E-Rechnung empfangen: Pflicht seit 2025 – so geht's (Schritt für Schritt)

Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle deutschen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können – ohne Ausnahme, ohne Übergangsfrist. Klingt kompliziert? Ist es nicht. In diesem Ratgeber erfährst du genau, was du tun musst, welche Tools du brauchst und wie du E-Rechnungen sofort und kostenlos verarbeiten kannst.

Die Empfangspflicht: Was gilt seit 01.01.2025?

Das Wachstumschancengesetz 2024 hat eine klare Regelung eingeführt: Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes in Deutschland umsatzsteuerlich registrierte Unternehmen in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen.

Das gilt für:

• ✅ GmbHs, AGs, Einzelunternehmen, Personengesellschaften
• ✅ Freelancer und Freiberufler
• ✅ Kleinunternehmer (§ 19 UStG) – keine Ausnahme beim Empfangen!
• ❌ Nicht für Privatpersonen

Was sind ZUGFeRD und XRechnung?

Dein Lieferant kann dir zwei Arten von E-Rechnungen schicken:

ZUGFeRD-Datei (.pdf)

Eine ZUGFeRD-Datei ist eine normale PDF-Datei – mit einem unsichtbaren XML-Dokument darin. Du öffnest sie wie jede andere PDF. Du siehst die Rechnung ganz normal. Gleichzeitig enthält die Datei maschinenlesbare Daten.

Erkennst du eine ZUGFeRD-Datei?

• Dateiendung: .pdf
• Im PDF-Viewer: Sieht aus wie eine normale Rechnung
• Manche PDF-Viewer zeigen einen Hinweis auf “Anhang” oder “Eingebettete Datei”

XRechnung-Datei (.xml)

Eine XRechnung ist ein reines XML-Dokument. Kein sichtbares PDF, nur Daten. Wenn du sie öffnest, siehst du zunächst nur XML-Code – für Menschen ohne Tool kaum lesbar.

Erkennst du eine XRechnung?

• Dateiendung: .xml
• Öffnen ohne Tool: Sieht aus wie Programmiercode
• Inhalt: Alle Rechnungsdaten in strukturierter XML-Form

So kannst du E-Rechnungen empfangen – die 4 Methoden

Methode 1: Kostenloses Online-Tool (sofort nutzbar)

Die schnellste Lösung für sofortigen Zugang:

1. Gehe auf kostenlose-erechnung.de/auslesen
2. Lade die ZUGFeRD- oder XRechnung-Datei hoch
3. Alle Rechnungsdaten werden sofort übersichtlich angezeigt
4. Keine Anmeldung, kein Download, kein Konto

Ideal für: Alle, die gelegentlich E-Rechnungen empfangen und nicht viel Aufwand betreiben wollen.

Methode 2: Buchhaltungssoftware (automatisiert)

Moderne Buchhaltungsprogramme unterstützen ZUGFeRD und XRechnung und können die Daten automatisch einlesen:

• Die meisten Programme (DATEV, Lexoffice, sevDesk, Billomat) unterstützen beide Formate
• E-Rechnungen werden beim Empfang automatisch verarbeitet
• Kein manuelles Eintippen mehr

Ideal für: Unternehmen mit vielen eingehenden Rechnungen.

Methode 3: Normaler PDF-Viewer (für ZUGFeRD)

ZUGFeRD-Rechnungen kannst du mit jedem normalen PDF-Viewer öffnen und lesen:

• Adobe Acrobat Reader: Zeigt das PDF an
• Windows-eigene Foto-App: Öffnet das PDF
• Browser (Chrome, Firefox): Zeigt das PDF an

Einschränkung: Du siehst nur die visuelle Darstellung, nicht die XML-Daten. Für einfaches Lesen reicht das. Für automatische Verarbeitung brauchst du mehr.

Methode 4: E-Mail-Integration (Business-Plan)

Mit dem Business GoBD-Plan von kostenlose-erechnung.de:

• E-Rechnungen per E-Mail empfangen
• Automatisch im GoBD-Archiv gespeichert
• Alle Rechnungen übersichtlich verwalten

Schritt-für-Schritt: E-Rechnung empfangen und verarbeiten

flowchart TD
    A[📧 E-Rechnung per E-Mail erhalten] --> B{Welches Format?}
    B -->|"ZUGFeRD\n(.pdf)"| C[📄 Mit PDF-Viewer öffnen\nODER Auslese-Tool nutzen]
    B -->|"XRechnung\n(.xml)"| D[🔍 Auslese-Tool verwenden:\nkostenlose-erechnung.de/auslesen]
    C --> E[✅ Rechnungsdaten lesen\nund prüfen]
    D --> E
    E --> F[📋 In Buchhaltung erfassen\n(manuell oder per Import)]
    F --> G[🗄️ Original-Datei GoBD-konform\narchivieren!]
    G --> H[✅ Fertig – Rechnung korrekt verarbeitet]

Schritt 1: E-Rechnung per E-Mail empfangen

Dein Lieferant schickt dir die E-Rechnung als Anhang. Das ist normal. Eine ZUGFeRD-Datei sieht im E-Mail-Anhang aus wie ein normales PDF.

Wichtig: Die E-Mail selbst ist KEIN Archiv. Du musst die Datei gesondert speichern.

Schritt 2: Datei öffnen und lesen

Bei ZUGFeRD:

• Öffne die .pdf-Datei mit deinem PDF-Viewer → du siehst eine normale Rechnung
• Für XML-Daten: Nutze /auslesen

Bei XRechnung:

• Öffne die .xml-Datei mit dem Auslese-Tool
• Alle Daten werden lesbar dargestellt

Schritt 3: Rechnungsdaten prüfen

Prüfe wie immer:

• Stimmt der Betrag?
• Ist die Leistungsbeschreibung korrekt?
• Stimmen Kundendaten (dein Unternehmen) überein?
• Ist das Zahlungsziel klar?

Schritt 4: In Buchhaltung erfassen

Trage die Rechnung in deine Buchhaltung ein – manuell oder mit Import-Funktion deiner Software.

Schritt 5: Originaldatei GoBD-konform archivieren (Pflicht!)

Das ist der kritische Schritt, den viele vergessen:

• Die Originaldatei (die .pdf- oder .xml-Datei) muss gespeichert werden
• Nicht: Ausdrucken und digitale Datei löschen
• Nicht: Im Gmail-Postfach lassen (kein GoBD-konformes Archiv)
• Ja: In einem revisionssicheren Archiv speichern

Aufbewahrungsfrist: 8 Jahre (für Rechnungen ab 01.01.2025)

GoBD-konforme Archivierung von E-Rechnungen

Das ist das A und O beim Empfangen von E-Rechnungen. Der Gesetzgeber schreibt vor, wie du digitale Rechnungen aufbewahren musst.

Was “GoBD-konform” bedeutet

GoBD steht für “Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff.”

Für dich als Empfänger heißt das:

Was ist NICHT GoBD-konform?

Was ist GoBD-konform?

• Ein zertifiziertes revisionssicheres Archivsystem
• Das GoBD-Cloud-Archiv von kostenlose-erechnung.de (Business GoBD-Plan)
• Professionelle DMS-Software (teuer, für kleinere Betriebe oft übertrieben)

Welche E-Mail-Adresse für E-Rechnungen?

Es gibt keine gesetzliche Pflicht, eine eigene E-Mail-Adresse nur für E-Rechnungen zu haben. Jede normale Geschäfts-E-Mail reicht.

Empfehlung für mehr Ordnung:

• Richte eine spezielle Adresse ein: z.B. rechnungen@meinunternehmen.de
• Teile diese Adresse deinen Lieferanten mit
• Lade alle eingehenden Rechnungen regelmäßig herunter und archiviere sie

Muss ich meinen Lieferanten sagen, dass ich bereit bin?

Nein. Es gibt keine gesetzliche Meldepflicht. Du musst deinen Lieferanten nicht aktiv mitteilen, dass du E-Rechnungen empfangen kannst. Aber es schadet nicht – und manche Lieferanten fragen explizit nach einer E-Mail-Adresse für E-Rechnungen.

Was ist mit E-Rechnungen von ausländischen Lieferanten?

Die deutsche E-Rechnungspflicht gilt nur für inländische Transaktionen. Bei EU-ausländischen oder internationalen Lieferanten:

• Keine gesetzliche Pflicht, E-Rechnungen zu fordern oder anzunehmen
• Viele ausländische Unternehmen senden ohnehin noch normale PDFs
• Wenn ein ausländischer Lieferant eine ZUGFeRD/Factur-X schickt: Du kannst sie genauso empfangen und verarbeiten

Häufige Fragen zum E-Rechnung empfangen

Fazit: E-Rechnungen empfangen ist einfach – jetzt sofort starten

Die Empfangspflicht für E-Rechnungen gilt seit 2025. Das klingt bürokratisch, ist aber technisch ganz einfach:

1. ZUGFeRD-Rechnungen öffnen wie normale PDFs → kein Aufwand
2. XRechnung-Dateien mit dem kostenlosen Auslese-Tool lesen → 1 Minute
3. Originaldatei archivieren → GoBD-Pflicht, aber einfach lösbar

Wer diesen Ratgeber liest und das Auslese-Tool einmal ausprobiert, ist in weniger als 5 Minuten vorbereitet.

Weiterführende Ratgeber:

• E-Rechnungspflicht 2025–2028: Der komplette Leitfaden
• ZUGFeRD vs. XRechnung: Der definitive Vergleich
• E-Rechnung für Kleinunternehmer