Seit 2025 sind alle deutschen Unternehmen verpflichtet, E-Rechnungen zu empfangen. Bis 2028 müssen alle auch E-Rechnungen versenden. Welche Software wirklich EN 16931-konforme ZUGFeRD- und XRechnungs-Dateien erstellt – und welche nur so tut als ob – zeigt dieser Vergleich.
Was macht gute E-Rechnung Software aus?
Nicht jedes Rechnungsprogramm, das “E-Rechnung” sagt, erstellt auch wirklich eine gesetzeskonforme E-Rechnung. Hier sind die Kriterien, die zählen:
1. Echte EN 16931-Konformität
Eine echte E-Rechnung muss dem europäischen Standard EN 16931 entsprechen. Das ist nicht optional – es ist das Gesetz (§ 14 Abs. 1 UStG, Wachstumschancengesetz 2024).
Was das bedeutet: Die erzeugte XML-Datei muss gegen das offizielle XSD-Schema validiert sein. Einige Tools erzeugen XML-ähnliche Dateien, die nicht wirklich konform sind. Das erkennt man oft erst, wenn der Empfänger die Rechnung zurückschickt.
2. Aktuelle Formatversionen
- ZUGFeRD: Aktuelle Version ist 2.3.3 (seit 15.01.2026)
- XRechnung: Aktuelle Version ist 3.0.2
Software, die noch auf ZUGFeRD 2.1 oder XRechnung 2.x basiert, ist veraltet und sollte nicht mehr genutzt werden.
3. Automatische Validierung vor dem Download
Das Tool sollte deine Rechnung automatisch auf Pflichtfelder und Formatkonformität prüfen – noch bevor du sie herunterlädst oder sendest. Fehlt ein Pflichtfeld, zeigt es dir genau was fehlt.
4. Einfache Bedienung ohne XML-Kenntnisse
Als Selbstständiger willst du keine XML-Datei manuell bearbeiten. Die Software soll dir ein normales Formular zeigen – du gibst deine Daten ein, die Software generiert das XML im Hintergrund.
E-Rechnung Software im Vergleich: Was der Markt bietet
kostenlose-erechnung.de (Empfehlung)
Stärken:
- ZUGFeRD 2.3.3 & XRechnung 3.0.2 – beide Formate in allen Plänen inklusive
- Automatische Echtzeit-Validierung nach EN 16931
- Kein Download, keine Installation – vollständig im Browser
- Free-Plan: 3 E-Rechnungen/Monat dauerhaft kostenlos
- Daten auf deutschen Servern (Frankfurt, ISO 27001)
- Im kostenlosen Plan: lokale Verarbeitung im Browser (maximaler Datenschutz)
Schwächen:
- Free-Plan begrenzt auf 3 Rechnungen/Monat
- Keine mobile App (nur Browser)
E-Rechnung kostenlos erstellen – EN 16931 konform
ZUGFeRD 2.3.3 & XRechnung 3.0.2 direkt im Browser – automatische Validierung inklusive. 3 Rechnungen pro Monat dauerhaft kostenlos, ohne Anmeldung.
Vergleich typischer E-Rechnung-Software-Kategorien
| Kategorie | Typische Merkmale | Für wen geeignet |
|---|---|---|
| Einfache Browser-Tools | Kostenlos oder günstig, nur Grundfunktionen, manchmal veraltete Formate | Gelegentliche Nutzer |
| Integrierte Buchhaltungstools | Vollumfänglich, aber teurer (20–50 €/Monat), E-Rechnung manchmal als Aufpreis | Unternehmen mit komplexerer Buchhaltung |
| DATEV-Lösungen | Professionell, primär für Steuerberater und deren Mandanten | Steuerberater, größere Unternehmen |
| kostenlose-erechnung.de | Browser-basiert, kostenlos bis 3/Monat, ab 9,90 € unbegrenzt, GoBD-Archiv | Selbstständige, Kleinunternehmer, Gründer |
Worauf du beim Testen achten solltest
Test 1: Lade eine erstellte E-Rechnung hoch und validiere sie
Erstelle eine Rechnung, lade sie herunter und validiere die XML-Datei mit einem offiziellen Validator. Das Validierungsportal der KoSIT ist ein offizielles Tool der deutschen Verwaltung. Wenn deine XML-Datei dort ohne Fehler validiert, ist sie wirklich konform.
Test 2: Prüfe das Format-Datum
Schau in der XML-Datei nach der ZUGFeRD-Versionsnummer. Es sollte 2.3.3 oder ZUGFeRD 2.3 stehen – nicht 2.1 oder 2.2 (veraltet).
Test 3: Schick eine Testrechnung an dich selbst
Erstelle eine Testrechnung, lade sie herunter und öffne sie mit einem anderen Tool (z.B. kostenlose-erechnung.de/auslesen). Wenn die Rechnungsdaten korrekt ausgelesen werden, ist das Format wirklich maschinenlesbar.
E-Rechnung erstellen in 5 Minuten: Schritt für Schritt
flowchart LR
A[Tool öffnen] --> B[Daten eingeben\nName, Adresse, StNr]
B --> C[Empfänger eingeben]
C --> D[Leistungen & Preise]
D --> E[Format wählen\nZUGFeRD oder XRechnung]
E --> F[Validierung\nEN 16931 Auto-Check]
F --> G[Download\nPDF + XML]
G --> H[Fertig!\nGesetzeskonforme E-Rechnung]Mit kostenlose-erechnung.de/erstellen durchläufst du diesen Prozess in weniger als 5 Minuten – ohne Vorwissen, ohne Software-Download.
E-Rechnung empfangen: Was gute Software auch kann
Gute E-Rechnung-Software kann nicht nur erstellen, sondern auch einlesen:
- ZUGFeRD-PDF hochladen → Rechnungsdaten werden ausgelesen
- XRechnung-XML öffnen → Lesbare Darstellung der Rechnungsdaten
- Validierung der Konformität
Das kostenlose Tool kostenlose-erechnung.de/auslesen macht genau das – ohne Anmeldung, direkt im Browser.