Die E-Rechnungspflicht hat viele Selbstständige und Kleinunternehmer verunsichert. Was muss ich wirklich wann tun? Was gilt jetzt 2026? Und was passiert, wenn ich nichts ändere? Dieser Ratgeber gibt dir klare Antworten – ohne Juristendeutsch, mit konkreten Handlungsschritten.
Was ist die E-Rechnungspflicht?
Seit dem 1. Januar 2025 verpflichtet das Wachstumschancengesetz 2024 alle Unternehmen in Deutschland zu einer schrittweisen Einführung der elektronischen Rechnung (E-Rechnung) im B2B-Bereich.
Das Gesetz hat zwei Seiten:
- Empfangen: Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen technisch empfangen können
- Versenden: Unternehmen müssen schrittweise auf E-Rechnungen umsteigen (mit Übergangsfristen)
Aber was ist eigentlich eine E-Rechnung? Wichtig: Ein normales PDF ist keine E-Rechnung!
Was zählt als E-Rechnung?
Eine echte E-Rechnung nach deutschem Recht muss dem europäischen Standard EN 16931 entsprechen. Sie enthält eine maschinenlesbare XML-Struktur, die Buchhaltungssoftware automatisch verarbeiten kann.
Gültige E-Rechnungsformate in Deutschland:
- XRechnung – reines XML-Dokument (aktuell Version 3.0.2)
- ZUGFeRD – hybrides Format: PDF + eingebettetes XML (aktuell Version 2.3.3)
Was KEINE E-Rechnung ist:
- Normales PDF (auch wenn als Anhang)
- Word-Dokument, Excel-Datei
- Eingescannte Papierrechnung
- HTML-Rechnung per E-Mail
Wer ist von der E-Rechnungspflicht betroffen?
Die E-Rechnungspflicht gilt für inländische B2B-Transaktionen – also Rechnungen zwischen Unternehmen, die beide in Deutschland umsatzsteuerpflichtig registriert sind.
Betroffen: Inländische B2B-Rechnungen
- Zwischen zwei deutschen Unternehmen
- Für steuerbare und steuerpflichtige Leistungen in Deutschland
Nicht betroffen (Ausnahmen):
| Ausnahme | Erklärung |
|---|---|
| B2C | Rechnungen an Privatpersonen – keine Pflicht |
| Kleinbetragsrechnungen ≤ 250 € brutto | § 33 UStDV – vereinfachte Regelung |
| Steuerfreie Umsätze | z.B. bestimmte Versicherungsleistungen, Finanzdienstleistungen (§ 4 Nr. 8–29 UStG) |
| Grenzüberschreitende Rechnungen | EU-Ausland oder Drittländer – noch keine Pflicht |
| Kleinunternehmer (§ 19 UStG) | Beim Versenden dauerhaft befreit; beim Empfangen aber Pflicht! |
Kleinunternehmer: Empfangen ja, Versenden nein
Die Übergangsfristen 2025–2028: Der komplette Zeitplan
gantt
title E-Rechnungspflicht: Übergangsfristen 2025–2028
dateFormat YYYY-MM-DD
axisFormat %Y
section Empfangen (alle Unternehmen)
E-Rechnungen EMPFANGEN – Pflicht für alle :done, 2025-01-01, 2029-01-01
section Versenden – Übergangsfrist
Papier & PDF noch erlaubt (alle Unternehmen) :active, 2025-01-01, 2026-12-31
Papier & PDF noch erlaubt (Umsatz ≤ 800k €) :2027-01-01, 2027-12-31
section Versandpflicht E-Rechnung
E-Rechnung Pflicht (Umsatz > 800.000 €) :crit, 2027-01-01, 2029-01-01
E-Rechnung Pflicht für ALLE :crit, 2028-01-01, 2029-01-01Phase 1: Seit 01. Januar 2025 – Empfangen ist Pflicht
Alle Unternehmen in Deutschland müssen seit dem 1. Januar 2025 technisch in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Diese Pflicht gilt sofort, ohne Übergangszeit und ohne Ausnahmen (außer für Privatpersonen und B2C-Händler).
Was du brauchst:
- Eine E-Mail-Adresse, an die E-Rechnungen gesendet werden können
- Software zum Öffnen und Lesen von ZUGFeRD- (PDF+XML) oder XRechnungs-Dateien (XML)
Das kostenlose Tool kostenlose-erechnung.de/auslesen ermöglicht dir das direkt im Browser.
Phase 2: 2025–2026 – Übergangsfrist beim Versenden
Bis zum 31. Dezember 2026 darfst du noch Rechnungen als Papier oder PDF versenden. Dabei gilt:
- Papierrechnung: immer erlaubt
- PDF per E-Mail: erlaubt, aber der Empfänger muss zustimmen (implizite Zustimmung durch E-Mail-Korrespondenz ist meist ausreichend)
- E-Rechnung (ZUGFeRD/XRechnung): immer erlaubt – und empfehlenswert!
Phase 3: Ab 01. Januar 2027 – Versandpflicht für große Unternehmen
Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz (2026) von mehr als 800.000 € E-Rechnungen für alle inländischen B2B-Transaktionen versenden. Papier oder PDF reicht dann nicht mehr.
Für Selbstständige und Kleinunternehmer mit geringerem Umsatz gilt noch eine verlängerte Übergangsfrist bis Ende 2027.
Phase 4: Ab 01. Januar 2028 – Versandpflicht für alle
Ab dem 1. Januar 2028 müssen alle Unternehmen in Deutschland für inländische B2B-Rechnungen E-Rechnungen versenden. Die Übergangsfrist endet endgültig.
Quelle: BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025
Was gilt konkret im Jahr 2026?
2026 ist das letzte Jahr der universellen Übergangsfrist. Hier ist, was du in diesem Jahr tun darfst und musst:
Was du 2026 tun musst (Pflicht):
E-Rechnungen empfangen können – das war seit 2025 Pflicht und bleibt es:
- Richte eine dedizierte E-Mail-Adresse für E-Rechnungen ein (z.B. buchhaltung@deinewebsite.de)
- Stelle sicher, dass du ZUGFeRD-PDFs und XRechnung-XMLs öffnen und lesen kannst
- Archiviere empfangene E-Rechnungen in ihrer Originalform (nicht ausdrucken und wegwerfen!)
Was du 2026 noch darf (Übergangsrecht):
- Rechnungen noch als Papier versenden
- Rechnungen noch als PDF per E-Mail versenden (mit Empfänger-Zustimmung)
- Freiwillig ZUGFeRD oder XRechnung versenden – immer erlaubt
Was du 2026 nicht mehr tun solltest:
- Ignorieren, dass E-Rechnungen Pflicht kommen werden – die Zeit läuft
- E-Rechnungen von Lieferanten ungelesen ablegen oder ausdrucken und wegwerfen
Jetzt vorbereiten: So wirst du E-Rechnungs-fit
Du hast noch Zeit – aber sie läuft. Hier sind die konkreten Schritte, um dich vorzubereiten:
Schritt 1: E-Rechnungen empfangen testen
Lade eine ZUGFeRD-Datei oder XRechnung herunter und probiere sie zu öffnen. Nutze dafür kostenlose-erechnung.de/auslesen – einfach Datei hochladen, Rechnungsdaten werden sofort angezeigt.
Schritt 2: Erste eigene E-Rechnung erstellen
Erstelle jetzt deine erste E-Rechnung – kostenlos und ohne Anmeldung auf kostenlose-erechnung.de/erstellen. Lerne das Format kennen, bevor es Pflicht wird.
Schritt 3: Archivierungsprozess aufsetzen
Empfangene E-Rechnungen müssen in ihrer Originalform archiviert werden (XML-Datei oder ZUGFeRD-PDF mit eingebettetem XML). Mehr dazu im Ratgeber: E-Rechnung Archivierung.
Schritt 4: Software oder Tool wählen
Für dauerhaft mehr als 3 Rechnungen pro Monat lohnt sich der Business GoBD-Plan von kostenlose-erechnung.de (ab 9,90 €/Monat):
- Unbegrenzte E-Rechnungen
- GoBD-konformes Cloud-Archiv (10 Jahre)
- Direkter E-Mail-Versand
- Kundenverwaltung
Jetzt E-Rechnungs-fit werden
Erstelle deine erste gesetzeskonforme E-Rechnung in 3 Minuten – kostenlos, ohne Anmeldung. ZUGFeRD 2.3.3 & XRechnung 3.0.2 inklusive.
Was kostet es, nicht vorbereitet zu sein?
Für das Empfangen: Kannst du E-Rechnungen deiner Lieferanten nicht empfangen, bist du formal nicht mehr in der Lage, deine gesetzlichen Pflichten zu erfüllen. Das kann im schlimmsten Fall zu einer Ablehnung des Vorsteuerabzugs führen.
Für das Versenden ab 2028: Wer dann noch Papier-Rechnungen schickt, stellt formal keine korrekte Rechnung aus. Das kann dazu führen, dass:
- Der Empfänger die Rechnung nicht akzeptiert
- Du keinen Anspruch auf den Rechnungsbetrag geltend machen kannst
- Das Finanzamt Bußgelder verhängt
E-Rechnungsformate im Vergleich: XRechnung vs. ZUGFeRD
Beide Formate sind gesetzeskonform – aber für verschiedene Einsatzgebiete:
| XRechnung | ZUGFeRD 2.3.3 | |
|---|---|---|
| Format | Reines XML | PDF mit eingebettetem XML |
| Lesbar für Menschen | Nein (nur Software) | Ja (PDF-Ansicht) |
| Pflicht für | Rechnungen an Bundesbehörden | B2B-Rechnungen |
| Aktuelle Version | 3.0.2 | 2.3.3 (seit 15.01.2026) |
| Empfehlung für | B2G | B2B |
Mehr im ausführlichen Format-Vergleich: XRechnung vs. ZUGFeRD vs. Peppol.
E-Rechnungspflicht 2027 – was kommt als nächstes?
Ab 2027 wird es für Unternehmen mit hohem Umsatz ernst. Alles zur nächsten Stufe der Pflicht erfährst du im Ratgeber: E-Rechnungspflicht 2027 – Versandpflicht.