Du suchst ein Rechnungsprogramm, das nichts kostet – aber trotzdem professionell aussieht, gesetzeskonform ist und nicht nach 14 Tagen ein Abo verlangt? Dann ist dieser Artikel genau das Richtige. Wir schauen uns ehrlich an, welche Tools wirklich kostenlos sind, was der Haken ist – und welches Programm für Selbstständige und Kleinunternehmer in Deutschland 2026 am besten passt.
Was muss ein gutes Rechnungsprogramm 2026 können?
Bevor wir vergleichen, klären wir die Anforderungen. 2026 gelten neue Regeln: Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Ab 2028 müssen alle B2B-Rechnungen als E-Rechnung (ZUGFeRD oder XRechnung) versendet werden.
Ein modernes Rechnungsprogramm muss daher:
- ✅ E-Rechnungen erstellen (ZUGFeRD 2.3.3 und/oder XRechnung 3.0.2 nach EN 16931)
- ✅ Gesetzliche Pflichtfelder automatisch prüfen
- ✅ Einfach bedienbar sein – ohne Buchhaltungs-Vorwissen
- ✅ Keine versteckten Kosten haben
- ✅ DSGVO-konform sein, Daten in Deutschland hostet
- ✅ GoBD-konforme Archivierung ermöglichen (für Steuerprüfungen)
Die häufigsten Fallen bei „kostenlosen” Rechnungsprogrammen
Viele Anbieter locken mit „kostenlos” – und meinen damit:
- 14-Tage-Testphase – danach 15–50 €/Monat
- 1 Rechnung kostenlos – dann kostenpflichtig
- Kostenlos mit Wasserzeichen – Branding des Anbieters auf deiner Rechnung
- Kostenlos ohne E-Rechnung – nicht EN 16931-konform, also ab 2028 unbrauchbar
- Kostenlos ohne Datenschutz – Daten auf ausländischen Servern
Wirklich kostenlos bedeutet: Du kannst dauerhaft und ohne Kreditkartendaten Rechnungen erstellen – ohne versteckte Limits, die dich nach einer Woche zur Zahlung zwingen.
Vergleich: Rechnungsprogramme kostenlos 2026
Wir haben die wichtigsten Tools analysiert und nach echten Kosten, E-Rechnungs-Konformität und Benutzerfreundlichkeit bewertet:
kostenlose-erechnung.de (Empfehlung für Selbstständige)
Wirklich kostenlos: 3 E-Rechnungen pro Monat dauerhaft gratis – keine Kreditkarte, keine Testphase.
| Feature | Free | Business GoBD | Business Plus |
|---|---|---|---|
| E-Rechnungen/Monat | 3 | Unbegrenzt | Unbegrenzt |
| ZUGFeRD 2.3.3 | ✅ | ✅ | ✅ |
| XRechnung 3.0.2 | ✅ | ✅ | ✅ |
| EN 16931 Validierung | ✅ | ✅ | ✅ |
| Keine Installation | ✅ | ✅ | ✅ |
| GoBD Cloud-Archiv (10 J.) | ❌ | ✅ | ✅ |
| Kundenverwaltung | ❌ | ✅ | ✅ |
| Mahnwesen | ❌ | ✅ | ✅ |
| E-Mail-Versand | ❌ | ✅ | ✅ |
| KI-Belegscan (OCR) | ❌ | 20/Monat | Unbegrenzt |
| Automatische EÜR | ❌ | ❌ | ✅ |
| DATEV-Export | ❌ | ❌ | ✅ |
| Daten in Deutschland | ✅ | ✅ | ✅ |
| Preis/Monat | 0 € | ab 9,90 € | ab 14,90 € |
Besonderheit: Im kostenlosen Plan werden deine Rechnungsdaten lokal in deinem Browser verarbeitet – nicht auf dem Server gespeichert. Maximaler Datenschutz.
Für wen: Freelancer, Kleinunternehmer, Gründer, Nebenberufliche – besonders ideal für alle, die gerade starten oder selten Rechnungen schreiben.
Kostenlos starten – keine Kreditkarte nötig
Erstelle jetzt deine erste E-Rechnung direkt im Browser – ZUGFeRD & XRechnung inklusive, ohne Anmeldung, ohne Risiko.
Andere Anbieter im Überblick (neutral bewertet)
Es gibt weitere Rechnungsprogramme auf dem deutschen Markt. Bekannte Namen sind Lexoffice, sevDesk, FastBill und Papierkram – alle bieten Testphasen oder begrenzte kostenlose Tarife an.
Was typische Anbieter kosten:
| Anbietertyp | Typischer Einstiegspreis | E-Rechnung inklusive? |
|---|---|---|
| Bekannte Anbieter (Einstieg) | 10–20 €/Monat | Manchmal Aufpreis |
| Bekannte Anbieter (Vollpaket) | 25–50 €/Monat | Meist ja |
| kostenlose-erechnung.de | 0 € (Free) / ab 9,90 € (Business) | Ja, ab Free-Plan |
Ehrliches Fazit zum Markt: Die meisten etablierten Tools sind gut – aber teurer und oft komplexer als nötig für Selbstständige und Kleinunternehmer mit einfachen Anforderungen. Wer nur Rechnungen schreiben, archivieren und gelegentlich Belege erfassen will, zahlt bei diesen Anbietern oft für Features, die er gar nicht braucht.
Tipp: Testphase vs. dauerhaft kostenlos
Was unterscheidet ein Rechnungsprogramm von einem E-Rechnung-Generator?
Du findest im Netz viele einfache E-Rechnung-Generatoren. Der Unterschied:
| Einfacher Generator | Vollständiges Rechnungsprogramm | |
|---|---|---|
| Rechnungen erstellen | ✅ | ✅ |
| E-Rechnung (ZUGFeRD/XRechnung) | Manchmal | ✅ |
| Kundenverwaltung | ❌ | ✅ |
| Mahnwesen | ❌ | ✅ |
| GoBD-Archiv | ❌ | ✅ |
| EÜR / DATEV | ❌ | Nur Premium |
| Angebotserstellung | ❌ | ✅ |
kostenlose-erechnung.de ist beides: Im Free-Plan ein vollwertiger E-Rechnung-Generator. Im Business-Plan ein vollständiges Rechnungsprogramm mit Kundenverwaltung, Mahnwesen, Belegerfassung und Archiv.
Welches Rechnungsprogramm passt zu mir?
flowchart TD
A[Ich brauche ein Rechnungsprogramm] --> B{Wie viele Rechnungen\npro Monat?}
B -->|1–3 Rechnungen| C[Free-Plan reicht aus\nkostenlose-erechnung.de]
B -->|Mehr als 3| D{Brauche ich\nCloud-Archiv & Mahnwesen?}
D -->|Ja| E[Business GoBD\nab 9,90 €/Monat]
D -->|Ich möchte auch\nEÜR & DATEV| F[Business Plus\nab 14,90 €/Monat]
C --> G[✅ Starten ohne Anmeldung\nauf /erstellen]
E --> G
F --> GFür Gründer im ersten Jahr
Starte mit dem kostenlosen Free-Plan. Du erstellst bis zu 3 E-Rechnungen pro Monat, lernst das Format kennen und hast null Kosten. Wenn dein Geschäft wächst, schaltest du einfach auf Business um.
Für Kleinunternehmer mit wenigen Kunden
Der Free-Plan reicht oft dauerhaft. 3 Rechnungen pro Monat = 36 pro Jahr. Für viele Nebenberufliche oder Gelegentlichkeits-Freelancer ist das mehr als genug.
Für aktive Selbstständige mit vielen Kunden
Der Business GoBD-Plan (ab 9,90 €/Monat) lohnt sich ab ca. 4 Rechnungen pro Monat. Du bekommst unbegrenzte Rechnungen, GoBD-Archiv, Mahnwesen und Kundenverwaltung.
Für Selbstständige die auch Buchhaltung wollen
Der Business Plus-Plan (ab 14,90 €/Monat) ist die All-in-One-Lösung: Rechnungen, Belegscan mit KI, automatische EÜR und DATEV-Export für den Steuerberater.
Worauf du beim Test eines Rechnungsprogramms achten solltest
- Ist es wirklich kostenlos? Prüfe nach dem Anmelden, ob nach 14 Tagen eine Zahlungspflicht entsteht
- Erstellt es E-Rechnungen? Frage aktiv: “Ist das ZUGFeRD 2.3.3 oder XRechnung 3.0.2 konform?”
- Werden Pflichtfelder geprüft? Ein gutes Tool zeigt Fehler vor dem Download an
- Wo liegen die Daten? Deutschland oder EU ist wichtig für DSGVO-Konformität
- Gibt es Support? Bei Problemen mit der Steuerbehörde will man einen erreichbaren Ansprechpartner
Alle Funktionen von kostenlose-erechnung.de im Überblick →