Das Projekt ist abgeschlossen – jetzt kommt die Schlussrechnung. Sie ist die finale Rechnung nach einem Projekt, bei dem du bereits Abschlagszahlungen erhalten hast. Wie du sie korrekt erstellst, was drauf stehen muss und wie du die Anzahlungen richtig verrechnest, erfährst du hier.
Was ist eine Schlussrechnung?
Die Schlussrechnung (auch: Endrechnung oder Gesamtrechnung) ist die abschließende Rechnung nach Fertigstellung einer Leistung oder eines Projekts. Sie:
- Stellt den Gesamtpreis des Projekts in Rechnung
- Verrechnet alle bereits erhaltenen Abschlagszahlungen
- Fordert den verbleibenden Restbetrag vom Kunden
Schlussrechnungen sind typisch für Handwerker, Bauunternehmen, IT-Projekte, Agenturen und alle anderen Gewerbe mit längeren Projektlaufzeiten.
Schlussrechnung vs. Abschlagsrechnung
| Abschlagsrechnung | Schlussrechnung | |
|---|---|---|
| Zeitpunkt | Während des Projekts | Nach Projektabschluss |
| Betrag | Teilbetrag (z.B. 50%) | Gesamtbetrag minus Abschläge |
| Inhalt | Anzahlung / Teilleistung | Vollständige Leistungsabrechnung |
| Anzahl | Mehrere möglich | Eine (pro Projekt) |
Zur Abschlagsrechnung findest du weitere Infos im Ratgeber: Abschlagsrechnung Vorlage.
Pflichtangaben auf der Schlussrechnung
Neben den regulären Rechnungspflichtangaben (§ 14 Abs. 4 UStG) muss die Schlussrechnung bei vorherigen Abschlagszahlungen folgende Zusatzelemente enthalten:
- Gesamtleistungsbetrag (inklusive aller bisher abgerechneten Teile)
- Auflistung aller Abschlagsrechnungen mit Nummer, Datum und Betrag
- Abzug der Abschlagsbeträge (netto oder brutto, je nach Methode)
- Restforderung (Gesamtbetrag minus Abschläge)
Umsatzsteuer in der Schlussrechnung
Max Mustermann – Webdesign & Entwicklung
Musterstraße 1 | 10115 Berlin
Steuernummer: 12/345/67890
An:
Kunde GmbH | Kundenstraße 5 | 50667 Köln
USt-IdNr.: DE987654321
SCHLUSSRECHNUNG
Rechnungs-Nr.: 2026-050
Rechnungsdatum: 28.02.2026
Leistungszeitraum: 01.01.2026 – 28.02.2026
Projekt: Neue Unternehmenswebsite
(Gesamtauftrag lt. Angebot 2026-010 vom 01.01.2026)
| Position | Beschreibung | Betrag |
|---|---|---|
| 1 | Webentwicklung gesamt | 4.000,00 € |
| 2 | Design & Konzeption | 1.000,00 € |
Abzug bereits geleisteter Anzahlungen:
– Abschlagsrechnung Nr. 2026-ABR-001 v. 15.01.2026: -2.500,00 €
– Abschlagsrechnung Nr. 2026-ABR-002 v. 01.02.2026: -1.250,00 €
19% MwSt. auf Restbetrag: 237,50 €
Zu zahlender Restbetrag: 1.487,50 €
Zahlungsziel: 14.03.2026
Schlussrechnung als E-Rechnung (ZUGFeRD / XRechnung)
Ab 2028 müssen alle B2B-Rechnungen als E-Rechnung verschickt werden. Schlussrechnungen sind reguläre Rechnungen – also auch davon betroffen. Du kannst schon jetzt deine Schlussrechnungen als ZUGFeRD oder XRechnung erstellen.
Kostenlos als E-Rechnung erstellen
Erstelle deine Schlussrechnung als EN 16931-konforme E-Rechnung direkt im Browser. Füge Abzüge von Abschlagszahlungen einfach als manuelle Negativ-Position hinzu.