Du nimmst ein größeres Projekt an und möchtest eine Anzahlung verlangen, bevor du loslegst. Vollkommen verständlich – aber wie muss die Rechnung dafür aussehen? Was sind die Pflichtangaben, wie behandelst du die Umsatzsteuer, und wie hängt sie mit der späteren Schlussrechnung zusammen?
Dieser Ratgeber erklärt alles Wesentliche zur Anzahlungsrechnung – mit Muster.
Was ist eine Anzahlungsrechnung? (Definition & Abgrenzung)
Eine Anzahlungsrechnung ist eine Rechnung über eine Teilzahlung vor Erbringung der Leistung (Vorauszahlung). Sie wird ausgestellt, bevor das Projekt oder die Lieferung vollständig abgeschlossen ist.
Sie unterscheidet sich von der Abschlagsrechnung (die nach teilweise erbrachter Leistung gestellt wird) dadurch, dass noch gar keine Leistung erbracht wurde.
| Begriff | Zeitpunkt | Wann verwendet |
|---|---|---|
| Anzahlungsrechnung | Vor Beginn der Leistung | Sicherung bei größeren Aufträgen |
| Abschlagsrechnung | Während der Leistung | Meilensteinzahlungen |
| Schlussrechnung | Nach Abschluss der Leistung | Abrechnung des Gesamtprojekts |
→ Mehr zur Abschlagsrechnung: Abschlagsrechnung: Vorlage & Anleitung
Anzahlung vs. Abschlagsrechnung: Der Unterschied erklärt
Der Unterschied ist im Alltag oft unklar – und steuerlich nicht immer relevant, solange du die Pflichtangaben einhältst. Aber:
- Anzahlung: Zahlung vor der Leistung (z. B. 30 % bei Auftragserteilung)
- Abschlag: Zahlung während der Leistung für bisher erbrachte Teilleistungen
Beide Rechnungstypen müssen die gleichen Pflichtangaben enthalten und die Umsatzsteuer korrekt behandeln.
Pflichtangaben auf der Anzahlungsrechnung
Auch eine Anzahlungsrechnung muss alle Pflichtangaben nach §14 UStG enthalten:
- Vollständiger Name und Adresse des Ausstellers
- Vollständiger Name und Adresse des Empfängers
- Steuernummer oder USt-IdNr.
- Ausstellungsdatum
- Rechnungsnummer (fortlaufend, auch Anzahlungsrechnungen erhalten eine eigene Nummer)
- Leistungsbeschreibung – muss auf das Projekt verweisen (z. B. „Anzahlung für Webdesign-Projekt [Name]“)
- Anzahlungsbetrag netto
- Steuersatz und Steuerbetrag
- Anzahlungsbetrag brutto
- Hinweis, dass es sich um eine Anzahlung handelt (z. B. „Anzahlung 30 % gemäß Angebot vom [Datum]“)
Keine voraussichtliche Leistungszeit vergessen
Umsatzsteuer bei Anzahlungen: Was ist zu beachten?
Hier liegt der häufigste Fehler: Die Umsatzsteuer auf eine Anzahlung entsteht bereits im Monat der Zahlung – nicht erst bei Lieferung oder Leistungserbringung.
Das bedeutet:
- Du erhältst im März eine Anzahlung von 1.000 € brutto (inkl. 19 % MwSt. = 159,66 €)
- Im März musst du diese 159,66 € in der Umsatzsteuer-Voranmeldung für März erklären
- Auch wenn du das Projekt erst im Mai abschließt
Als Kleinunternehmer: Du musst keine Umsatzsteuer ausweisen – die Anzahlungsrechnung enthält den § 19 UStG-Hinweis und keinen Steuerausweis.
Anzahlungsrechnung und Schlussrechnung: Das richtige System
Wenn du mit Anzahlungen arbeitest, folgt am Ende des Projekts eine Schlussrechnung, die den Gesamtbetrag ausweist und die Anzahlung verrechnet.
Aufbau der Schlussrechnung:
Gesamthonorar netto: 5.000,00 €
zzgl. 19 % MwSt.: 950,00 €
Gesamtbetrag brutto: 5.950,00 €
./. Bereits geleistete Anzahlung
(Rechnung Nr. 2026-001 vom 15.03.2026):
brutto -1.190,00 €
Verbleibender Restbetrag: 4.760,00 €→ Mehr dazu: Schlussrechnung: Vorlage & Anleitung
Muster-Anzahlungsrechnung: So sieht sie aus
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ANZAHLUNGSRECHNUNG
Max Mustermann Webdesign
Musterstraße 1, 10115 Berlin
Steuernummer: 12/345/67890
IBAN: DE00 1234 5678 9012 3456 78
Empfänger:
Muster GmbH
Beispielweg 5
20095 Hamburg
Rechnungsnummer: 2026-AZ-001
Datum: 26.03.2026
Betreff: Anzahlung – Webdesign-Projekt „Neue Website"
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Position:
Anzahlung 30 % auf das Gesamthonorar für
Webdesign-Projekt „Neue Website" gemäß
Angebot Nr. 2026-A-003 vom 10.03.2026
Voraussichtliche Leistungserbringung: Mai 2026
Nettobetrag (30 %): 1.500,00 €
19 % MwSt.: 285,00 €
Anzahlungsbetrag brutto: 1.785,00 €
Zahlbar bis: 05.04.2026
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- Gehe auf kostenlose-erechnung.de/erstellen
- Fülle deine Absenderdaten aus
- Empfängerdaten eintragen
- Leistungsposition: „Anzahlung X % auf [Projektname] gemäß Angebot Nr. …”
- Betrag und Steuersatz eingeben
- Notizfeld nutzen für den voraussichtlichen Leistungszeitraum
- Download als ZUGFeRD oder PDF
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FAQ: Anzahlungsrechnung
Was ist der Unterschied zwischen Anzahlungsrechnung und Abschlagsrechnung?
Wann entsteht die Umsatzsteuerpflicht bei einer Anzahlung?
Muss die Anzahlungsrechnung eine eigene Rechnungsnummer haben?
Was passiert, wenn das Projekt scheitert und die Anzahlung nicht zurückgezahlt wird?
Darf ich als Kleinunternehmer Anzahlungsrechnungen ausstellen?
Fazit: Anzahlungsrechnungen richtig einsetzen
Mit einer korrekten Anzahlungsrechnung sicherst du dir Liquidität und schützt dich vor Zahlungsausfällen bei größeren Projekten. Das korrekte System aus Anzahlung, ggf. Abschlagsrechnungen und Schlussrechnung signalisiert außerdem Professionalität.
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