ZUGFeRD Rechnungen einfach online erstellen

ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist ein hybrides Rechnungsformat: ein PDF/A-3-Dokument mit eingebetteter XML-Datei nach EN 16931. Menschen sehen das PDF, Maschinen lesen das XML — beides in derselben Datei. Das macht ZUGFeRD zur freundlichsten E-Rechnungs-Variante für gemischte B2B-Kundenkreise. Mehr Hintergrund in unserer ZUGFeRD-Übersicht.

Unser Generator erzeugt standardmäßig ZUGFeRD 2.4 im Profil EN 16931. Veröffentlicht am 2025-12-04, produktiv in Kraft seit 2026-01-15. Neuerungen: präzisere Skonto-Felder, erweiterte Anhang-Unterstützung im Profil EXTENDED, verschärfte Schematron-Regeln, enge Synchronität mit Factur-X 1.07. Wer ZUGFeRD 2.3 verwendet, bleibt nutzbar — empfangsseitige Validatoren der ERP-Anbieter akzeptieren 2.x.

Factur-X ist das französische Pendant zu ZUGFeRD und wird vom Forum National de la Facture Électronique (FNFE-MPE) gepflegt. Seit ZUGFeRD 2.1 sind beide Formate technisch identisch — die aktuelle Version 2.4 ist synchron zu Factur-X 1.07. Wer ZUGFeRD erzeugt, kann unverändert an französische Kunden senden, und umgekehrt. ViDA (VAT in the Digital Age) baut auf demselben EN-16931-Modell auf — die DE-FR-Kooperation ist Blaupause für den EU-Rechnungsverkehr.

PDF/A-3 (ISO 19005-3) ist die Archivierungs-Variante von PDF, die das Einbetten beliebiger Dateitypen erlaubt — und ist Voraussetzung für eine valide ZUGFeRD-Rechnung. Ein 'normales' PDF mit angehängtem XML erfüllt die Spezifikation nicht und wird von strengen Validatoren abgelehnt. Unser Generator setzt PDF/A-3 mit korrekten XMP-Metadaten, OutputIntent (sRGB) und korrekt strukturierter Embedded-Files-Tabelle automatisch.

Für das Profil EN 16931 gelten dieselben Pflichtfelder wie für die XRechnung — plus XMP-Metadaten im PDF: Rechnungsnummer, Datum, Aussteller (Name, Anschrift, USt-IdNr.), Empfänger, Positionen (Menge × Einzelpreis), Steuerklassen je Position, Summen je Steuerklasse, Endsumme. Bei Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto genügen vereinfachte Angaben. Unser Tool prüft Pflichtfelder vor dem Download — Sie sehen Lücken sofort.

BR-CO-15: Summe der Pos.-Summen + Nachlässe/Zuschläge entspricht nicht dem Gesamtnetto — meist Rundungsdifferenzen, fix: in den Berechnungen 2 Nachkommastellen pro Position und Steuerklasse halten. PDF/A-3 fehlt: Standard-PDF-Druck statt PDF/A-3-Export — Tool nutzt automatisch PDF/A-3. XMP-Mismatch: XMP-Profil-Angabe stimmt nicht mit XML-Profil überein — Tool setzt beides konsistent. BR-S-08: Steuer-Berechnung auf Klassenebene falsch — Netto × Satz / 100 muss exakt mit BG-23 übereinstimmen.

Wenn Sie an Bundesbehörden über ZRE oder OZG-RE einreichen, ist XRechnung der Standard. ZUGFeRD wird typischerweise nur akzeptiert, wenn das Profil XRECHNUNG verwendet wird. Bei Landesbehörden variiert die Praxis: einige akzeptieren ZUGFeRD im Profil EN 16931, viele bestehen auf XRechnung. Klären Sie das vor der ersten Rechnung. Mehr Details in unserer XRechnung-Übersicht.

Seit 01.01.2025: alle deutschen Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können (ZUGFeRD oder XRechnung). Ab 1.1.2027: Versandpflicht für Unternehmen mit Vorjahresumsatz > 800.000 €. Ab 1.1.2028: Versandpflicht für alle Unternehmen. Kleinunternehmer (§ 19 UStG) sind durch das BMF-Schreiben vom 15.10.2024 beim Versand bis voraussichtlich Ende 2027 weiter optional. Hintergrund: E-Rechnung-Übersicht.

Beide Bestandteile — PDF/A-3 und die eingebettete XML — müssen unveränderbar, vollständig und nachvollziehbar archiviert werden. Aufbewahrungsfrist seit BEG IV (1.1.2025): 8 Jahre für Rechnungen, 10 Jahre für Buchungsbelege, Jahresabschlüsse und Inventare. Ein Papierausdruck ersetzt die digitale Archivierung nicht.