E-Rechnung empfangen: Anleitung für Selbstständige & Kleinunternehmer 2026

Seit dem 1. Januar 2025 ist es Pflicht: Alle Unternehmen in Deutschland müssen E-Rechnungen empfangen können. Was viele nicht wissen: Das gilt auch für dich als Selbstständigen oder Kleinunternehmer. Diese Anleitung zeigt dir Schritt für Schritt, wie du E-Rechnungen öffnest, prüfst, archivierst – und was du dabei beachten musst.

Was bedeutet „E-Rechnung empfangen” konkret?

„E-Rechnungen empfangen können” klingt technisch – ist es aber gar nicht. Es bedeutet:

1. Du kannst eine ZUGFeRD-Datei (PDF mit eingebettetem XML) öffnen und die Rechnungsdaten lesen
2. Du kannst eine XRechnung-Datei (reines XML) öffnen und den Inhalt verstehen
3. Du kannst die Dateien in ihrer Originalform archivieren (nicht nur ausdrucken!)

Das erfordert keine teure Software und kein technisches Vorwissen – aber du brauchst das richtige Tool.

Wie erkenne ich eine E-Rechnung?

E-Rechnungen kommen auf zwei Arten:

ZUGFeRD-Datei: Du öffnest sie im PDF-Reader – sie sieht aus wie eine normale Rechnung. Aber in der Datei ist unsichtbar ein XML-Datensatz eingebettet, den Buchhaltungssoftware automatisch verarbeiten kann.

XRechnung-Datei: Du siehst nur unlesbaren XML-Code, wenn du sie in einem Texteditor öffnest. Du brauchst ein spezielles Tool, um die Rechnungsdaten lesbar anzeigen zu lassen.

Schritt-für-Schritt: E-Rechnung empfangen und verarbeiten

flowchart TD
    A[E-Rechnung per E-Mail erhalten] --> B{Welcher Typ?}
    B -->|ZUGFeRD PDF| C[Datei öffnen\nim PDF-Reader oder Upload-Tool]
    B -->|XRechnung XML| D[Upload in\nAuslese-Tool]
    C --> E[Rechnungsdaten\nprüfen und kontrollieren]
    D --> E
    E --> F{Stimmt alles?}
    F -->|Ja| G[Originaldatei archivieren\nXML/PDF in digitalem Archiv]
    F -->|Nein| H[Lieferant kontaktieren\nKorrektur anfordern]
    G --> I[Zahlung anweisen\nund Ausgabe verbuchen]

Schritt 1: E-Rechnung erhalten

Dein Lieferant sendet dir die E-Rechnung per E-Mail als Anhang:

• ZUGFeRD: .pdf-Datei
• XRechnung: .xml-Datei

Richte am besten eine dedizierte E-Mail-Adresse ein (z.B. buchhaltung@deinedomain.de), an die alle Rechnungen gesendet werden.

Schritt 2: Rechnungsdaten auslesen und prüfen

Für ZUGFeRD: Öffne die PDF-Datei normal. Die Rechnungsdaten sind lesbar – prüfe Betrag, Datum, Rechnungsnummer.

Für XRechnung: Nutze ein Auslese-Tool. Kostenlos und ohne Anmeldung: kostenlose-erechnung.de/auslesen

1. Gehe auf kostenlose-erechnung.de/auslesen
2. Lade die ZUGFeRD-PDF oder XRechnung-XML-Datei hoch
3. Die Rechnungsdaten werden sofort lesbar angezeigt:
   • Rechnungssteller (Name, Adresse, Steuernummer)
   • Rechnungsempfänger
   • Rechnungsnummer und Datum
   • Leistungsbeschreibung und Positionen
   • Netto-, MwSt.- und Bruttobetrag
   • Zahlungsdatum und Bankverbindung

Schritt 3: Rechnung inhaltlich prüfen

Kontrolliere:

• Stimmt der Rechnungsbetrag mit dem Auftrag überein?
• Ist die Leistungsbeschreibung korrekt?
• Stimmt das Leistungsdatum?
• Ist die Steuernummer oder USt-IdNr. vorhanden?
• Ist deine Adresse korrekt?

Wenn etwas nicht stimmt: Kontaktiere den Lieferanten und bitte um eine korrigierte Rechnung (Stornorechnung + neue Rechnung).

Schritt 4: E-Rechnung GoBD-konform archivieren

Das ist entscheidend – und wird oft falsch gemacht:

Falsch: E-Rechnung ausdrucken → Papierstapel → digitale Datei löschen ❌

Richtig: Originaldatei (XML oder ZUGFeRD-PDF) im digitalen Archiv speichern ✅

Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Buchführung) verlangen:

• Archivierung in der Originalform – die XML-Struktur muss erhalten bleiben
• Unveränderbarkeit – archivierte Dateien dürfen nicht nachbearbeitet werden
• Aufbewahrungsfrist – 8 Jahre für Buchungsbelege ab 2025 (Bürokratieentlastungsgesetz IV)

Schritt 5: Ausgabe verbuchen

Sobald du die Rechnung geprüft und archiviert hast:

• Trage die Ausgabe in deine Buchhaltung ein (Kategorie, Betrag, Datum, Lieferant)
• Weise die Zahlung an (IBAN aus der Rechnung)
• Merke dir das Zahlungsziel, um nicht in Verzug zu geraten

E-Rechnung empfangen kostenlos: So geht’s

Du brauchst keine bezahlte Software, um E-Rechnungen zu empfangen. Mit kostenlose-erechnung.de/auslesen:

• ZUGFeRD-PDF hochladen → Rechnungsdaten werden sofort angezeigt
• XRechnung-XML hochladen → Lesbare Darstellung aller Felder
• Keine Anmeldung, keine Kosten, kein Download
• Alle Daten werden lokal in deinem Browser verarbeitet – keine Serverweitergabe

Was tun, wenn dein Lieferant noch keine E-Rechnungen schickt?

Viele Lieferanten nutzen noch keine E-Rechnungsformate – das ist bis Ende 2026 rechtlich noch erlaubt. Du kannst:

1. Gar nichts tun – normale PDFs oder Papierkopien weiter empfangen und archivieren (aber in Originalform)
2. Lieferanten freundlich informieren – erkläre, dass du bereits E-Rechnungen verarbeitest und wie er ZUGFeRD oder XRechnung erstellen kann
3. Eigene Prozesse bereitstellen – E-Mail-Adresse und Tool zum Empfang kommunizieren

Häufig gestellte Fragen zum E-Rechnung empfangen