Lieferschein schreiben: Vorlage, Pflichtangaben & Aufbewahrung 2026

Die Ware ist verpackt, der Karton zugeklebt. Jetzt fehlt nur noch eines: Das Begleitpapier. Der Lieferschein ist im geschäftlichen Alltag fast so wichtig wie die Rechnung selbst. Er bestätigt dem Kunden, was genau im Paket steckt, und dient dir als Nachweis, dass du geliefert hast.

Ob du gerade dein erstes Unternehmen gründest, als Freelancer durchstartest oder als Student nebenher verkaufst – dieses Dokument solltest du kennen. In diesem ausführlichen Ratgeber erfährst du alles, was du 2026 über Lieferscheine wissen musst: von den typischen Inhalten über die korrekten Aufbewahrungsfristen bis hin zu praktischen Vorlagen.

Was ist ein Lieferschein?

Ein Lieferschein (auch Warenbegleitschein oder Packzettel genannt) ist ein Dokument, das über die gelieferte Ware Auskunft gibt. Er dient primär der Mengen- und Artkontrolle beim Empfänger.

Anders als die Rechnung fordert der Lieferschein nicht zur Zahlung auf. Er sagt schlicht: “Hier ist deine Bestellung, bitte prüfe, ob alles da ist.”

Der Lieferschein in der Praxis

Stell dir folgendes Szenario vor: Du bist Handwerker und lieferst Fliesen an eine Baustelle. Der Polier vor Ort empfängt die Ware. Er ist nicht derjenige, der die Rechnung bezahlt – das macht die Buchhaltung in der Zentrale. Aber er muss trotzdem prüfen, ob alle Paletten da sind.

Genau dafür ist der Lieferschein gedacht. Er ist das Dokument für die Leute an der Rampe, nicht für die Buchhaltung.

Ist ein Lieferschein Pflicht?

Überraschende Antwort: Nein, gesetzlich ist ein Lieferschein nicht zwingend vorgeschrieben.

Das Handelsgesetzbuch (HGB) oder die Abgabenordnung (AO) verlangen nicht explizit, dass jeder Lieferung ein Schein beiliegen muss. Es gibt keine Paragraphen, die dich bestrafen, wenn du ohne Lieferschein lieferst.

ABER: In der Praxis ist er absolut unverzichtbar. Warum? Hier sind die wichtigsten Gründe:

1. Beweisfunktion bei Streitigkeiten

Ohne unterschriebenen Lieferschein hast du bei Reklamationen oder Streitigkeiten schlechte Karten. Stell dir vor, dein Kunde behauptet: “Ich habe nur 5 statt 10 Pakete erhalten.” Wie willst du das Gegenteil beweisen?

Ein Lieferschein, den der Empfänger unterschrieben hat, ist dein rechtliches Ass im Ärmel. Er bestätigt schwarz auf weiß: Diese Menge wurde übergeben und akzeptiert.

2. Kunden-Service und Professionalität

Dein Kunde erwartet eine Übersicht, um den Wareneingang zu prüfen. Ohne Lieferschein wirkt eine Lieferung unprofessionell. Gerade wenn du mit größeren Unternehmen zusammenarbeitest, haben diese oft standardisierte Prozesse. Die erwarten einen Lieferschein, um ihre Wareneingangsbuchung sauber durchführen zu können.

3. Abrechnungsgrundlage

Oft wird die Rechnung erst erstellt, wenn der unterschriebene Lieferschein vorliegt. Das ist besonders bei Bauprojekten oder längerfristigen Lieferverträgen üblich. Du lieferst heute, der Kunde bestätigt den Erhalt, und erst dann erstellst du die Rechnung.

4. Intern elogistik und Lagerverwaltung

Auch intern ist der Lieferschein wertvoll. Er hilft deinem Lagerbestand auf dem aktuellen Stand zu bleiben. Wenn du weißt, was rausgegangen ist, kannst du besser nachbestellen und Engpässe vermeiden.

Welche Angaben gehören auf einen Lieferschein?

Damit dein Lieferschein professionell wirkt und seinen Zweck erfüllt, sollten bestimmte Angaben nicht fehlen. Es gibt zwar keine so strengen Formvorschriften wie bei Rechnungen (§14 UStG), aber gewisse Standards haben sich in der Praxis etabliert.

Die vollständige Checkliste für deinen Lieferschein

Hier sind alle Angaben, die auf einem professionellen Lieferschein stehen sollten:

• Überschrift: Klar als “Lieferschein” erkennbar
• Deine Firmendaten: Name, Anschrift, Telefon, E-Mail
• Kundendaten: Name und Anschrift des Empfängers
• Lieferadresse: Falls abweichend von der Rechnungsadresse
• Lieferscheinnummer: Eine eindeutige Nummer zur Zuordnung
• Datum: Wann wurde die Ware versendet/übergeben?
• Bestellnummer/Auftragsnummer: Referenz zur Bestellung des Kunden
• Kundennummer: Falls du eine Kundenverwaltung nutzt
• Mengen & Bezeichnungen: Was genau wird geliefert? (z.B. “5x Premium Druckerpapier, Art-Nr. 123”)
• Artikelnummern: Für eindeutige Zuordnung
• Unterschriftsfeld: Platz für Datum und Unterschrift des Empfängers
• Nachlieferungen: Vermerk über Positionen, die nachgeliefert werden

Lieferschein erstellen: So geht’s Schritt für Schritt

Du fragst dich, wie du konkret vorgehst? Hier ist eine einfache Anleitung:

Schritt 1: Kundendaten sammeln

Bevor du loslegst, brauchst du alle relevanten Informationen:

• Empfänger (Name, Firma)
• Lieferadresse (wichtig: kann von Rechnungsadresse abweichen!)
• Bestellnummer oder Auftragsnummer

Falls du unsere Kundenverwaltung nutzt, sind diese Daten bereits hinterlegt. Du wählst einfach den Kunden aus der Liste – fertig.

Schritt 2: Lieferscheinnummer vergeben

Wie bei Rechnungen solltest du auch Lieferscheine durchnummerieren. Das erleichtert die Zuordnung und Archivierung. Ein gängiges Format ist:

• LS-2026-001
• LS-2026-002
• …

Du kannst auch ein Format mit Jahreszahl und Monat nutzen: LS-2026-01-001. Wichtig ist, dass die Nummer eindeutig ist.

Schritt 3: Positionen erfassen

Liste alle Artikel auf, die du lieferst. Sei dabei so genau wie möglich:

Wenn du eine Artikelverwaltung nutzt, kannst du die Positionen einfach per Klick auswählen.

Schritt 4: Unterschriftsfeld vorbereiten

Am Ende des Lieferscheins sollte Platz für die Bestätigung des Empfängers sein:

Ware vollständig erhalten:

_________________________
Ort, Datum, Unterschrift

Diese Unterschrift ist Gold wert bei späteren Streitigkeiten!

Muster: So sieht ein Lieferschein aus

Hier ist ein typisches Beispiel, an dem du dich für deine Vorlage orientieren kannst:

DEIN FIRMENNAME
Musterstraße 1
12345 Musterstadt
Tel.: 0123 456789
E-Mail: info@dein-firma.de

                                    LIEFERSCHEIN

Lieferschein-Nr.: LS-2026-001          Datum: 27.01.2026
Kundennummer: K-0815                   Bestell-Nr: B-998877

Empfänger:
Müller GmbH
Warenannahme
Industrieweg 9
99999 Zielort

-----------------------------------------------------------
Pos.  Art-Nr.   Bezeichnung              Menge    Einheit
-----------------------------------------------------------
1     A-100     Bürostuhl "Ergo"         2        Stück
2     Z-50      Rollen-Set (Hartboden)   2        Set
3     B-200     Schreibtischunterlage    2        Stück
-----------------------------------------------------------

Bemerkung: Position 4 (Monitorarm) wird nachgeliefert.

-----------------------------------------------------------
Ware vollständig erhalten:

_________________________
Ort, Datum, Unterschrift

Der Unterschied zwischen Lieferschein und Rechnung

Viele Gründer und Selbstständige fragen sich: Wozu zwei Dokumente? Reicht nicht die Rechnung?

Die Antwort: Es kommt drauf an. Hier der detaillierte Vergleich:

Kann ich die Rechnung als Lieferschein nutzen?

Ja, das geht! Viele Kleinunternehmer machen es sich einfach: Sie verschicken die Rechnung zusammen mit der Ware. Die Rechnung dient dann gleichzeitig als Lieferschein.

Wichtig: Wenn die Lieferadresse von der Rechnungsadresse abweicht (z.B. Lieferung an Baustelle, Rechnung an Firmenzentrale), brauchst du zwingend einen separaten Lieferschein für die Baustelle.

Aufbewahrungsfristen 2026: Neuerungen durch das BEG IV

Die Aufbewahrungsfristen für Lieferscheine sind ein häufig unterschätztes Thema. Mit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV), das am 1. Januar 2025 in Kraft getreten ist, haben sich wichtige Änderungen ergeben.

Die aktuelle Rechtslage (Stand 2026)

Die Aufbewahrungsfrist hängt davon ab, welche Funktion dein Lieferschein hat:

1. Lieferschein als Buchungsbeleg (8 Jahre)

Wenn auf der Rechnung nur steht “Ware gemäß Lieferschein Nr. 123”, dann wird der Lieferschein zum Teil der Rechnung und damit zum Buchungsbeleg.

Früher: 10 Jahre Aufbewahrungspflicht
Seit 2025 (BEG IV): 8 Jahre Aufbewahrungspflicht

Diese Verkürzung gilt für alle Buchungsunterlagen, die zum 31.12.2024 noch aufbewahrt werden mussten.

2. Lieferschein als Handelsbrief (6 Jahre)

Wenn der Lieferschein ein Handelsgeschäft dokumentiert, aber nicht als Buchungsbeleg dient, gilt er als Handelsbrief nach § 257 HGB.

Aufbewahrungsfrist: 6 Jahre

3. Eigenständiger Lieferschein ohne Buchungsrelevanz

Ist der Lieferschein unabhängig von der Rechnung und wird auf dieser nicht Bezug genommen, endet die Aufbewahrungspflicht theoretisch mit dem Erhalt der Rechnung.

Empfehlung: Trotzdem mindestens bis zur vollständigen Bezahlung aufbewahren – er kann bei Reklamationen wichtig werden!

GoBD-konforme Archivierung

Wenn du Lieferscheine digital aufbewahrst, musst du die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern) beachten:

• Unveränderbarkeit: Das Dokument darf nicht mehr verändert werden können
• Vollständigkeit: Alle relevanten Dokumente müssen archiviert sein
• Ordnung: Systematische Ablage, damit du alles wiederfindest
• Zeitgerechtheit: Zeitnahe Archivierung nach Erstellung

Unser Rechnungsarchiv erfüllt all diese Anforderungen automatisch.

Die Verbindung zur E-Rechnung

Seit dem 1. Januar 2025 gilt in Deutschland die E-Rechnungspflicht für B2B-Geschäfte. Ab 2026 kannst du noch Papierrechnungen und PDFs versenden (mit Zustimmung des Empfängers), aber ab 2027/2028 wird die E-Rechnung für alle Standard.

Was hat das mit dem Lieferschein zu tun?

Lieferschein bleibt analog erlaubt

Anders als bei Rechnungen gibt es für Lieferscheine keine Pflicht zur Digitalisierung. Du kannst weiterhin:

• Papier-Lieferscheine drucken und beilegen
• Digital per E-Mail versenden
• Beides parallel machen

Der smarte Workflow

Viele moderne Unternehmer gehen so vor:

1. Lieferschein analog der Ware beilegen (für die Rampe)
2. E-Rechnung digital versenden (für die Buchhaltung)

So bedienst du beide Zielgruppen optimal.

Erfahre mehr über die E-Rechnung in unseren Ratgebern:

• E-Rechnung erstellen kostenlos
• E-Rechnung für Kleinunternehmer 2026
• ZUGFeRD visualisieren

Tools und Software für Lieferscheine

Word & Excel: Die Klassiker

Für den Anfang reichen Vorlagen in Word oder Excel völlig aus. Du kannst dir das Muster von oben einfach kopieren und anpassen.

Vorteile:

• Kostenlos (wenn du Office hast)
• Schnell anpassbar
• Keine Einarbeitung nötig

Nachteile:

• Fehleranfällig (Nummer vergessen, altes Datum)
• Keine automatische Nummerierung
• Keine Verknüpfung zu Kundendaten

Rechnungsprogramme mit Lieferschein-Funktion

Professioneller wird es mit einer integrierten Lösung. Viele Rechnungsprogramme bieten auch Lieferschein-Erstellung an.

Bekannte Anbieter:

• sevDesk – Vollintegrierte Buchhaltungslösung
• Lexoffice – Umfangreich, aber kostenpflichtig
• kostenlose-erechnung.de – Fokus auf E-Rechnungen, simpel und DSGVO-konform

Unser Tool: kostenlose-erechnung.de

Mit unserer Lösung erstellst du primär E-Rechnungen im ZUGFeRD- oder XRechnung-Format. Unsere Rechnungen enthalten alle Informationen, die du brauchst – auch als Begleitdokument für die Ware.

FAQ: Häufige Fragen zum Lieferschein

Fazit: Der Lieferschein – klein, aber wichtig

Ein sauberer Lieferschein macht Eindruck und schafft Vertrauen. Auch wenn er keine gesetzliche Pflicht ist, zeigt er deinem Kunden: Hier arbeitet ein Profi.

Die wichtigsten Punkte zusammengefasst:

• Der Lieferschein ist keine Pflicht, aber dringend empfohlen
• Er dient als Beweis für die Übergabe der Ware
• Keine Preise auf dem Lieferschein (Logistik ≠ Buchhaltung)
• Aufbewahrung: 8 Jahre (Buchungsbeleg) oder 6 Jahre (Handelsbrief)
• Bei kleinen Lieferungen kann die Rechnung den Lieferschein ersetzen

Unser Tipp: Wenn du keine Lust auf Word-Vorlagen hast, nutze ein Tool, das Kunden- und Artikeldaten zentral verwaltet. Mit unserer Kundenverwaltung und Artikelverwaltung hast du alles an einem Ort. Und wenn die Rechnung der Ware beiliegt, sparst du dir das separate Dokument ganz.

Weiterführende Ratgeber

Du willst noch tiefer eintauchen? Hier sind passende Artikel für dich:

• Auftragsbestätigung schreiben: Muster & Anleitung
• Gutschrift oder Rechnungskorrektur?
• Mahnung schreiben: Anleitung 2026
• E-Rechnung erstellen kostenlos
• Rechnungsprogramm mit Kundenverwaltung
• GoBD-konforme Rechnung erstellen

Stand: Januar 2026. Dieser Artikel stellt keine Rechtsberatung dar. Bei komplexen Fällen empfehlen wir, einen Steuerberater zu konsultieren. Die Angaben zu Aufbewahrungsfristen basieren auf dem aktuellen BEG IV und den geltenden GoBD.