Eine Rechnung zu schreiben sollte eigentlich die leichteste Übung im Geschäftsalltag sein. Leistung erbracht, Rechnung raus, Geld rein. In der Praxis sieht es oft anders aus: Word-Vorlagen, die beim dritten Öffnen das Layout zerschießen. Rechnungsnummern, die man vergisst hochzuzählen. Pflichtangaben, die fehlen und im schlimmsten Fall den Vorsteuerabzug des Kunden kosten.
Dieser Ratgeber zeigt dir Stand 2026, wie du eine rechtssichere Rechnung schreibst — mit allen Pflichtangaben nach §14 UStG, Schritt für Schritt, inklusive Muster und den häufigsten Fehlern, die du vermeiden solltest.
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Warum das Rechnung-Schreiben so oft unnötig stressig ist
Die meisten Solo-Selbstständigen und Kleinunternehmer schreiben ihre Rechnungen mit Word oder Excel. Das funktioniert — bis es das nicht mehr tut. Typische Baustellen:
- Rechnungsnummern müssen lückenlos aufsteigend sein, aber wer trackt das sauber in Word?
- Kleinunternehmer nach §19 UStG vergessen den Hinweis “Gemäß §19 UStG wird keine Umsatzsteuer ausgewiesen”.
- Die Angaben zum Leistungsdatum fehlen, weil das Feld in der Vorlage nicht vorgesehen war.
- Ab 2027/2028 kommt die E-Rechnungspflicht im B2B — eine schlichte PDF aus Word erfüllt die Anforderungen nicht mehr.
Das Gute: Wer einmal sauber aufgesetzt hat, was auf eine Rechnung gehört, hat danach Ruhe. Genau dafür ist dieser Artikel da.
Pflichtangaben nach §14 UStG: Die vollständige Liste
Eine ordnungsgemäße Rechnung muss nach §14 Abs. 4 UStG folgende Angaben enthalten. Fehlt auch nur eine, kann dein Kunde unter Umständen keinen Vorsteuerabzug geltend machen — und wird dich prompt bitten, eine korrigierte Rechnung zu schicken.
1. Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers
Also dein Name bzw. Firmenname und deine vollständige Geschäftsadresse. Postfach reicht nicht, es muss eine ladungsfähige Anschrift sein.
2. Vollständiger Name und Anschrift des Leistungsempfängers
Der Kunde mit korrektem Namen und Adresse. Bei Unternehmen inklusive Rechtsform (“GmbH”, “UG”, “e.K.”).
3. Steuernummer oder USt-IdNr. des Rechnungsstellers
Eine von beiden reicht. Wer ins EU-Ausland fakturiert, braucht die USt-IdNr. zwingend.
4. Ausstellungsdatum
Das Datum, an dem du die Rechnung ausstellst — nicht zwingend das Datum der Leistung.
5. Fortlaufende, einmalige Rechnungsnummer
Jede Rechnungsnummer darf es nur einmal geben. Die Nummern müssen nicht durchgehend lückenlos sein (du darfst z.B. nach Jahr oder Kunde separate Kreise führen), aber innerhalb eines Kreises aufsteigend.
6. Menge und Art der gelieferten Gegenstände / Umfang der Leistung
“Beratung” reicht nicht. Besser: “Strategieberatung Social Media, 4 Stunden, am 12.03.2026”.
7. Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung
Wann wurde geleistet? Bei Dienstleistungen der Leistungsmonat, bei Lieferungen das Lieferdatum. “Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum” ist erlaubt, wenn es stimmt.
8. Entgelt (Nettobetrag), aufgeschlüsselt nach Steuersätzen
Wenn du mit 19% und 7% arbeitest, musst du beide Nettobeträge separat ausweisen.
9. Anzuwendender Steuersatz und Steuerbetrag
Also “19% USt: 95,00 €” oder bei Kleinunternehmern der Hinweis auf §19 UStG.
10. Jegliche Minderungen des Entgelts
Rabatte, Skonti, Boni müssen auf der Rechnung stehen.
Kleinbetragsrechnung bis 250 €
Schritt-für-Schritt: Rechnung schreiben in 8 Schritten
Schritt 1: Stammdaten einmalig erfassen
Leg dir deine eigenen Daten sauber ab: Firma, Adresse, Steuernummer/USt-ID, Bankverbindung, Logo. Wenn du das einmal machst, musst du es nie wieder tippen.
Schritt 2: Kundendaten erfassen
Vollständiger Name, Rechtsform, Adresse. Bei Geschäftskunden idealerweise auch USt-ID, falls ins EU-Ausland fakturiert wird.
Schritt 3: Rechnungsnummer vergeben
Leg dir ein System zurecht: 2026-001, 2026-002 … oder R-2026-001. Hauptsache nachvollziehbar und einmalig. Lücken sind erlaubt, Dopplungen nicht.
Schritt 4: Rechnungs- und Leistungsdatum eintragen
Rechnungsdatum = heute. Leistungsdatum = wann hast du geleistet? Bei laufenden Monatsleistungen “Leistungszeitraum 01.–31.03.2026”.
Schritt 5: Positionen aufschlüsseln
Pro Position: Beschreibung, Menge, Einzelpreis netto, Gesamtpreis netto. Sprechende Beschreibungen helfen dem Kunden bei der internen Zuordnung — und dir beim Erinnern in drei Monaten.
Schritt 6: Summen und Umsatzsteuer
Nettosumme, darauf 19% (oder 7%) USt, Bruttosumme. Kleinunternehmer überspringen die USt und setzen stattdessen den Hinweis auf §19 UStG.
Schritt 7: Zahlungsbedingungen
Zahlungsziel (typisch: 14 Tage netto), Bankverbindung (IBAN/BIC), ggf. Skonto-Angabe (“2% Skonto bei Zahlung innerhalb 7 Tagen”). Ohne Zahlungsziel gilt gesetzlich §286 BGB — Verzug nach Mahnung.
Schritt 8: Versand
Per E-Mail als PDF reicht im B2C und aktuell noch bei vielen B2B-Konstellationen. Ab spätestens 2028 musst du im B2B E-Rechnungen verschicken (ZUGFeRD oder XRechnung). Mehr dazu unten.
Die häufigsten Fehler beim Rechnungschreiben
Fehler 1: Lücken in der Rechnungsnummer falsch “auffüllen”
Wenn du Nummer 2026-007 stornierst, bekommt die nächste Rechnung nicht dieselbe Nummer. Du vergibst 2026-008 weiter und dokumentierst die Stornierung sauber.
Fehler 2: Kleinunternehmer weist USt aus
Als Kleinunternehmer nach §19 UStG darfst du keine Umsatzsteuer ausweisen. Wenn du es trotzdem tust, schuldest du sie dem Finanzamt — der Kunde kann sie aber nicht als Vorsteuer ziehen. Doppelter Schaden.
Fehler 3: Leistungsdatum vergessen
Ohne Leistungsdatum keine ordnungsgemäße Rechnung. Auch wenn es auf den Tag mit dem Rechnungsdatum übereinstimmt, muss es explizit vermerkt sein.
Fehler 4: Unvollständige Leistungsbeschreibung
“Diverse Beratungsleistungen” reicht nicht. Das Finanzamt möchte im Zweifel erkennen können, was konkret geleistet wurde.
Fehler 5: PDF statt E-Rechnung im B2B
Ab 2027/2028 wird ein schlichtes PDF im B2B-Verkehr nicht mehr als Rechnung im Sinne des UStG anerkannt. Rechtzeitig umstellen.
Digital, Papier oder E-Rechnung? Die Einordnung
| Format | Status 2026 | Status ab 2027/2028 (B2B) |
|---|---|---|
| Papier | Zulässig | Nur noch mit Zustimmung des Empfängers |
| PDF per Mail | Zulässig | Keine E-Rechnung im Sinne §14 UStG |
| ZUGFeRD (PDF+XML) | E-Rechnung | Vollständig konform |
| XRechnung (XML) | E-Rechnung (Pflicht für B2G) | Vollständig konform |
Wer heute schon im ZUGFeRD-Format verschickt, ist für 2027/2028 gerüstet — und schickt gleichzeitig ein ganz normales PDF, das jeder Mensch öffnen kann. Mehr dazu im Ratgeber zur E-Rechnungspflicht.
Kostenlose Vorlage oder Tool?
Eine Word-Vorlage ist schnell gebaut. Aber: Sie prüft keine Pflichtangaben, sie erzeugt keine fortlaufenden Rechnungsnummern automatisch, und sie produziert kein ZUGFeRD.
Unser Tipp: Für 1-3 Rechnungen pro Monat nutze unseren kostenlosen Online-Generator. Er führt dich durch die Pflichtangaben, erzeugt PDF und E-Rechnung (ZUGFeRD/XRechnung) gleichzeitig und speichert deine Stammdaten.
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FAQ: Rechnung schreiben
Muss ich eine Rechnung schreiben?
Ja, sobald du eine Leistung an ein anderes Unternehmen erbracht hast, bist du nach §14 Abs. 2 UStG binnen 6 Monaten zur Rechnungsstellung verpflichtet. Bei Privatkunden bist du nur in Sonderfällen (z.B. §14b UStG bei werkvertraglichen Leistungen an Grundstücken) verpflichtet — üblich ist es trotzdem.
Wie lange muss ich Rechnungen aufbewahren?
10 Jahre, §147 AO. Die Frist beginnt mit Ende des Kalenderjahres der Ausstellung.
Darf ich Rechnungen per E-Mail verschicken?
Ja, seit 2011 sind elektronische Rechnungen Papierrechnungen gleichgestellt. Bis 2026 reicht im B2C und in vielen B2B-Fällen noch ein PDF. Ab 2027/2028 musst du im B2B auf E-Rechnung (ZUGFeRD/XRechnung) umstellen.
Was ist, wenn ich Kleinunternehmer bin?
Dann weist du keine Umsatzsteuer aus und ergänzt stattdessen den Hinweis: “Gemäß §19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.” Alle anderen Pflichtangaben gelten trotzdem.
Was mache ich, wenn auf einer versendeten Rechnung ein Fehler ist?
Du storniert die Rechnung (Stornorechnung / Gutschrift über den ursprünglichen Betrag mit Bezug auf die fehlerhafte Rechnung) und stellst eine neue mit neuer Rechnungsnummer aus.
Brauche ich ein Logo auf der Rechnung?
Nein, das ist freiwillig. Gesetzlich vorgeschrieben sind nur die 10 Pflichtangaben aus §14 Abs. 4 UStG.
Wie formuliere ich die Zahlungsfrist korrekt?
“Bitte überweisen Sie den Rechnungsbetrag bis zum TT.MM.JJJJ auf das unten genannte Konto.” Ohne Fristsetzung gilt im B2B §286 Abs. 3 BGB: Verzug tritt automatisch 30 Tage nach Rechnungseingang ein.
Stand: April 2026. Dieser Artikel ersetzt keine Steuerberatung.