Wer an Unternehmen fakturiert, kennt §14 UStG meist auswendig. Aber was ist mit Rechnungen an Privatkunden? Muss da überhaupt eine Rechnung raus? Reicht ein Kassenzettel? Und was ist mit der viel diskutierten Aufbewahrungspflicht für Handwerkerrechnungen?
Dieser Ratgeber räumt auf. Stand 2026.
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Was eine B2C-Rechnung von einer B2B-Rechnung unterscheidet
Der wichtigste Unterschied: Privatkunden können keine Vorsteuer ziehen. Sie zahlen den Bruttobetrag und damit endet ihr steuerliches Interesse an der Rechnung — normalerweise. Deshalb sind die gesetzlichen Pflichten bei B2C-Rechnungen grundsätzlich entspannter.
Aber: Es gibt zwei wichtige Sonderfälle, in denen du als Leistender trotzdem eine vollständige Rechnung ausstellen musst:
- Werkleistungen an Grundstücken und Gebäuden (§14 Abs. 2 Nr. 1 UStG i.V.m. §14b UStG). Also alles was Handwerker typischerweise tun.
- Leistungen über 10.000 € im Zusammenhang mit Betrug / Steuerhinterziehungsrisiko (verschärfte Dokumentationspflichten).
In allen anderen Fällen ist eine Rechnung an Privatkunden nicht gesetzlich vorgeschrieben, aber üblich und sinnvoll — als Zahlungsbeleg, für deine Buchhaltung und weil der Kunde es erwartet.
Pflichtangaben bei B2C-Rechnungen
Sobald du eine Rechnung ausstellst, gelten die üblichen Angaben nach §14 Abs. 4 UStG — auch bei Privatkunden. Konkret:
- Dein Name und deine Anschrift
- Name und Anschrift des Privatkunden
- Deine Steuernummer oder USt-IdNr.
- Rechnungsdatum
- Fortlaufende Rechnungsnummer
- Leistungsbeschreibung (Menge, Art)
- Leistungsdatum
- Nettobetrag, Steuersatz, Steuerbetrag (oder §19-Hinweis bei Kleinunternehmern)
- Bei Handwerker-/Bauleistungen: Hinweis auf Aufbewahrungspflicht §14b UStG
Kleinbetragsrechnung bis 250 €
Umsatzsteuer bei Privatkunden: Was du wissen musst
Regelbesteuerung (19% / 7%)
Wenn du umsatzsteuerpflichtig bist, weist du die USt ganz normal aus. Der Privatkunde zahlt den Bruttobetrag, du führst die USt ans Finanzamt ab — ganz wie bei B2B.
Kleinunternehmer nach §19 UStG
Kleinunternehmer weisen keine USt aus und ergänzen den Hinweis: “Gemäß §19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.” Für Privatkunden ist das sogar ein Vorteil — die Rechnung ist schlicht 19% günstiger als bei umsatzsteuerpflichtigen Anbietern.
§13b UStG greift nicht bei Privatkunden
Das ist wichtig: Die Umkehr der Steuerschuldnerschaft nach §13b UStG (Reverse Charge) greift nie bei Privatkunden. Privatpersonen sind keine Steuerschuldner im Sinne von §13b. Wer einem Handwerker Reverse Charge als B2C anbietet, macht einen Fehler.
Typische Branchen-Beispiele
Handwerker bei Privataufträgen
Ein Elektriker, der bei einer Privatperson die Lampen montiert, muss innerhalb von 6 Monaten nach Leistungserbringung eine Rechnung ausstellen (§14 Abs. 2 UStG) — und den Kunden auf die 2-jährige Aufbewahrungspflicht hinweisen (§14b Abs. 1 UStG).
Typischer Hinweis-Satz auf der Rechnung:
“Nach §14b Abs. 1 UStG sind Sie als Privatperson verpflichtet, diese Rechnung zwei Jahre aufzubewahren.”
Coaches, Berater, Therapeuten (Selbstzahler)
Coaching-Leistungen an Privatpersonen sind meist 19% umsatzsteuerpflichtig (Ausnahmen: Heilbehandlung durch Arzt/Heilpraktiker nach §4 Nr. 14 UStG, bestimmte pädagogische Leistungen nach §4 Nr. 21 UStG). Auf der Rechnung: Leistung, Termin, Dauer, Nettobetrag, 19% USt, Bruttobetrag.
Reinigungsdienste, haushaltsnahe Dienstleistungen
Besonders wichtig: Die Rechnung muss den Leistungsanteil (Arbeitszeit) separat ausweisen, damit der Kunde sie nach §35a EStG in seiner Steuererklärung geltend machen kann (20% des Arbeitslohns, max. 4.000 € im Jahr). Material- und Fahrtkosten sollten getrennt aufgeführt werden.
Online-Verkäufer (Shops, digitale Produkte)
Wer an Privatkunden im EU-Ausland verkauft, muss die Fernverkaufsregelung beachten: Bei digitalen Leistungen gilt seit 2021 die OSS-Regelung (One-Stop-Shop) — der USt-Satz richtet sich nach dem Wohnsitz des Kunden.
Muster: Rechnung an Privatkunden (Handwerker)
Elektro Müller Rechnungsnummer: 2026-042
Hauptstr. 12 Rechnungsdatum: 14.04.2026
12345 Musterstadt Leistungsdatum: 10.04.2026
Steuernummer: 123/456/78901
Rechnung an:
Max Mustermann
Blumenweg 7
12345 Musterstadt
Position | Beschreibung | Menge | Einzelpreis | Summe
---------|---------------------------|-------|-------------|--------
1 | Montage Deckenlampe | 2 | 35,00 € | 70,00 €
2 | Materialpauschale | 1 | 25,00 € | 25,00 €
Netto: 95,00 €
19% USt: 18,05 €
Brutto: 113,05 €
Zahlbar bis 28.04.2026 auf IBAN DE12 3456 7890 1234 5678 90
Hinweis nach §14b UStG: Sie sind als Privatperson verpflichtet,
diese Rechnung zwei Jahre aufzubewahren.Aufbewahrungspflicht: Muss der Privatkunde die Rechnung aufheben?
Ja — bei Werkleistungen an Gebäuden und Grundstücken. §14b Abs. 1 UStG verpflichtet Privatkunden, solche Rechnungen zwei Jahre aufzubewahren. Wer das nicht tut, riskiert ein Bußgeld bis 500 €.
Diese Regel gilt für alle klassischen Handwerkerleistungen: Elektro, Sanitär, Malerei, Maurer, Dachdecker, Gärtner (wenn dauerhaft am Grundstück tätig). Als Handwerker bist du verpflichtet, deinen Kunden auf der Rechnung auf diese Pflicht hinzuweisen.
Bei allen anderen B2C-Leistungen (Beratung, Coaching, Online-Kurse, Reinigung in der Wohnung ohne Gebäudebezug) gibt es keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht für den Kunden.
E-Rechnung an Privatkunden? Entspannung.
Die E-Rechnungspflicht ab 2027/2028 gilt nur im B2B. An Privatkunden darfst du weiterhin PDF-Rechnungen verschicken (oder Papier). Der Privatkunde kann mit einer XRechnung im XML-Format auch wenig anfangen.
Unser Tool sendet an Privatkunden automatisch ein schön gestaltetes PDF — und an Geschäftskunden zusätzlich das ZUGFeRD-Format. Einfach den Empfänger-Typ wählen, der Rest läuft automatisch.
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FAQ: Rechnung an Privatkunden
Muss ich an Privatkunden überhaupt eine Rechnung schreiben?
Grundsätzlich nicht — außer bei Werkleistungen an Gebäuden/Grundstücken (dann §14 Abs. 2 Nr. 1 UStG). In der Praxis stellen fast alle Anbieter trotzdem eine Rechnung aus, weil Privatkunden sie als Zahlungsbeleg erwarten.
Welche Angaben sind bei B2C Pflicht?
Sobald du eine Rechnung ausstellst: dieselben wie im B2B (§14 Abs. 4 UStG). Unter 250 € brutto reicht die Kleinbetragsrechnung nach §33 UStDV.
Wie lange muss der Privatkunde die Rechnung aufheben?
Zwei Jahre bei Werkleistungen an Gebäuden/Grundstücken (§14b UStG). Sonst keine Pflicht — aber für die Steuererklärung (z.B. haushaltsnahe Dienstleistungen, §35a EStG) ist das Aufheben trotzdem sinnvoll.
Muss ich als Kleinunternehmer Rechnungen an Privatkunden stellen?
Die Regeln sind identisch. Du weist keine USt aus und ergänzt den §19-UStG-Hinweis. Ansonsten gelten dieselben Pflichtangaben.
Was ist, wenn ein Privatkunde eine Rechnung auf “Firma XY” haben will?
Das ist ein Wunsch, keine Pflicht. Solange der Kunde wirklich eine Privatperson ist, stellst du die Rechnung auf den Namen aus, der den tatsächlichen Leistungsempfänger bezeichnet. Im Zweifel: Wer hat bezahlt, wer hat bestellt?
Muss ich bei Privatkunden E-Rechnung (ZUGFeRD/XRechnung) ausstellen?
Nein. Die E-Rechnungspflicht ab 2027/2028 gilt ausschließlich für B2B-Umsätze.
Stand: April 2026. Ersetzt keine Steuerberatung.