Du reinigst Wohnungen, Büros oder Gewerberäume – selbstständig, pünktlich und zuverlässig. Aber wenn Kunden nach einer Rechnung fragen oder das Finanzamt anklopft, wird es schnell unübersichtlich. Dieser Ratgeber erklärt, was du als selbstständige Reinigungskraft wissen musst.
Gilt die E-Rechnungspflicht für Reinigungsunternehmen?
| Auftraggeber | E-Rechnungspflicht? |
|---|---|
| Privatpersonen / Privathaushalte | ❌ Keine Pflicht |
| Unternehmen (Büroreinigung) | ✅ Ab 2027/2028 |
| Gewerbemieter (Ladenlokale) | ✅ Ab 2027/2028 |
| Hausverwaltungen | ✅ Ab 2027/2028 |
Fazit: Wer überwiegend Privathaushalte reinigt, ist von der E-Rechnungspflicht erst mal nicht betroffen. Wer Büros oder Gewerberäume reinigt, sollte sich ab 2026 darauf vorbereiten.
Privatkunden vs. Gewerbekunden: Der wichtige Unterschied
Privathaushalte (B2C):
- Keine gesetzliche Rechnungspflicht (außer auf explizite Anfrage)
- Aber: Kunden brauchen eine Rechnung für §35a EStG (Steuerbonus auf Handwerkerleistungen)
- Daher empfiehlt es sich, immer eine Quittung oder Rechnung auszustellen
Gewerbe- und Unternehmenskunden (B2B):
- Volle Rechnungspflicht mit allen Pflichtangaben
- Ab 2027/2028: E-Rechnung (ZUGFeRD oder XRechnung)
- Kunden erwarten professionelle Rechnungen mit Steuernummer und Steuersatz
§35a EStG: Haushaltsnahe Dienstleistungen und der Beleg
Das ist für viele private Kunden ein wichtiger Aspekt: Wer eine Haushaltshilfe oder Reinigungsfirma für den eigenen Haushalt beauftragt, kann 20 % der Lohnkosten (bis zu 4.000 €/Jahr) von der Einkommensteuer absetzen.
Voraussetzungen für den §35a-Abzug:
- Die Zahlung muss auf ein Konto überwiesen werden (keine Barzahlung!)
- Eine Rechnung muss vorliegen
- Die Rechnung muss Lohn- und Maschinenkosten getrennt ausweisen (Materialkosten sind nicht abzugsfähig)
Für dich als Reinigungskraft bedeutet das: Deine Privatkunden werden oft nach einer Rechnung fragen, weil sie die Steuervergünstigung nutzen wollen. Stelle daher immer eine korrekte Rechnung aus und empfehle deinen Kunden die Überweisung statt Barzahlung.
Barzahlung = kein §35a-Abzug
Kleinunternehmer in der Reinigungsbranche: Was passt?
Für selbstständige Reinigungskräfte mit überschaubarem Umsatz ist die Kleinunternehmerregelung oft die beste Lösung:
- Keine Umsatzsteuer auf Rechnungen
- Einfachere Buchhaltung
- Grenze: 22.000 € Vorjahresumsatz / 50.000 € laufendes Jahr
Wenn du darüber hinausgehst: Dann wird die Regelbesteuerung fällig – du muss 19 % Umsatzsteuer auf deine Rechnungen ausweisen und ans Finanzamt abführen. Dabei kannst du allerdings die Mehrwertsteuer auf deine Betriebsausgaben (Putzmittel, Geräte) als Vorsteuer geltend machen.
Pflichtangaben für Reinigungsrechnungen
| Pflichtangabe | Beispiel |
|---|---|
| Name und Adresse | Sauber & Schnell GbR, Musterstr. 1, 12345 Berlin |
| Steuernummer | 12/345/67890 |
| Empfänger | Muster GmbH / Max Mustermann |
| Rechnungsnummer | 2026-R-001 |
| Leistungszeitraum | April 2026 |
| Leistungsbeschreibung | Gebäudereinigung Büro, 4 × wöchentlich, April 2026 |
| Stunden und Stundensatz | 16 h × 25 € = 400 € netto |
| MwSt. (oder § 19-Hinweis) | 76 € MwSt. = 476 € brutto |
Für §35a-Kunden: Weise Lohn- und Sachkosten separat aus:
- Lohnkosten (abzugsfähig): 320 €
- Materialkosten (nicht abzugsfähig): 80 €
Stundenzettel & Rechnung: So dokumentierst du korrekt
Bei regelmäßigen Reinigungsaufträgen empfiehlt sich:
- Monatlicher Stundenzettel – was wurde wann gereinigt, wie lange
- Monatliche Rechnung basierend auf dem Stundenzettel
- Beleg für den Kunden (für §35a und eigene Buchführung)
Kunden unterschreiben oft gerne den Stundenzettel als Bestätigung – das schützt dich bei Zahlungsstreitigkeiten.
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FAQ: Rechnungsfragen für Reinigungsbetriebe
Muss ich als selbstständige Putzkraft ein Gewerbe anmelden?
Darf mein Privatkunde Barzahlung verlangen?
Ich reinige für ein Unternehmen – wann muss ich anfangen, E-Rechnungen zu stellen?
Was ist der Unterschied zwischen Gebäudereinigung und Haushaltsdienstleistung (§35a)?
Fazit: Korrekte Rechnungen öffnen Türen
Als selbstständige Reinigungskraft schaffst du mit einer korrekten Rechnung Vertrauen – und hilfst deinen Privatkunden gleichzeitig beim Steuerbonus. Für Gewerbekunden ist die professionelle Rechnung ohnehin Pflicht.
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