Du bist selbstständig. Du schreibst Rechnungen, du machst Ausgaben, du arbeitest. Und am Ende des Jahres kommt die Frage: Was habe ich eigentlich verdient? Und wie viel Steuer muss ich dafür zahlen?
Die Antwort liegt in der Einnahmen-Überschuss-Rechnung – kurz: EÜR.
Die EÜR ist das wichtigste Dokument für die Mehrheit aller Selbstständigen in Deutschland. Trotzdem verstehen viele nicht genau, was sie ist, wie sie funktioniert – und wie man sie richtig erstellt.
Dieser Ratgeber erklärt dir alles. Schritt für Schritt, ohne Steuer-Chinesisch. Am Ende weißt du genau, was die EÜR von dir verlangt – und wie du sie mit deutlich weniger Aufwand erstellst als du denkst.
Was ist die EÜR? Einfach erklärt
Die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) ist eine vereinfachte Form der Gewinnermittlung. Sie zeigt dem Finanzamt, wie viel Gewinn du in einem Geschäftsjahr gemacht hast.
Die Formel ist simpel:
Einnahmen – Betriebsausgaben = Gewinn (= Überschuss)Auf diesen Gewinn zahlst du Einkommensteuer. Je höher der Gewinn, desto mehr Steuer. Je mehr Betriebsausgaben du korrekt erfasst, desto kleiner der Gewinn – und desto weniger Steuer.
Das klingt banal – aber es ist die Grundlage deiner gesamten Steuerplanung.
Wer muss eine EÜR machen?
Die EÜR gilt für:
- Freiberufler (Ärzte, Anwälte, Architekten, Journalisten, Programmierer, Therapeuten etc.)
- Selbstständige und Einzelunternehmer
- Kleinunternehmer nach § 19 UStG
- Gewerbetreibende, die unterhalb der Buchführungspflicht-Grenzen liegen
Du bist buchführungspflichtig (und musst dann eine Bilanz statt einer EÜR erstellen), wenn dein Gewerbe eines dieser Kriterien erfüllt:
- Jahresumsatz über 600.000 €
- Jahresgewinn über 60.000 €
- Du bist im Handelsregister eingetragen (OHG, KG – nicht GbR oder Einzelunternehmen)
Wenn du diese Grenzen nicht überschreitest (und das ist bei den meisten, die diesen Artikel lesen, so), machst du eine EÜR.
Freiberufler haben hier Vorteile
EÜR vs. Doppelte Buchführung (Bilanz)
Was ist eigentlich der Unterschied? Eine kurze Gegenüberstellung:
| EÜR | Doppelte Buchführung (Bilanz) | |
|---|---|---|
| Für wen? | Freiberufler, kleine Gewerbe | Größere Gewerbe, Kapitalgesellschaften |
| Aufwand | Gering – nur Einnahmen und Ausgaben | Hoch – jede Buchung doppelt erfassen |
| Prinzip | Zufluss-/Abfluss-Prinzip | Periodenabgrenzung |
| Jahresabschluss | EÜR (Anlage EÜR) | Bilanz + GuV |
| Steuerberater nötig? | Optional, aber sinnvoll | Fast immer nötig |
Die EÜR ist also bewusst vereinfacht. Das ist dein Vorteil als Selbstständiger.
Das Zufluss-Abfluss-Prinzip: Wann zählt eine Einnahme?
Das ist der wichtigste konzeptionelle Unterschied zur Bilanzierung.
Bei der EÜR gilt das Zufluss-Abfluss-Prinzip (§ 11 EStG):
- Eine Einnahme zählt in dem Jahr, in dem das Geld tatsächlich auf deinem Konto eingegangen ist.
- Eine Ausgabe zählt in dem Jahr, in dem du das Geld tatsächlich bezahlt hast.
Beispiel: Du stellst im Dezember 2025 eine Rechnung. Der Kunde zahlt erst im Januar 2026. Für deine EÜR 2025 ist diese Einnahme nicht relevant. Sie zählt in der EÜR 2026 – weil das Geld erst 2026 geflossen ist.
Das klingt logisch. Aber es hat Konsequenzen für deine Planung: Wenn du zum Jahresende noch große Ausgaben erwartest, lohnt es sich, sie noch im laufenden Jahr zu bezahlen, um den Gewinn zu reduzieren.
Ausnahme: Regelmäßig wiederkehrende Zahlungen
Was gehört zu den Einnahmen?
Einnahmen sind alle Geldflüsse, die du in deinem Betrieb vereinnahmst:
Typische Einnahmen:
- Alle bezahlten Ausgangsrechnungen (Kundenrechnungen)
- Vereinnahmte Umsatzsteuer (wenn du regelbesteuert bist)
- Einnahmen aus Verkäufen
- Abschlagszahlungen von Kunden
- Erstattungen von Versicherungen (wenn beruflich veranlasst)
- Honorare, Provisionen, Lizenzgebühren
Was sind KEINE Einnahmen:
- Privateinlagen (Geld, das du privat in dein Unternehmen steckst)
- Kredite und Darlehen
- Umsatzsteuer-Erstattungen vom Finanzamt (die waren nie Einnahme)
Was gehört zu den Betriebsausgaben?
Betriebsausgaben sind alle Ausgaben, die durch deinen Betrieb veranlasst sind. Sie reduzieren deinen Gewinn.
Hier ein Überblick der wichtigsten Kategorien (alle in kostenlose-erechnung.de erfassbar):
| Kategorie | Typische Ausgaben |
|---|---|
| Büromaterial | Papier, Stifte, Toner, kleine Bürogeräte |
| Software & Lizenzen | Tools, Cloud-Dienste, Buchhaltungssoftware |
| Werbung & Marketing | Anzeigen, Website, Design, Visitenkarten |
| Reisekosten | Zugtickets, Fahrten, Hotel, Tagegeld |
| Telefon & Internet | Mobilfunk, Festnetz, Internet (geschäftl. Anteil) |
| Miete & Nebenkosten | Büro, Coworking, Homeoffice-Pauschale |
| Fortbildung | Kurse, Seminare, Fachliteratur |
| Bewirtung | Geschäftsessen (70 % absetzbar) |
| Versicherungen | Berufshaftpflicht, Betriebshaftpflicht |
| Fahrzeugkosten | Benzin, KFZ-Versicherung, Wartung |
| Porto & Versand | Briefporto, Pakete, Versandkosten |
| Steuerberatung | Kosten für den Steuerberater |
Alle Details zu den Kategorien findest du in unserem separaten Ratgeber: Betriebsausgaben Kategorien: Was Selbstständige 2026 absetzen können
Die EÜR Schritt für Schritt erstellen
Schritt 1: Alle Einnahmen sammeln
Gehe alle bezahlten Rechnungen des Jahres durch. Wenn du kostenlose-erechnung.de nutzt, findest du alle Ausgangsrechnungen in deinem Rechnungsarchiv – mit Zahlungsstatus. Nur bezahlte Rechnungen gehören in die EÜR.
Schritt 2: Alle Betriebsausgaben erfassen
Gehe alle deine Belege des Jahres durch. Hast du jeden Beleg erfasst und einer Kategorie zugeordnet? Falls du die Belegverwaltung nutzt, sind alle Ausgaben bereits kategorisiert.
Vergiss nicht:
- Abschreibungen (AfA) für teure Anschaffungen
- Häusliches Arbeitszimmer oder Homeoffice-Pauschale
- Private KFZ-Nutzung (Privatanteil korrekt herausrechnen)
Schritt 3: Gewinn berechnen
Betriebseinnahmen
− Betriebsausgaben (alle Kategorien)
= Gewinn (Überschuss)Das ist dein steuerlicher Gewinn. Darauf zahlst du Einkommensteuer nach dem persönlichen Steuersatz.
Schritt 4: Anlage EÜR ausfüllen
Die EÜR wird beim Finanzamt als “Anlage EÜR” zur Einkommensteuererklärung eingereicht. Seit 2017 muss sie elektronisch über ELSTER (das Finanzamt-Portal) eingereicht werden.
Welche Daten brauchst du?
- Alle Einnahmen nach Art (Umsatzerlöse, sonstige Einnahmen, USt-Erstattungen etc.)
- Alle Ausgaben nach Kategorien (genau die Kategorien aus der Belegverwaltung)
- Abschreibungsliste (falls Wirtschaftsgüter über 800 € vorhanden)
- Private Kfz-Nutzung (1%-Regelung oder Fahrtenbuch)
- Entnahmen und Einlagen
Tipp: Wenn du deine Belege konsequent im Dashboard kategorisiert hast, hat dein Steuerberater alles, was er für die Anlage EÜR braucht. Du sparst Beratungszeit – und damit Geld.
Die EÜR-Übersicht in kostenlose-erechnung.de
Wer Belege digital und strukturiert in kostenlose-erechnung.de erfasst, bekommt die EÜR-Übersicht praktisch “gratis” dazu.
Was die EÜR-Ansicht zeigt
Im Dashboard unter Belege → EÜR siehst du jederzeit:
Die 4 wichtigsten Kennzahlen:
- Gesamteinnahmen für das ausgewählte Jahr
- Gesamtausgaben für das ausgewählte Jahr
- Überschuss (Gewinn) – Einnahmen minus Ausgaben
- Gesamte Umsatzsteuer – für regelbesteuerte Unternehmer
Monatliche Aufschlüsselung:
Eine Tabelle zeigt dir für jeden Monat:
- Einnahmen in diesem Monat
- Ausgaben in diesem Monat
- Nettoergebnis (Gewinn oder Verlust)
- Visualisierung als Balkendiagramm
Das ist ideal, um saisonale Schwankungen zu erkennen und rechtzeitig zu reagieren: Monate mit hohen Ausgaben und geringen Einnahmen sieht du auf einen Blick.
Kategorienaufschlüsselung (Ausgaben):
Die Ausgaben werden nach Kategorien aufgegliedert und sortiert:
- Welche Kategorie kostet am meisten?
- Wie viel Prozent meiner Gesamtausgaben entfallen auf Software?
- Wie viele Belege habe ich in der Kategorie Reisekosten?
Diese Übersicht ist gold wert – nicht nur für die Steuer, sondern auch für die Unternehmenssteuerung.
Das Zufluss-/Abflussprinzip im Tool
Das Tool berücksichtigt automatisch das korrekte steuerliche Prinzip:
- Es nutzt das Zahlungsdatum (
paidAt), wenn es verfügbar ist – das ist das tatsächliche Datum, an dem Geld geflossen ist - Falls nicht vorhanden: Es greift auf das Belegdatum (
date) zurück - Als letzter Fallback: das Erstellungsdatum
Damit ist sichergestellt, dass Einnahmen und Ausgaben dem richtigen Jahr zugeordnet werden – so wie es das Steuerrecht verlangt.
Export für Steuerberater
Du kannst alle Daten jederzeit als CSV exportieren – für deinen Steuerberater, für ELSTER oder zur Eigenablage. Das Format ist klar strukturiert und enthält alle für die EÜR relevanten Felder.
EÜR-Übersicht immer im Blick
Mit kostenlose-erechnung.de siehst du deinen Gewinn in Echtzeit – aufgeschlüsselt nach Monat und Kategorie. Perfekte Grundlage für die Steuererklärung.
Umsatzsteuer in der EÜR: Was viele verwechseln
Hier gibt es einen entscheidenden Unterschied zwischen Kleinunternehmern und regelbesteuerten Unternehmern.
Kleinunternehmer (§ 19 UStG)
Du stellst keine Mehrwertsteuer in deinen Rechnungen aus und bekommst keine Vorsteuer vom Finanzamt zurück.
Für die EÜR bedeutet das:
- Deine Einnahmen sind Bruttobeiträge (ohne MwSt – weil du gar keine berechnest)
- Deine Ausgaben kannst du ebenfalls brutto ansetzen – weil du keine Vorsteuer abziehst
Die EÜR ist für Kleinunternehmer deshalb besonders einfach.
Regelbesteuerter Unternehmer
Du stellst 19 % oder 7 % Mehrwertsteuer auf deinen Rechnungen aus und machst Vorsteuer bei Eingangsrechnungen geltend.
Für die EÜR bedeutet das:
- Deine Einnahmen werden netto ausgewiesen (ohne vereinnahmte USt)
- Die vereinnahmte USt zahlst du ans Finanzamt – sie ist keine Einnahme
- Deine Ausgaben werden ebenfalls netto ausgewiesen – die bezahlte Vorsteuer bekommst du ja zurück
Das macht die EÜR für regelbesteuerte Unternehmer etwas komplexer. Der Vorteil: Du zahlst Steuer nur auf deinen echten Gewinn, nicht auf den Umsatz.
Vorsteuer automatisch berechnet
Häufige Fehler bei der EÜR
Fehler 1: Privatentnahmen als Betriebsausgaben buchen
Du überweist dir selbst Geld vom Geschäftskonto? Das ist eine Privatentnahme, keine Betriebsausgabe. Sie reduziert deinen Gewinn nicht. Trotzdem ist sie in der EÜR zu erfassen – separat.
Fehler 2: Unbezahlte Rechnungen als Einnahmen erfassen
Denke ans Zufluss-Prinzip: Eine Rechnung, die noch nicht bezahlt wurde, gehört nicht in die EÜR. Erst wenn das Geld auf deinem Konto ist.
Fehler 3: Abschreibungen vergessen
Kaufst du einen Laptop für 1.200 €? Den darfst du nicht sofort als Betriebsausgabe absetzen. Du schreibst ihn über 3 Jahre ab – also 400 € pro Jahr. Vergisst du die AfA, ist deine EÜR falsch.
Fehler 4: Steuerberater-Rechnung nicht erfassen
Die Kosten für deinen Steuerberater sind vollständig absetzbar. Trotzdem vergessen viele, ihn als Betriebsausgabe zu erfassen – weil er “irgendwie selbstverständlich” ist.
Fehler 5: Rücklastschriften oder Stornierungen nicht berücksichtigen
Wenn ein Kunde eine Zahlung zurückbucht oder du eine Gutschrift ausstellst, muss das korrekt in der EÜR erscheinen. Negative Buchungen werden oft vergessen.
Mehr zu Gutschriften und Rechnungskorrekturen: Gutschrift oder Rechnungskorrektur? Der Guide 2026
EÜR und Gewerbesteuer: Was musst du wissen?
Wenn du Gewerbetreibender bist (nicht Freiberufler), zahlst du ab einem Gewinn von 24.500 € auch Gewerbesteuer.
Die Grundlage für die Gewerbesteuer ist der Gewerbeertrag – er basiert auf deinem EÜR-Gewinn, wird aber um bestimmte Hinzurechnungen und Kürzungen modifiziert.
Freiberufler zahlen KEINE Gewerbesteuer. Das ist einer der großen Steuervorteile des Freiberufler-Status.
Ob du Freiberufler oder Gewerbetreibender bist, hängt von deiner Tätigkeit ab. Mehr dazu in unserem Ratgeber: Freie Berufe Liste Deutschland 2026: Bin ich Freiberufler?
Wichtige Fristen rund um die EÜR
| Termin | Was ist fällig? |
|---|---|
| 31. Juli des Folgejahres | Abgabe der Einkommensteuererklärung (inkl. Anlage EÜR), wenn du ohne Steuerberater einreichst |
| 28./29. Februar des übernächsten Jahres | Abgabe mit Steuerberater (verlängerte Frist) |
| Bis 10. jedes Monats | Umsatzsteuer-Voranmeldung (monatlich oder quartalsweise) |
| 31. Juli des Folgejahres | Umsatzsteuer-Jahreserklärung |
| Vierteljährlich | Vorauszahlungen auf Einkommensteuer (Jan, Apr, Jul, Okt) |
Fristen nicht verpassen!
EÜR erstellen mit kostenlose-erechnung.de: So funktioniert es
Die gute Nachricht: Du musst keine komplizierte Software kaufen, um eine solide Grundlage für deine EÜR zu haben.
Mit kostenlose-erechnung.de hast du in einem Tool:
- Ausgangsrechnungen sauber erstellt und archiviert – als Grundlage für die Einnahmen-Seite
- Belege kategorisiert und archiviert – als Grundlage für die Ausgaben-Seite
- EÜR-Übersicht im Dashboard – für den direkten Überblick
- CSV-Export – für deinen Steuerberater oder ELSTER
Das spart dir Stunden bei der Steuererklärung.
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Häufige Fragen zur EÜR
Muss ich als Kleinunternehmer eine EÜR machen?
Brauche ich einen Steuerberater für die EÜR?
Was ist der Unterschied zwischen EÜR und Gewinnermittlung?
Wann muss ich von der EÜR zur Bilanzierung wechseln?
Zählt eine unbezahlte Rechnung als Einnahme in der EÜR?
Kann ich die EÜR-Daten aus kostenlose-erechnung.de direkt für ELSTER nutzen?
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- EÜR-Übersicht – automatisch berechnet, jederzeit aktuell
- Betriebsausgaben erfassen – mit KI-Kategorisierung
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Weiterführende Artikel:
- Betriebsausgaben Kategorien: Was Selbstständige 2026 absetzen können
- Betriebsausgaben erfassen & Belege verwalten: Der komplette Guide
- Belege digitalisieren 2026: Scannen, KI-OCR & GoBD-archivieren
- Rechnungen digital archivieren: GoBD-konform in 3 Schritten (2026)
- Freie Berufe Liste Deutschland 2026: Bin ich Freiberufler?
- Selbstständig machen Checkliste 2026
- Was muss in eine Rechnung als Kleinunternehmer?