Eine Rechnung per E-Mail verschicken – das klingt simpel. Aber 2026 gibt es dabei einige wichtige Regeln, die du kennen solltest. Ist ein PDF noch erlaubt? Brauchst du die Zustimmung deines Kunden? Und was ist eigentlich der Unterschied zur E-Rechnung? Alles klar in 5 Minuten.
Ist es erlaubt, Rechnungen per E-Mail zu versenden?
2026: Ja – aber mit Einschränkungen.
Im Jahr 2026 befindest du dich noch in der Übergangsfrist der E-Rechnungspflicht. Das bedeutet:
- PDF per E-Mail versenden: Noch erlaubt (mit Zustimmung des Empfängers)
- E-Rechnung (ZUGFeRD) per E-Mail: Immer erlaubt und empfehlenswert
- Papierrechnung per Post: Immer noch erlaubt
Ab 2028 für B2B-Rechnungen: Nur noch E-Rechnungen sind gesetzeskonform.
PDF per E-Mail: Was gilt genau?
Ein normales PDF ist keine E-Rechnung – auch wenn es als E-Mail-Anhang kommt. Es fehlt die maschinenlesbare XML-Struktur nach EN 16931.
Rechtliche Lage 2026: Du darfst ein PDF per E-Mail senden, wenn:
- Der Empfänger dieser Form der Rechnung zugestimmt hat
- Diese Zustimmung muss nicht schriftlich sein – sie gilt als implizit, wenn du schon länger per E-Mail kommunizierst und der Empfänger keine Einwände erhoben hat
Was aber passiert: Das PDF gilt steuerlich als gültige Rechnung (in der Übergangsphase bis 2026/2027/2028). Aber: Es ist technisch keine E-Rechnung und wird ab 2028 nicht mehr ausreichen.
Die einfache Lösung: ZUGFeRD per E-Mail
E-Mail-Vorlage: So formulierst du das Anschreiben zur Rechnung
Vorlage für eine normale Rechnung per E-Mail
Betreff: Rechnung Nr. 2026-042 – [Dein Name / Firma]
Guten Tag [Kundenname],
anbei erhalten Sie meine Rechnung Nr. 2026-042 vom 28.02.2026
über [Betrag] €.
Leistung: [kurze Beschreibung]
Rechnungsbetrag: [Betrag] € (inkl. 19% MwSt.)
Zahlungsziel: 14.03.2026
Bitte überweisen Sie den Betrag bis zum [Datum] auf:
IBAN: DE00 1234 5678 9012 3456 78
BIC: XXXXDEXX
Kontoinhaber: [Dein Name]
Bei Fragen stehe ich gern zur Verfügung.
Mit freundlichen Grüßen,
[Dein Name]
[Adresse / Telefon / Website]Vorlage für eine E-Rechnung (ZUGFeRD) per E-Mail
Betreff: E-Rechnung Nr. 2026-042 – [Dein Name / Firma]
Guten Tag [Kundenname],
anbei erhalten Sie meine Rechnung Nr. 2026-042 vom 28.02.2026
über [Betrag] €.
Die Rechnung liegt im ZUGFeRD-Format vor (EN 16931-konform).
Das bedeutet: Das Dokument enthält sowohl ein lesbares PDF
als auch die strukturierten Rechnungsdaten für Ihre
Buchhaltungssoftware.
Rechnungsbetrag: [Betrag] € (inkl. 19% MwSt.)
Zahlungsziel: 14.03.2026 | IBAN: DE00 1234 5678 9012 3456 78
Mit freundlichen Grüßen,
[Dein Name]Was beim E-Mail-Rechnungsversand rechtlich gilt
Keine qualifizierte elektronische Signatur nötig: Seit 2011 ist die qualifizierte elektronische Signatur für Rechnungen per E-Mail nicht mehr erforderlich. Eine normale E-Mail mit Anhang reicht aus.
Aufbewahrungspflicht: Gesendete Rechnungen und empfangene Bestätigungen müssen archiviert werden. Das gilt für die E-Mail selbst (mindestens 6 Jahre als Geschäftsbrief) und für die Rechnung (8–10 Jahre als Buchungsbeleg).
Keine Registrierung bei Portalen nötig: Du musst dich für das Versenden von E-Rechnungen per E-Mail nirgendwo registrieren. Eine einfache E-Mail-Adresse reicht.
Direkt aus dem Tool versenden: Business GoBD
Mit dem Business GoBD-Plan von kostenlose-erechnung.de (ab 9,90 €/Monat) kannst du Rechnungen direkt aus dem Dashboard per E-Mail an deine Kunden senden – ohne Extra-Schritt über dein E-Mail-Programm.
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