E-Rechnungspflicht 2027: Versandpflicht für Unternehmen ab 800.000 € Umsatz

Ab dem 1. Januar 2027 ändert sich für einen Teil der deutschen Unternehmen etwas grundlegend: Die E-Rechnungspflicht beim Versenden gilt jetzt auch für sie – nicht mehr nur beim Empfangen. Für wen gilt das genau? Was passiert 2027, was 2028? Und wie bereitest du dich rechtzeitig vor? Dieser Ratgeber gibt dir alle Antworten.

Rückblick: Was bisher galt (2025–2026)

Bevor wir zu 2027 kommen, kurz zur Ausgangslage:

Seit 01.01.2025: Alle Unternehmen in Deutschland müssen E-Rechnungen empfangen können. Das gilt ohne Ausnahme und ohne Übergangsfrist.

2025–2026 (Übergangsfrist): Beim Versenden durfte bisher noch Papier oder PDF genutzt werden. Das ändert sich 2027 für die erste Unternehmensgruppe.

Was ändert sich ab 01. Januar 2027?

Ab dem 1. Januar 2027 tritt die Versandpflicht für E-Rechnungen für alle Unternehmen in Kraft, deren Vorjahresumsatz (2026) mehr als 800.000 € betrug.

Diese Unternehmen müssen dann für alle inländischen B2B-Rechnungen das E-Rechnungsformat nutzen – also ZUGFeRD oder XRechnung nach EN 16931. Papier und einfache PDF-Rechnungen sind dann nicht mehr ausreichend.

Was genau bedeutet „Vorjahresumsatz > 800.000 €“?

• Der Gesamtumsatz aus dem Jahr 2026 muss über 800.000 € liegen
• Es geht um den Gesamtumsatz des Unternehmens – nicht nur den B2B-Anteil
• Maßgeblich ist das Steuerjahr 2026 (01.01.2026 – 31.12.2026)

flowchart TD
    A{Vorjahresumsatz 2026?} -->|mehr als 800.000 €| B[E-Rechnung Versandpflicht\nab 01.01.2027]
    A -->|maximal 800.000 €| C[Übergangsfrist verlängert\nbis 31.12.2027]
    B --> D[ZUGFeRD 2.3.3 oder\nXRechnung 3.0.2 verwenden]
    C --> E{Vorjahresumsatz 2027?}
    E -->|egal wie hoch| F[E-Rechnung Versandpflicht\nab 01.01.2028 für alle]

Wer ist 2027 betroffen – und wer noch nicht?

E-Rechnungspflicht 2028: Das Ende der Übergangsfrist

Ab dem 1. Januar 2028 gilt die Versandpflicht für alle Unternehmen – unabhängig von Umsatz oder Größe. Es gibt dann keine Übergangsfrist mehr für inländische B2B-Rechnungen.

Der vollständige Zeitplan:

Welches Format muss ich verwenden?

Beide Formate sind gesetzeskonform – du kannst wählen:

ZUGFeRD 2.3.3 (empfohlen für B2B):

• Hybrides Format: PDF + eingebettetes XML
• Dein Kunde sieht das gewohnte PDF
• Software liest automatisch das XML
• Aktuelle Version: 2.3.3 (seit 15.01.2026)

XRechnung 3.0.2 (für Behörden):

• Reines XML-Format
• Kein visuelles PDF
• Pflicht für Rechnungen an Bundesbehörden

Wie bereitest du dich auf die E-Rechnungspflicht 2027 vor?

Ob du 2027 oder erst 2028 betroffen bist – die Vorbereitung lohnt sich jetzt. Hier ist deine Checkliste:

Checkliste: E-Rechnungs-Vorbereitung

• E-Rechnungen empfangen – kannst du bereits ZUGFeRD und XRechnung öffnen und lesen? → kostenlose-erechnung.de/auslesen kostenlos testen
• E-Rechnungen erstellen – hast du ein Tool, das ZUGFeRD 2.3.3 oder XRechnung 3.0.2 korrekt nach EN 16931 erstellt? → kostenlose-erechnung.de/erstellen testen
• Archivierung – werden empfangene E-Rechnungen in ihrer Originalform (XML/PDF+XML) aufbewahrt? → GoBD-konformes Cloud-Archiv nutzen
• Lieferanten informieren – weißt du, welche deiner Lieferanten 2027 E-Rechnungen senden müssen?
• Kunden informieren – weißt du, welche deiner Kunden 2027 von dir E-Rechnungen fordern werden?
• Rechnungsprozess dokumentieren – Verfahrensdokumentation (GoBD) für dein Archivierungssystem erstellen

Was passiert, wenn du 2027 keine E-Rechnungen sendest?

Wenn du ab 2027 betroffen bist (Umsatz > 800.000 €) und weiterhin Papier oder PDF versendest:

• Du stellst formal keine korrekte Rechnung aus
• Der Empfänger kann berechtigt sein, die Rechnung abzulehnen
• Du verlierst möglicherweise den Anspruch auf Bezahlung, wenn die Rechnung formal ungültig ist
• Das Finanzamt kann Bußgelder verhängen

Für Selbstständige und Kleinunternehmer mit geringerem Umsatz: Du hast noch Zeit bis Ende 2027 – aber nutze diese Zeit zur Vorbereitung. Die Umstellung ist mit dem richtigen Tool keine große Sache.

Für Selbstständige unter 800.000 €: Jetzt schon wechseln?

Auch wenn du 2027 noch nicht gesetzlich verpflichtet bist, gibt es gute Gründe, freiwillig früher umzusteigen:

1. Deine Kunden fordern es: Viele große Unternehmen bevorzugen oder verlangen bereits E-Rechnungen
2. Es kostet nichts: Mit kostenlose-erechnung.de ist die Umstellung kostenlos
3. Du übst rechtzeitig: Besser jetzt einmal ausprobieren als 2028 unter Druck
4. Professioneller Eindruck: Wer heute schon E-Rechnungen schickt, wirkt kompetenter

E-Rechnungspflicht 2026 und 2027 im Vergleich

Zur allgemeinen Übersicht über die Übergangsfristen: E-Rechnungspflicht 2026 – Übergangsfristen erklärt.

Häufig gestellte Fragen zur E-Rechnungspflicht 2027