Eine Proforma-Rechnung sieht aus wie eine echte Rechnung – ist aber keine. Sie löst weder eine Zahlungspflicht aus noch ist sie steuerrechtlich relevant. Trotzdem brauchst du sie in bestimmten Situationen: für den Zoll, für Banken oder als unverbindliches Angebot in Rechnungsform. Hier erfährst du alles, was du wissen musst – inklusive kostenloser Vorlage.
Was ist eine Proforma-Rechnung?
Der Begriff „Proforma” kommt aus dem Lateinischen und bedeutet sinngemäß „der Form halber”. Eine Proforma-Rechnung ist ein Dokument, das formal wie eine Rechnung aussieht, aber keine echte Rechnung im steuerlichen Sinne ist.
Das bedeutet:
- Sie begründet keine Zahlungspflicht für den Empfänger
- Sie wird nicht in der Buchhaltung erfasst (keine Umsatzbuchung)
- Sie berechtigt nicht zum Vorsteuerabzug
- Sie hat keinen Einfluss auf die Umsatzsteuerpflicht
Wann brauchst du eine Proforma-Rechnung?
Vorteile
- Zollabwicklung bei internationalen Sendungen – Zollbehörden fordern den Warenwert
- Musterlieferungen oder Gratis-Sendungen – ohne Kaufpreis, aber mit Warenwert
- Bankgarantien oder Akkreditive – Banken fordern eine Wertdarstellung
- Unverbindliche Vorab-Kalkulation – als Alternative zum Angebot
- Interne Zwecke – z.B. als interne Kostenstellen-Vorlage
Nachteile
- Keine echte Rechnung – keine Zahlungspflicht
- Nicht für Vorsteuerabzug verwendbar
- Nicht für die Buchführung geeignet
- Darf nicht mit echter Rechnung verwechselt werden
Der wichtigste Unterschied: Proforma vs. echte Rechnung
| Proforma-Rechnung | Echte Rechnung | |
|---|---|---|
| Zahlungspflicht | Nein | Ja |
| Buchhaltung | Nein | Ja – muss erfasst werden |
| Vorsteuerabzug | Nein | Ja (wenn Pflichtangaben vorhanden) |
| Umsatzsteuer | Nicht ausweisungspflichtig | Ja (sofern steuerpflichtig) |
| Stornierung möglich | Nicht nötig | Ja (per Stornorechnung) |
| Aufbewahrungspflicht | Keine gesetzliche Pflicht | 8–10 Jahre (GoBD) |
Kennzeichnung ist Pflicht!
[Dein Name / Firmenname]
[Adresse, PLZ, Ort]
[E-Mail, Telefon]
An:
[Empfängername / Firma]
[Adresse]
PROFORMA-RECHNUNG
Proforma Invoice No.: PF-2026-001
Datum / Date: 28.02.2026
| Position | Beschreibung | Menge | Einzelwert | Gesamtwert |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Muster-Software-Paket | 1 | 500,00 € | 500,00 € |
| 2 | Schulungsunterlagen | 1 | 100,00 € | 100,00 € |
HINWEIS: Dies ist eine Proforma-Rechnung.
Sie begründet keine Zahlungspflicht und dient ausschließlich [Zollzwecken / Informationszwecken].
This is a Proforma Invoice for customs purposes only. No payment is required.
Ursprungsland / Country of Origin: Deutschland / Germany
Proforma-Rechnung für den Zoll: Besonderheiten
Wenn du Waren ins Nicht-EU-Ausland (z.B. Schweiz, USA, UK) sendest, braucht der Zoll eine Proforma-Rechnung mit:
- Vollständige Absender- und Empfängeradresse
- Genaue Warenbeschreibung (auf Englisch oft besser)
- Warenwert (auch bei kostenlosen Sendungen – dann z.B. „Musterwert: 0 €“)
- Ursprungsland der Waren
- Warengewicht (brutto und netto)
- Zolltarifnummer (HS-Code) – oft für Werte über 500 €
Wie unterscheidet sich die Proforma von einem Angebot?
Auch ein Angebot ist nicht zahlungspflichtig – aber es gibt Unterschiede:
- Ein Angebot ist eine rechtlich bindende Willenserklärung. Nimmt der Empfänger es an, entsteht ein Vertrag.
- Eine Proforma-Rechnung ist kein verbindliches Angebot. Sie zeigt nur Werte – keine Bindungswirkung.
Für unverbindliche Preisangaben eignet sich das Angebot meist besser als die Proforma-Rechnung.