Abschlagsrechnung Vorlage kostenlos 2026: Muster & Schritt-für-Schritt-Anleitung

Großes Projekt, langer Zeitraum – und du willst nicht erst nach Monaten dein Geld bekommen? Dann brauchst du Abschlagsrechnungen. Hier erfährst du, wie das System aus Abschlags- und Schlussrechnung funktioniert, welche Pflichtangaben drauf müssen – und wie du die Vorlagen kostenlos nutzt.

Was ist eine Abschlagsrechnung?

Eine Abschlagsrechnung (auch: Anzahlungsrechnung oder Teilrechnung) ist eine Rechnung, die du während eines laufenden Projekts oder Auftrags stellst – noch bevor die gesamte Leistung erbracht ist.

Typische Einsatzfälle:

• Webdesign- oder IT-Projekte mit langer Laufzeit
• Handwerkerleistungen bei größeren Bauprojekten
• Beratungsmandate mit mehrmonatiger Laufzeit
• Agenturen mit langen Projekten

Das Abschlagssystem bietet dir als Auftragnehmer Liquiditätssicherheit: Du musst nicht monatelang vorleisten, ohne Geld zu sehen.

Abschlagsrechnung vs. Schlussrechnung: Das System

flowchart LR
    A[Projekt vereinbart\n5.000 € netto] --> B[Abschlagsrechnung 1\n50% = 2.500 € netto]
    B --> C[Kunde zahlt\n2.500 €]
    C --> D[Projektfortschritt\nweiter Arbeit]
    D --> E[Abschlagsrechnung 2\n25% = 1.250 € netto]
    E --> F[Kunde zahlt\n1.250 €]
    F --> G[Projekt fertiggestellt]
    G --> H[Schlussrechnung\n5.000 € netto gesamt\n./. geleistete Anzahlungen: -3.750 €\n= Restforderung: 1.250 €]

Die Abschlagsrechnung deckt einen vereinbarten Teilbetrag des Gesamtprojekts ab.

Die Schlussrechnung rechnet das gesamte Projekt final ab. Sie enthält:

• Den Gesamtpreis des Projekts
• Abzug aller geleisteten Abschlagszahlungen
• Die verbleibende Restforderung

Mehr zur Schlussrechnung findest du im Schlussrechnung Vorlage Ratgeber.

Pflichtangaben auf der Abschlagsrechnung

Eine Abschlagsrechnung unterliegt denselben gesetzlichen Anforderungen wie jede andere Rechnung (§ 14 Abs. 4 UStG). Zusätzlich gibt es Besonderheiten:

Alle Standardpflichtangaben:

• Name und Adresse beider Parteien
• Steuernummer oder USt-IdNr.
• Ausstellungsdatum
• Fortlaufende Rechnungsnummer (eigene Nummerierung für Abschlagsrechnungen)
• Beschreibung der Teilleistung oder Anzahlung
• Nettobetrag, Steuersatz, Steuerbetrag, Bruttobetrag

Besonderheiten für Abschlagsrechnungen:

• Klare Kennzeichnung als „Abschlagsrechnung” oder „Anzahlungsrechnung”
• Verweis auf das Gesamtprojekt (z.B. Projektnummer oder -name)
• Hinweis, dass es sich um eine Teilleistung handelt

Abschlagsrechnung Vorlage: Muster

Nummerierung von Abschlagsrechnungen

Du hast zwei Möglichkeiten zur Nummerierung:

Option 1: Eigener Nummernkreis für Abschlagsrechnungen

• 2026-ABR-001, 2026-ABR-002 usw.
• Klare Trennung von regulären Rechnungen

Option 2: Fortlaufende Rechnungsnummer

• 2026-041, 2026-042 usw. (wie alle anderen Rechnungen)
• Einfacher zu verwalten, da nur ein Nummernkreis

Beide Varianten sind steuerrechtlich zulässig – wichtig ist nur, dass die Nummerierung fortlaufend und eindeutig ist.

Rechnungen kostenlos erstellen

Der Fokus von kostenlose-erechnung.de liegt aktuell auf Standard- und Kleinunternehmer-Rechnungen. Speziell verkettete Abschlags- und Schlussrechnungen (wie im Bauwesen oft nötig) werden derzeit noch nicht vollautomatisch unterstützt. Du kannst aber jederzeit reguläre E-Rechnungen für deine Teilbeträge nutzen.

Im Business GoBD-Plan (ab 9,90 €/Monat) profitierst du bei all deinen Rechnungen von:

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Häufig gestellte Fragen zur Abschlagsrechnung