Wie lange muss ich Rechnungen aufbewahren? Die Antwort lautet 2026 nicht mehr automatisch „10 Jahre”. Das Bürokratieentlastungsgesetz IV (BEG IV) hat die Fristen geändert. Und für E-Rechnungen gibt es zusätzliche Regeln, die du kennen musst – sonst verlierst du im schlimmsten Fall deinen Steuerabzug.
Wie lange müssen Rechnungen aufbewahrt werden?
Das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV) hat die Aufbewahrungsfristen für Buchungsbelege – also auch für Eingangs- und Ausgangsrechnungen – geändert:
| Dokumenttyp | Alte Frist | Neue Frist (ab 2025) |
|---|---|---|
| Buchungsbelege (Rechnungen, ab 01.01.2025) | 10 Jahre | 8 Jahre |
| Buchungsbelege (vor 01.01.2025 ausgestellt) | 10 Jahre | Weiterhin 10 Jahre |
| Jahresabschlüsse, Bilanzen, Inventare | 10 Jahre | 10 Jahre (unverändert) |
| Handelsbriefe, E-Mails (Geschäftsbriefe) | 6 Jahre | 6 Jahre (unverändert) |
Empfehlung: Trotzdem 10 Jahre aufbewahren
Was bedeutet GoBD-konformes Archivieren?
Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) sind die Spielregeln für die digitale Buchhaltung in Deutschland.
Für E-Rechnungen bedeutet das:
Die 5 GoBD-Grundsätze für Rechnungen
1. Vollständigkeit: Alle Eingangs- und Ausgangsrechnungen müssen erfasst und archiviert sein. Keine einzige darf fehlen.
2. Unveränderbarkeit: Archivierte Dokumente dürfen nicht nachträglich geändert werden. Wenn doch, muss jede Änderung protokolliert sein. Einfache Ordner in Dropbox oder auf einer Festplatte reichen nicht!
3. Originalformat: Eine E-Rechnung muss in ihrer Originalform archiviert werden:
- ZUGFeRD: Die PDF+XML-Datei muss als Datei gespeichert bleiben
- XRechnung: Die XML-Datei muss archiviert werden
- Ausdrucken und die Datei löschen = nicht GoBD-konform!
4. Maschinelle Auswertbarkeit: Das Finanzamt muss bei einer Betriebsprüfung digital auf alle Belege zugreifen können. Das Format muss maschinell lesbar sein.
5. Schnelle Verfügbarkeit: Jede Rechnung muss innerhalb angemessener Zeit auffindbar und vorlegbar sein.
Der häufigste Fehler: E-Rechnung ausdrucken und Datei löschen
Das passiert ständig – und ist problematisch:
Was viele tun: ZUGFeRD-Rechnung per E-Mail erhalten → ausdrucken → digitale Datei löschen → im Papierstapel ablegen ❌
Was GoBD verlangt: ZUGFeRD-Rechnung per E-Mail erhalten → Originaldatei (PDF+XML) in unveränderlichem digitalem Archiv speichern ✅
Warum das wichtig ist: Wenn du die Originaldatei löschst, verlierst du das eingebettete XML. Damit ist die E-Rechnung nur noch ein Papierausdruck – und der ist nicht GoBD-konform für E-Rechnungen.
Wie archiviere ich E-Rechnungen GoBD-konform?
Option 1: Manuell
- Ordner auf einem NAS oder Server mit Backup-Schutz
- Unveränderlichkeit durch Schreibschutz und Protokollierung sicherstellen
- Aufwendig und fehleranfällig
Option 2: GoBD-konformes Cloud-Archiv
- Unveränderbarkeit technisch sichergestellt
- Automatische Protokollierung
- Backup und Verfügbarkeit garantiert
- Finanzamts-Exportfunktion (GDPdU/GoBD-Export)
Der Business GoBD-Plan von kostenlose-erechnung.de enthält ein 100% GoBD-konformes Cloud-Archiv auf deutschen Servern (Frankfurt, ISO 27001). Alle erstellten Rechnungen werden automatisch unveränderbar gespeichert – 10 Jahre lang.
GoBD-konformes Rechnungsarchiv
Alle Rechnungen automatisch 10 Jahre GoBD-konform archiviert – unveränderbar, maschinell auswertbar, auf deutschen Servern. Ab 9,90 €/Monat.
Aufbewahrungsfristen im Überblick (2026)
| Wer | Was | Wie lange |
|---|---|---|
| Alle Selbstständigen | Ausgangsrechnungen (ab 2025) | 8 Jahre |
| Alle Selbstständigen | Eingangsrechnungen (ab 2025) | 8 Jahre |
| Alle Selbstständigen | Rechnungen vor 2025 | 10 Jahre |
| Alle Selbstständigen | Geschäftsbriefe, E-Mails | 6 Jahre |
| Bilanzierer | Jahresabschluss, Bilanz | 10 Jahre |