E-Rechnung erstellen kostenlos: So geht’s einfach, sicher & ohne Anmeldung

Es ist Dezember 2025. Das erste Jahr der E-Rechnungspflicht für den Empfang im B2B-Bereich liegt fast hinter uns. Während viele Unternehmen ihre Prozesse bereits umgestellt haben, herrscht bei Kleinunternehmern und Selbstständigen oft noch Frust: Muss ich wirklich ein teures Abo abschließen, nur um ab und zu eine Rechnung zu schreiben?

Die klare Antwort: Nein.

Begriffserklärung: Was erstelle ich da eigentlich?

Bevor wir loslegen, lass uns kurz aufräumen. “E-Rechnung” ist nicht gleich “PDF per E-Mail”. Seit letztem Jahr gelten strengere Regeln.

XRechnung vs. ZUGFeRD

Wenn du eine E-Rechnung erstellst, generierst du eigentlich einen strukturierten Datensatz (XML).

• XRechnung: Das ist pures XML. Für dich als Mensch sieht das aus wie “Buchstabensuppe”, aber Behörden und Konzerne fordern dieses Format oft.
• ZUGFeRD: Das ist die elegantere Lösung für den Alltag. Du bekommst ein ganz normales PDF (das du lesen kannst), in dem die XML-Daten unsichtbar eingebettet sind.

Unser Tipp: Wähle im Zweifel ZUGFeRD. Damit bedienst du die Technik (XML) und das menschliche Auge (PDF) gleichzeitig.

Anleitung: In 5 Schritten zur E-Rechnung

Mit kostenlose-erechnung.de brauchst du kein Handbuch. Der Generator führt dich Schritt für Schritt durch den Prozess. Probier es am besten gleich parallel in einem zweiten Tab aus.

Schritt 1: Absenderdaten (Deine Firma)

Zuerst gibst du an, wer die Rechnung stellt. Neben Name und Adresse sind hier Pflichtangaben wie deine Steuernummer wichtig.

Pro-Tipp für Effizienz: Wenn du öfter Rechnungen schreibst, lohnt sich ein Blick auf die Premium-Funktionen. Dort kannst du dein Firmenlogo hochladen und deine Absenderdaten fest in deinem Profil speichern. So startest du beim nächsten Mal direkt vorausgefüllt und wirkst noch professioneller.

Schritt 2: Empfänger (Dein Kunde)

Wer soll bezahlen? Trage hier die Daten deines Kunden ein. Achte auf die korrekte Firmenbezeichnung, damit es beim Vorsteuerabzug keine Probleme gibt.

Zeitsparer: Auch hier gilt: Als registrierter Nutzer kannst du Kundenprofile anlegen. Statt jedes Mal “Müller GmbH, Musterstraße…” zu tippen, wählst du den Kunden einfach aus einer Liste aus.

Schritt 3: Rechnungsdetails

Jetzt wird es konkret. Unser Tool schlägt dir automatisch eine Rechnungsnummer vor (die du natürlich anpassen kannst) und setzt das aktuelle Datum. Du legst hier auch das Zahlungsziel fest.

Schritt 4: Positionen

Was hast du geleistet?

• Dienstleistungen (z.B. “Beratung”, “Webdesign”)
• Warenverkäufe

Du kannst beliebig viele Positionen hinzufügen. Das System berechnet Netto, Umsatzsteuer und Brutto automatisch für dich – Rechenfehler gehören der Vergangenheit an.

Schritt 5: Abschluss & Download

Fast geschafft! Im letzten Schritt wählst du dein Wunschformat.

• Format: Wähle “ZUGFeRD (PDF + XML)”, wenn du die Rechnung auch per Mail an Menschen schicken willst.
• Vorschau: Ein riesiger Vorteil unseres Tools ist die Live-Vorschau. Du siehst bevor du etwas herunterlädst, wie dein PDF aussehen wird. Keine Überraschungen!

Klicke auf “E-Rechnung herunterladen” und fertig. Deine rechtskonforme Datei landet sofort auf deinem PC.

Warum kostenlose-erechnung.de?

Vielleicht fragst du dich: “Warum sollte ich das hier nutzen und nicht Word?”

Ganz einfach: Word kann keine E-Rechnungen. Du kannst zwar ein PDF aus Word speichern, aber die gesetzlich vorgeschriebenen XML-Daten fehlen.

Hier sind deine Vorteile bei uns:

1. 100% Kostenlos & Werbefrei: Wir finanzieren uns über optionale Zusatzfunktionen, nicht über den Verkauf deiner Daten.
2. Keine Installation: Du brauchst keine Admin-Rechte oder Updates. Es läuft einfach im Browser (Chrome, Firefox, Safari, Edge).
3. Datenschutz First: Die Erstellung der Rechnung passiert technisch gesehen in deinem Browser.
4. Kein Abo-Zwang: Die Grundfunktionen sind und bleiben gratis. Wir wollen, dass E-Rechnungen für jeden machbar sind.

Alternativen im Vergleich

Fazit: Modernisiere dein Business jetzt

Die E-Rechnung ist keine Schikane, sondern eine Chance. Nie war es einfacher, professionelle Rechnungen zu schreiben, die beim Kunden sofort verarbeitet und (hoffentlich) schneller bezahlt werden.

Hör auf, dich mit Excel-Vorlagen zu quälen, die 2026 nicht mehr gültig sind. Nutze die schnelle, sichere und kostenlose Lösung.

Bereit für deine erste echte E-Rechnung?