Du gibst Nachhilfe für Schüler, coachst Selbstständige oder begleitest Menschen in ihrer persönlichen Entwicklung. Dabei stellst du dich früher oder später die Frage: Muss ich eine Rechnung ausstellen? Bin ich umsatzsteuerpflichtig? Und was bedeutet die E-Rechnungspflicht für mich?
Nachhilfelehrer und Coaches: Wer ist von der E-Rechnungspflicht betroffen?
| Auftraggeber | E-Rechnungspflicht? |
|---|---|
| Privatschüler und ihre Eltern | ❌ Keine Pflicht |
| Privatpersonen (Life Coaching, Business Coaching) | ❌ Keine Pflicht bei Privatkunden |
| Unternehmen (B2B-Coaching, Executive Coaching) | ✅ Ab 2027/2028 |
| Nachhilfeinstitut als Auftraggeber (Unternehmen) | ✅ Ab 2027/2028 |
| Schulen oder öffentliche Einrichtungen | ✅ XRechnung je nach Einrichtung |
Für die meisten Nachhilfelehrer mit Privatschülern: Die E-Rechnungspflicht ist aktuell kein dringendes Thema. Wer aber Firmenkunden coacht, sollte sich ab 2026 vorbereiten.
Umsatzsteuerbefreiung §4 Nr. 21 UStG: Gilt sie für Nachhilfe?
Hier liegt der größte Steuer-Stolperstein für Bildungsdienstleister. Die Befreiung nach §4 Nr. 21 UStG gilt, wenn:
- Du Schul- und Hochschulunterricht erteilst, der bei staatlichen Schulen oder Hochschulen üblich ist, ODER
- Du bei einer nach Landesrecht als förderfähig anerkannten Einrichtung tätig bist
Für selbstständige Nachhilfelehrer:
- Einzelnachhilfe privat: In der Regel nicht befreit – steuerpflichtig
- Nachhilfe über eine anerkannte Einrichtung (z. B. Lerninstitut mit behördlicher Genehmigung): Kann befreit sein
- Prüfungsvorbereitung oder Schulabschlussunterricht an anerkanntem Institut: Häufig befreit
Für Coaches:
- Life Coaching, Business Coaching: Keine Steuerbefreiung – voll umsatzsteuerpflichtig (19 %)
- Coaching mit therapeutischem Ansatz (Supervision, anerkannte Therapiemethoden): Ggf. §4 Nr. 14 UStG prüfen
Steuerbefreiung nicht einfach behaupten
Privatkunden (Schüler) vs. Firmenkunden (B2B-Coaching): Der Unterschied
Privatkunden:
- Meist keine formale Rechnung erwartet (Zahlungsbestätigung reicht)
- Bei Anfrage: vollständige Pflichtangaben trotzdem nötig
- Eltern können Nachhilfe unter Umständen als außergewöhnliche Belastung absetzen (im Einzelfall)
Firmenkunden (Unternehmen, HR-Abteilungen):
- Vollständige Rechnung mit allen Pflichtangaben zwingend
- Häufig monatliche Abrechnung oder Paketpreis
- Ab 2027/2028: ZUGFeRD-E-Rechnung
Kleinunternehmer oder Regelbesteuerung: Was passt für Coaches?
Für viele Nachhilfelehrer und Coaches im Aufbau ist die Kleinunternehmerregelung ideal:
- Keine Umsatzsteuer auf Rechnungen
- Vereinfachte Buchhaltung
- Grenze: 22.000 € Vorjahresumsatz / 50.000 € laufendes Jahr
Wenn du darüber hinauswächst: Dann wird die volle Steuerpflicht relevant. Firmenkunden sind es häufig sogar lieber, wenn du Umsatzsteuer ausweist – weil sie diese als Vorsteuer abziehen können.
Pflichtangaben auf der Coaching-Rechnung
| Pflichtangabe | Beispiel |
|---|---|
| Name und Adresse | Thomas Coach, Coachingweg 1, 10115 Berlin |
| Steuernummer | 12/345/67890 |
| Empfänger | Muster AG / Max Mustermann |
| Rechnungsnummer | 2026-C-001 |
| Leistungszeitraum | April 2026 |
| Leistungsbeschreibung | Business Coaching, 4 Sitzungen à 60 Min., April 2026 |
| Honorar | 4 × 150 € = 600 € netto |
| MwSt. / Steuerhinweis | 114 € MwSt. = 714 € brutto ODER § 19 UStG Hinweis |
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- Deine Daten: Name, Adresse, Steuernummer
- Empfänger: Schüler, Elternteil oder Unternehmen
- Leistungsposition: Art des Coachings, Stunden oder Sessions
- Steueroption: Kleinunternehmer, 19 %, oder steuerbefreit
- Download als PDF oder ZUGFeRD
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FAQ: Rechnungsfragen für Coaches und Bildungsanbieter
Bin ich als Nachhilfelehrer Freiberufler?
Kann ich als Coach die §4 Nr. 21 UStG Befreiung in Anspruch nehmen?
Muss ich für Online-Coaching-Sessions ebenfalls Rechnungen ausstellen?
Ich verwalte ein Nachhilfeinstitut – gel andere Regeln als für Einzellehrer?
Fazit: Klarheit schafft Sicherheit
Als Nachhilfelehrer oder Coach mit überwiegend Privatpersonen ist die Steuersituation unkompliziert – wenn du den Status (Kleinunternehmer, steuerpflichtig, steuerbefreit) von Anfang an richtig klärst.
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Weiterführende Ratgeber: