste Stammkunden informieren, dass E-Rechnungen kommen
- Archivierungslösung prüfen (Business GoBD-Plan oder eigenes revisionssicheres System)
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Weiterführende Ratgeber: