Als Freelancer oder Freiberufler fragst du dich: Betrifft mich die E-Rechnungspflicht? Was muss ich wann tun? Und wie erstelle ich eine ZUGFeRD-Rechnung, ohne IT-Experte zu sein? Dieser Ratgeber beantwortet alle deine Fragen – konkret, ohne Fachwort-Wirrwarr.
Bist du Freelancer oder Freiberufler? Der wichtige Unterschied
Im deutschen Steuerrecht gibt es zwei verschiedene Gruppen, die oft als “Freelancer” bezeichnet werden:
Freiberufler (§ 18 EStG)
Freiberufler üben katalogmäßige freie Berufe aus. Das Einkommensteuergesetz listet diese Berufe explizit auf:
- Heilberufe: Ärzte, Zahnärzte, Tierärzte, Apotheker, Heilpraktiker, Physiotherapeuten
- Rechts- und Steuerberatung: Rechtsanwälte, Notare, Steuerberater, Wirtschaftsprüfer
- Technische Berufe: Ingenieure, Architekten, Vermessungsingenieure
- Kulturelle & kreative Berufe: Schriftsteller, Journalisten, Bildungsberufe, bildende Künstler
- Beratende Berufe: Unternehmensberater, IT-Berater (unter bestimmten Bedingungen)
Freiberufler zahlen keine Gewerbesteuer und müssen sich nicht beim Gewerbeamt anmelden.
Gewerbliche Selbstständige (“Freelancer”)
Viele, die sich selbst “Freelancer” nennen, üben eigentlich ein Gewerbe aus: Webdesigner (ohne künstlerische Qualifikation), Social-Media-Manager, Marketingagenturen, Programmierer (teils), und viele mehr. Sie zahlen Gewerbesteuer und müssen ein Gewerbe anmelden.
Für die E-Rechnungspflicht spielt dieser Unterschied keine große Rolle – beide sind umsatzsteuerpflichtige Unternehmer und daher betroffen.
Betrifft die E-Rechnungspflicht alle Freelancer?
Die kurze Antwort: Ja – mit einer wichtigen Ausnahme.
Die E-Rechnungspflicht gilt für alle umsatzsteuerpflichtigen Selbstständigen bei inländischen B2B-Transaktionen (Rechnungen an Unternehmen). Das betrifft Freiberufler und gewerbliche Freelancer gleichermaßen.
Wann bist du als Freelancer betroffen?
| Situation | Betroffen? |
|---|---|
| Du rechnest an ein deutsches Unternehmen ab | ✅ Ja |
| Du bist selbst umsatzsteuerpflichtig | ✅ Ja (Empfangspflicht seit 2025) |
| Du rechnest an Privatpersonen ab (B2C) | ❌ Nein |
| Du bist Kleinunternehmer (§ 19 UStG) | ❌ Versenden nein, Empfangen ja |
| Du rechnest ins EU-Ausland | ❌ Noch keine Pflicht |
Die Kleinunternehmer-Ausnahme
Wenn dein Vorjahresumsatz unter 22.000 € und dein laufender Jahresumsatz unter 50.000 € liegt, bist du Kleinunternehmer nach § 19 UStG. Das bedeutet:
- Empfangen: Musst du können (seit 01.01.2025, keine Ausnahme)
- Versenden: Dauerhaft befreit – du schreibst weiterhin normale Rechnungen ohne MwSt.
Mehr dazu im Ratgeber: E-Rechnung für Kleinunternehmer.
Was musst du als Freelancer wann tun?
timeline
title Pflichten für Freelancer
2025 : Empfangspflicht für alle Freelancer (auch Kleinunternehmer!)
2026 : Übergangsfrist: Versenden per PDF noch erlaubt
2027 : Versandpflicht für Freelancer mit 2026-Umsatz über 800.000 €
2028 : Versandpflicht für ALLE (außer Kleinunternehmer)2025–2026: Was du jetzt tun musst
Sofort erforderlich (seit 01.01.2025):
- E-Rechnungen von Kunden und Lieferanten empfangen können
- ZUGFeRD-PDFs und XRechnung-Dateien öffnen und archivieren können
Noch erlaubt bis 31.12.2026:
- Rechnungen als normales PDF versenden
- Rechnungen als Papier versenden
Empfohlen (jetzt schon):
- Auf ZUGFeRD-Rechnungen umstellen – viele Auftraggeber bevorzugen es bereits
- GoBD-konformes Archiv einrichten
E-Rechnungen kostenlos empfangen & lesen
Lade ZUGFeRD- oder XRechnung-Dateien direkt im Browser hoch und sieh alle Daten auf einen Blick. Kostenlos, ohne Anmeldung.
Welches E-Rechnungsformat brauchst du als Freelancer?
Für Rechnungen an Unternehmen (B2B): ZUGFeRD
Als Freelancer rechnest du in der Regel an Unternehmen. Das ideale Format ist ZUGFeRD 2.3.3 (EN-16931-Profil):
- Sieht für deinen Kunden aus wie eine normale PDF-Rechnung
- Enthält eingebettetes XML für die Buchhaltungssoftware des Kunden
- Wird von allen modernen Buchhaltungstools unterstützt
- Kein Extra-Aufwand für dich oder deinen Kunden
Für Rechnungen an Behörden (B2G): XRechnung
Wenn du für öffentliche Auftraggeber arbeitest (Bundesbehörden, manche Landesbehörden, Kommunen), brauchst du XRechnung 3.0.2. In diesem Fall braucht du auch die Leitweg-ID des Auftraggebers – frag danach, bevor du die Rechnung erstellst.
Was du NICHT brauchst
- Keine spezielle Software installieren
- Kein IT-Studium
- Kein teures ERP-System
So erstellst du deine erste E-Rechnung als Freelancer – Schritt für Schritt
Schritt 1: Tool öffnen
Gehe auf kostenlose-erechnung.de/erstellen. Kein Download, keine Anmeldung.
Schritt 2: Rechnungsdetails eingeben
Fülle die Felder aus:
- Deine Daten: Name oder Firmenname, Adresse, Steuernummer oder USt-IdNr.
- Kundendaten: Firmenname und Adresse des Unternehmens, das du rechnest
- Leistungsbeschreibung: Was hast du geleistet? (z.B. “Texterstellung für Projekt XY”)
- Datum, Menge, Preis
- Rechnungsnummer: Fortlaufend (z.B. RE-2026-001)
- Zahlungsziel: z.B. 14 oder 30 Tage
Schritt 3: Format wählen
- ZUGFeRD für Unternehmenskunden → Standard für B2B
- XRechnung für Behörden → Mit Leitweg-ID
Schritt 4: Validierung
Das Tool prüft automatisch, ob alle Pflichtfelder ausgefüllt sind und ob die Rechnung EN-16931-konform ist.
Schritt 5: Herunterladen oder direkt versenden
- Free-Plan: Herunterladen und per E-Mail als Anhang versenden
- Business GoBD-Plan: Direkt aus dem Tool versenden + automatische Archivierung
Schritt 6: GoBD-konform archivieren
Die Originaldatei muss unveränderbar gespeichert werden:
- Kostenlos: Ordner auf externem Laufwerk (achtung: nicht ideal für GoBD)
- Optimal: GoBD-Cloud-Archiv im Business GoBD-Plan
Typische Freelancer-Szenarien: Was gilt wann?
Szenario 1: Texter rechnet an eine Agentur
Du bist Texter (Freiberufler) und schreibst Blogartikel für eine Marketingagentur. Die Agentur ist ein Unternehmen.
→ Betroffen: Ja, B2B-Transaktion → Format: ZUGFeRD 2.3.3 (EN-16931-Profil) → Empfangen: Seit 2025 Pflicht → Versenden: Bis Ende 2026 noch PDF erlaubt, ab 2028 E-Rechnung Pflicht
Szenario 2: Designer rechnet an einen Privatkunden
Du bist Webdesigner und erstellst eine Homepage für einen Privatmann.
→ Betroffen: Nein, B2C-Transaktion → Format: Normales PDF weiterhin OK → Empfangen: E-Rechnungen von Lieferanten trotzdem empfangen können!
Szenario 3: IT-Freelancer rechnet an ein Start-up
Du entwickelst Software für ein kleines Start-up (GmbH, 3 Mitarbeiter).
→ Betroffen: Ja, B2B-Transaktion → Format: ZUGFeRD 2.3.3 empfohlen → Hinweis: Das Start-up muss deine E-Rechnung ebenfalls empfangen können
Szenario 4: Fotograf rechnet ans EU-Ausland
Du bist Fotograf und lieferst Fotos an eine Agentur in Österreich.
→ Betroffen: Nein, noch keine grenzüberschreitende EU-Pflicht → Format: Normales PDF oder ZUGFeRD (aber keine Pflicht) → Zukunft: Mit ViDA (EU-Initiative) könnte sich das bis 2030 ändern
Szenario 5: Berater als Kleinunternehmer
Du bist Unternehmensberater mit 18.000 € Jahresumsatz (Kleinunternehmer).
→ Versenden: Dauerhaft befreit – normale Rechnung ohne MwSt. reicht → Empfangen: Musst du seit 01.01.2025 können (kein Unterschied zu anderen!)
Die Pflichtangaben auf jeder Rechnung (als Freelancer)
Neben dem Format musst du als Freelancer alle gesetzlichen Pflichtangaben auf der Rechnung haben:
Grundlegende Pflichtangaben:
- Dein vollständiger Name und Adresse
- Name und Adresse des Kunden (Leistungsempfänger)
- Ausstellungsdatum der Rechnung
- Eindeutige Rechnungsnummer
- Menge und Art der erbrachten Leistung
- Zeitraum der Leistungserbringung
- Nettobetrag (Entgelt) und Steuerbetrag
- Steuersatz (z.B. 19% oder 7%)
- Gesamtbetrag (Brutto)
Deine Steuernummer oder USt-IdNr.: Als Freiberufler nutzt du oft nur deine Steuernummer vom Finanzamt (kein EU-Handel nötig). Bei EU-Rechnungen brauchst du zwingend deine USt-IdNr.
Als Kleinunternehmer: Kein MwSt.-Ausweis, stattdessen der Hinweis: “Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.”
Vorteile der E-Rechnung für Freelancer
Die E-Rechnungspflicht klingt wie Bürokratie – aber sie hat echte Vorteile für dich:
Vorteile
- Professioneller Auftritt: Kunden sehen, dass du moderne Standards beherrschst
- Schnellere Zahlung: Kunden mit automatisierter Buchhaltung bezahlen E-Rechnungen schneller
- Weniger Nachfragen: Keine Rückfragen mehr wegen unlesbarer PDFs
- Mehr Aufträge: Manche Auftraggeber bevorzugen oder verlangen E-Rechnungen
- Automatische Validierung: Fehler werden vor dem Versand erkannt
- GoBD-Archiv: Nie wieder Dokumente suchen bei der Steuererklärung
Nachteile
- Anfängliche Umstellung des Workflows nötig
- Neue Software / Tool lernen (aber: dauert nur Minuten)
- Archivierungspflicht beachten (Originaldatei aufbewahren)
GoBD-Archivierung für Freelancer: Was du beachten musst
Als Freelancer musst du alle Rechnungen (ausgehend und eingehend) GoBD-konform archivieren. Das heißt:
- Die Originaldatei (ZUGFeRD-PDF oder XRechnung-XML) unveränderbar speichern
- Nicht: ausdrucken und Datei löschen
- Nicht: in normalem Gmail-Postfach liegen lassen
- Aufbewahrungsfrist: 8 Jahre (für Rechnungen ab 2025), vorher 10 Jahre
Praktische Lösungen für Freelancer:
Business GoBD-Plan von kostenlose-erechnung.de: Automatisches revisionssicheres Cloud-Archiv – Rechnungen werden bei der Erstellung direkt archiviert. Ab 9,90 €/Monat.
Lokale Lösung: Externe Festplatte mit Ordnerstruktur (z.B. Jahr/Monat/Rechnungsnummer). Achtung: Nicht ideal für echte GoBD-Konformität, da Dateien löschbar und änderbar sind.
Steuerberater: Dein Steuerberater kann dir bei der GoBD-konformen Archivierung helfen.
GoBD-Archiv für Freelancer – ab 9,90 €/Monat
Erstelle und archiviere unbegrenzte E-Rechnungen GoBD-konform. Mit Kundenverwaltung, direktem E-Mail-Versand und 30-Tage-Geld-zurück-Garantie.
Häufige Fragen – E-Rechnung für Freelancer
Muss ich als Freelancer E-Rechnungen ausstellen?
Welches Format muss ich als Freelancer nutzen?
Was ist, wenn mein Auftraggeber noch kein E-Rechnungs-Tool hat?
Kann ich als Freiberufler (Arzt, Anwalt, Architekt) eine E-Rechnung ausstellen?
Was passiert, wenn ich weiter normale PDFs versende?
Was kostet ein E-Rechnungstool für Freelancer?
Brauche ich als Freelancer ein Buchhaltungsprogramm?
Fazit: Als Freelancer jetzt vorbereiten
Die E-Rechnungspflicht trifft auch dich als Freelancer. Aber sie ist kein Monster – sie ist eine Chance:
- Professionellerer Auftritt
- Schnellere Zahlungen
- Mehr Aufträge von digitalisierten Unternehmen
- Weniger Buchhaltungsarbeit durch Automatisierung
Deine nächsten Schritte:
- Heute: E-Rechnungen empfangen können prüfen → /auslesen
- Diese Woche: Erste ZUGFeRD-Rechnung erstellen und ausprobieren → /erstellen
- Optional: Business GoBD-Plan für GoBD-Archiv und unbegrenzte Rechnungen → /preise
Deine erste E-Rechnung als Freelancer – in 3 Minuten
Ohne Anmeldung, ohne Installation. ZUGFeRD 2.3.3 und XRechnung 3.0.2 direkt im Browser erstellen. 3 Rechnungen/Monat dauerhaft kostenlos.
Weiterführende Ratgeber: