Du hast deinen ersten Auftrag erledigt, der Kunde ist zufrieden – jetzt darfst du eine Rechnung schreiben. Doch plötzlich Unsicherheit: Was muss da eigentlich alles drauf? Und was hat es mit dieser E-Rechnung auf sich?
In diesem Artikel klären wir ein für alle Mal, welche Angaben 2026 zwingend auf deine Kleinunternehmer-Rechnung gehören – nach § 14 UStG und § 19 UStG. Plus: kostenloses Muster und Tool, das den § 19-Hinweis automatisch setzt.
Das Wichtigste in 30 Sekunden
Kein USt-Ausweis: Als Kleinunternehmer darfst du keine Umsatzsteuer ausweisen – sonst schuldest du sie dem Finanzamt.
E-Rechnung? Kleinunternehmer dürfen 2026 noch „sonstige Rechnungen" (Papier/PDF) ausstellen – sind aber zum Empfang von E-Rechnungen verpflichtet.
Lösung: Mit dem kostenlosen Generator Haken bei „Kleinunternehmer" setzen – Hinweis und 0% MwSt. werden automatisch eingefügt.
Begriffsklärung: Was ist was?
1. Kleinunternehmer (§ 19 UStG)
Wer die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG nutzt, weist keine Umsatzsteuer auf Rechnungen aus. Voraussetzung 2026: Vorjahresumsatz max. 25.000 € (brutto), laufendes Jahr max. 100.000 €.
2. Pflichtangaben (§ 14 UStG)
Fehlt eine Pflichtangabe, kann das Finanzamt die Rechnung formell beanstanden – dein Kunde verliert ggf. den Vorsteuerabzug, und du bekommst Korrektur-Stress.
3. E-Rechnung (Empfangspflicht seit 2025)
Eine E-Rechnung ist ein strukturierter XML-Datensatz (XRechnung oder ZUGFeRD) – kein einfaches PDF.
Wichtig 2026: Kleinunternehmer müssen E-Rechnungen empfangen können (seit 01.01.2025). Beim Versand dürfen sie noch „sonstige Rechnungen” (Papier/PDF) ausstellen – auch über die regulären Übergangsfristen hinaus, sofern keine andere Vereinbarung mit dem Kunden besteht.
Trotzdem empfehlenswert: Schick deinen B2B-Kunden gleich eine echte ZUGFeRD-Rechnung. Du wirkst professionell und wirst meist schneller bezahlt.
Checkliste: Pflichtangaben Kleinunternehmer-Rechnung 2026
Diese 8 Angaben müssen nach § 14 UStG zwingend auf jede Rechnung – plus der § 19-Hinweis:
- Vollständiger Name & Anschrift: Von dir (Leistender) UND deinem Kunden (Empfänger).
- Steuernummer oder USt-IdNr.: Deine Steuernummer reicht; im B2B-/EU-Geschäft ist die USt-IdNr. datenschutzfreundlicher.
- Ausstellungsdatum: Wann hast du die Rechnung geschrieben?
- Fortlaufende Rechnungsnummer: Einmalig, lückenloses System (z. B.
2026-001). - Menge & Art: Was hast du geleistet/geliefert? („3 Stunden Beratung Webdesign”, „5x Handgefertigte Seife”).
- Leistungszeitraum: Wann hast du die Leistung erbracht? (Auch „Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum” ist zulässig.)
- Entgelt: Der Rechnungsbetrag (bei Kleinunternehmern netto = brutto, da keine USt).
- Pflicht-Hinweis Kleinunternehmer: „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.”
Sonderfall Kleinbetragsrechnung (bis 250 €)
Beispiel E-Rechnung im ZUGFeRD-Format
Anleitung: Perfekte Kleinunternehmer-Rechnung in 4 Schritten (kostenlos)
Du könntest jetzt versuchen, alles mühsam in Word zusammenzubauen – und dann hoffen, dass nichts fehlt. Oder du machst es dir einfach.
Mit unserem kostenlosen Rechnungsprogramm – einer schlanken Rechnungssoftware speziell für Kleinunternehmer – erstellst du in wenigen Klicks eine korrekte Rechnung als PDF, ZUGFeRD oder XRechnung.
Schritt 1: Generator öffnen
Geh auf kostenlose-erechnung.de/erstellen. Keine Anmeldung, kein Abo nötig. 3 Rechnungen pro Monat sind dauerhaft kostenlos.
Schritt 2: Deine Daten & Kleinunternehmer-Status aktivieren
Trage deine Firmeninfos ein.
Tipp: In den Einstellungen den Haken bei „Kleinunternehmer” setzen. Das Tool fügt automatisch den § 19-Hinweis ein und setzt die MwSt. auf 0 %. Du kannst es nicht mehr vergessen.
Schritt 3: Kunde & Leistung
Klassisch (kostenlos): Kundendaten und Positionen direkt eintippen. Der Generator rechnet automatisch.
Profi-Weg: Mit der Premium-Kundenverwaltung (Business-Tarif, 14 Tage gratis) wählst du Kunden per Klick aus dem Adressbuch. Im Finanz-Dashboard behältst du Umsätze im Blick.
Schritt 4: Format wählen (ZUGFeRD empfohlen)
ZUGFeRD ist der pragmatische Standard:
- Dein Kunde sieht ein normales PDF – lesbar wie gewohnt.
- Im Hintergrund stecken die XML-Daten – maschinenlesbar für die Buchhaltung.
- Du bist auf der sicheren Seite, falls dein B2B-Kunde künftig nur noch echte E-Rechnungen akzeptiert.
Warum kostenlose-erechnung.de für Kleinunternehmer?
Andere Rechnungsprogramme (Lexware, sevDesk) sind super – aber oft „mit Kanonen auf Spatzen geschossen” und kosten 10–30 €/Monat.
Bei uns:
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Fazit: Mach es dir leicht
Rechnungen schreiben gehört zum Geschäft – muss aber keine Qual sein. Als Kleinunternehmer hast du den Vorteil, dass du flexibel bist. Nutze Werkzeuge, die genauso flexibel sind wie du.
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Weiterführende Ratgeber
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- Selbstständig machen 2026: Checkliste für den Start
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Dieser Artikel wurde am 8. Dezember 2025 veröffentlicht und zuletzt am 19. April 2026 von Dennis Bär (Gründer kostenlose-erechnung.de) aktualisiert. Er entspricht dem aktuellen Stand zu § 14 UStG, § 19 UStG (Kleinunternehmer-Schwellen 25.000 € / 100.000 €) und der E-Rechnungspflicht. Dieser Ratgeber stellt keine steuerliche Beratung dar.