Stundensatz berechnen: Was Sie wissen müssen
Ein realistischer Stundensatz ist die wichtigste Zahl Ihrer Selbstständigkeit. Wer zu niedrig kalkuliert, finanziert seine Kundinnen und Kunden statt sich selbst — und arbeitet schnell unter Mindestlohn-Niveau, wenn man Urlaub, Krankheit und Akquise einrechnet. Unser Rechner macht den unsichtbaren Aufschlag sichtbar, den Sie als Freelancerin oder Selbstständiger auf Ihren reinen Wunsch-Lohn draufrechnen müssen — und stellt sicher, dass Ihre Rechnungen am Ende des Monats auch wirklich Ihre Kosten decken.
Die wichtigsten Faktoren der Stundensatz-Kalkulation
Sieben Bausteine bestimmen Ihren Stundensatz. Alle hängen an Ihren wirklich abrechenbaren Stunden pro Jahr — und alle gehören in jede seriöse Kalkulation, egal ob Sie als Texterin, Designer, Entwickler, Berater oder im Handwerk selbstständig sind.
- Wunsch-Bruttogehalt. Was Sie selbst verdienen wollen, bevor Steuern und Sozialabgaben abgehen. Orientieren Sie sich am Markt: Festangestellte mit Ihrer Qualifikation verdienen X €/Jahr — rechnen Sie 20–30 % drauf für unternehmerisches Risiko und die fehlende Altersvorsorge des Arbeitgebers.
- Sozialversicherung & Vorsorge. Krankenkasse, Renten- oder Privatvorsorge, Berufshaftpflicht. Bei vielen Freelancern 15–20 % des Bruttoeinkommens. Wer das nicht in den Stundensatz einrechnet, hat im Alter ein Problem.
- Arbeitstage pro Jahr. 365 Tage minus Wochenenden ergibt rund 250 Werktage. Davon gehen Urlaub (typisch 25 Tage), Feiertage (~9 in DE) und ein Krankheits-Puffer (~10 Tage) ab. Realistisch bleiben 200–210 echte Arbeitstage.
- Administrativer Anteil. Akquise, Angebote schreiben, Buchhaltung, E-Mails, Weiterbildung. Selbst diszipliniert sind das 20–35 % nicht-abrechenbare Zeit. Nur der Rest fließt in Kunden-Rechnungen.
- Stunden pro Arbeitstag. 8 Stunden netto am Schreibtisch sind die Obergrenze. Wer ehrlich rechnet, kommt eher auf 6 produktive Stunden — und damit zwingend zu höheren Sätzen.
- Betriebskosten. Software-Abos, Hardware, Co-Working, Steuerberater, Versicherungen, Weiterbildung. Bei Solo-Freelancern typisch 5.000–12.000 € pro Jahr — kein Posten, den man wegrechnen kann.
- Gewinn-Marge & Rücklagen. 15–25 % als Puffer für Auftragsausfälle, Investitionen, Wachstum. Ohne Marge arbeiten Sie nur kostendeckend — das ist kein Geschäft, das ist Selbstausbeutung.
Realistische Stundensätze nach Branche 2026
Die folgenden Richtwerte gelten für den deutschen B2B-Markt. Sie hängen stark von Erfahrung, Region und Spezialisierung ab — Großstadt-Sätze liegen meist 15–25 % über dem Bundesdurchschnitt:
- Texterinnen und Virtuelle Assistenten: ab 50 €/Stunde, erfahrene Spezialistinnen 70–90 €.
- Designer (UI/UX, Branding, Print): 70–90 €, mit Senior-Profil 100–130 €.
- Web- und Software-Entwickler: 80–120 €, mit Spezialisierung (Cloud, Security, Embedded) 130–180 €.
- Unternehmens- und IT-Berater: 100–150 €, mit Branchen-Expertise 180 €+.
- Anwälte, Steuerberater, seltene Spezialisten: 200 € und mehr — Niedrigerer Markt-Druck, gesetzliche Honorarordnungen.
Wer mit dem Rechner deutlich unter dem Branchen-Schnitt landet, sollte Wunschgehalt, Marge oder abrechenbare Stunden überprüfen, nicht den Markt unterbieten. Dumping-Preise schaden Ihnen, Ihren Kollegen und langfristig der gesamten Branche.
Vom Stundensatz zur ersten E-Rechnung
Sobald Sie Ihren Satz kennen, ist der nächste Schritt das saubere Erfassen Ihrer Arbeitszeit und das Erstellen einer rechtskonformen Rechnung. Ab 2025 gilt für alle Unternehmen die B2B-Empfangspflicht, ab 2027/2028 die volle Versandpflicht für die elektronische Rechnung (XRechnung und ZUGFeRD). Mit unserer kostenlosen Rechnungssoftware schreiben Sie ohne Anmeldung in unter zwei Minuten Ihre erste E-Rechnung — auf Wunsch direkt aus der integrierten Zeiterfassung mit korrekt ausgewiesenem Leistungsdatum pro Position. Das spart Ihnen den Wechsel zwischen Stundensatz-Rechner, Excel-Tabelle und Rechnungsprogramm — alles passiert in einem Tool, kostenlos. Jetzt erste Rechnung schreiben →
Häufige Fragen zum Stundensatz
Wie berechne ich meinen Stundensatz als Freelancer?
Addieren Sie Wunschgehalt und Betriebskosten, schlagen Sie eine Gewinn-Marge auf und teilen Sie das durch Ihre tatsächlich abrechenbaren Stunden im Jahr (nach Abzug von Urlaub, Krankheit, Feiertagen und Akquise-Zeit).
Was ist ein realistischer Stundensatz für Freelancer in Deutschland?
Je nach Branche und Erfahrung: Texter und VAs ab 50 €, Designer 70–90 €, Entwickler 80–120 €, Berater 100–150 €. Spezialisten und Anwälte oft 200 € und mehr.
Soll ich auf meiner Rechnung Brutto oder Netto angeben?
B2B-Rechnungen weisen den Netto-Stundensatz aus, MwSt wird separat aufgeschlagen. Kleinunternehmer (§19 UStG) rechnen ohne MwSt.
Wie viele Stunden im Jahr kann ich realistisch abrechnen?
Bei 5 Tagen pro Woche, 25 Urlaubstagen und 20 % Akquise-Anteil bleiben rund 1.380 abrechenbare Stunden pro Jahr — nicht 2.080 wie bei einer Festanstellung.
Welche Betriebskosten muss ich einkalkulieren?
Software, Hardware, Steuerberater, Versicherungen (Berufshaftpflicht, Krankenkasse, Altersvorsorge), Co-Working, Weiterbildung — typisch 5.000 bis 12.000 € pro Jahr.
Warum sollte ich eine Gewinn-Marge einplanen?
Die Marge puffert Auftragsausfälle, finanziert Investitionen und Wachstum. Ohne Marge arbeiten Sie nur kostendeckend — das ist kein Geschäft, das ist Selbstausbeutung.