Rechnungen digital archivieren: GoBD-konform in 3 Schritten (2026)

Hand aufs Herz: Wo landen deine Rechnungen gerade? In einem Ordner auf dem Desktop? In deinem E-Mail-Postfach? Oder – schlimmster Fall – irgendwo ausgedruckt in einem Schuhkarton?

Wenn ja, hast du ein Problem. Denn seit 2025 gelten in Deutschland verschärfte Regeln für die digitale Archivierung von Rechnungen. Und im Jahr 2026 gibt es keine Ausreden mehr: Das Finanzamt erwartet, dass du deine Belege GoBD-konform aufbewahrst. Verstöße können teuer werden – Stichwort Vorsteuerabzug, Steuernachzahlung, Betriebsprüfung.

Aber keine Panik. In diesem Ratgeber zeigen wir dir in 3 einfachen Schritten, wie du deine Rechnungen korrekt digital archivierst. Ohne Jura-Studium, ohne teure Software und ohne stundenlanges Einlesen. Am Ende weißt du genau, was zu tun ist – und wie dir ein kostenloses Tool dabei hilft.

Was bedeutet “GoBD” – und warum betrifft es dich?

“GoBD” steht für “Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff”. Klingt sperrig – ist aber im Kern ganz einfach.

Die GoBD sind Regeln des Bundesfinanzministeriums. Sie beschreiben, wie du deine Buchhaltung digital führen und archivieren musst, damit das Finanzamt alles nachvollziehen kann. Und ja: Diese Regeln gelten für alle Unternehmer in Deutschland. Egal ob du:

• Selbstständiger oder Freelancer bist
• Ein Kleinunternehmen führst (auch mit Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG)
• Gerade erst gegründet hast (hier findest du unsere Checkliste für den Start in die Selbstständigkeit 2026)
• Als Student ein Nebengewerbe betreibst

Die 5 goldenen GoBD-Regeln auf einen Blick

Damit du nicht den ganzen Gesetzestext lesen musst, hier das Wichtigste zusammengefasst:

Die wichtigste Regel für dich: Eine Rechnung, die du digital erhalten oder erstellt hast, muss digital archiviert werden. Ausdrucken und in den Ordner heften reicht nicht. Der Papierausdruck einer E-Rechnung hat keine Beweiskraft.

Falls du tiefer in das Thema GoBD-konforme Rechnungen einsteigen willst, schau dir unseren ausführlichen Ratgeber an: GoBD Rechnung schreiben: Anleitung 2026.

Was hat sich 2025/2026 geändert?

Seit dem 1. Januar 2025 gilt die E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich. Das hat direkte Auswirkungen auf die Archivierung:

Die E-Rechnungspflicht kurz erklärt

Wenn ein Geschäftspartner dir eine Rechnung schickt, muss diese seit 2025 in einem strukturierten elektronischen Format sein – zum Beispiel als XRechnung (reines XML) oder als ZUGFeRD-Datei (PDF mit eingebettetem XML).

Wichtig: Ein einfaches PDF per E-Mail ist keine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes. Mehr dazu in unserem Ratgeber: E-Rechnung erstellen – kostenlos und rechtskonform.

Übergangsfristen 2026

Wir befinden uns aktuell (Februar 2026) noch in einer Übergangsphase. Das bedeutet konkret:

Auch wenn du beim Versand noch etwas Zeit hast – bei der Archivierung gibt es keine Übergangsfristen. Jede Rechnung, die du heute erstellst oder erhältst, muss ab sofort korrekt archiviert werden.

Neue Aufbewahrungsfristen durch das Bürokratieentlastungsgesetz IV

Eine gute Nachricht: Durch das Bürokratieentlastungsgesetz IV (BEG IV) wurde die Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege (dazu gehören auch Rechnungen) von 10 auf 8 Jahre verkürzt. Diese Regelung gilt für Buchungsbelege, die ab dem 1. Januar 2025 entstanden sind.

Warum “Speichern” nicht gleich “Archivieren” ist

Bevor wir zu den 3 Schritten kommen, müssen wir einen entscheidenden Unterschied klären. Denn hier machen die meisten Selbstständigen den ersten Fehler.

Speichern heißt: Du legst eine Datei irgendwo ab. Auf dem Desktop. In der Cloud. In einem E-Mail-Ordner.

Archivieren heißt: Du speicherst die Datei so, dass sie:

• unveränderbar bleibt (niemand kann sie heimlich bearbeiten)
• vollständig ist (alle Daten sind erhalten, inklusive XML-Daten)
• auffindbar ist (du findest sie auch in 8 Jahren noch)
• maschinell auswertbar ist (das Finanzamt kann die Daten automatisch lesen)

Einfach gesagt: Dein Windows-Explorer-Ordner oder dein Gmail-Postfach ist kein Archiv. Dort können Dateien verändert, verschoben oder gelöscht werden, ohne dass es jemand nachvollziehen kann. Und genau das ist GoBD-widrig.

Einen umfassenden Vergleich der Archivierungs-Optionen findest du in unserem Deep-Dive: E-Rechnung archivieren: Software, Pflichten & kostenlose Lösung.

Die 3 Schritte zur GoBD-konformen Archivierung

Jetzt wird es praktisch. So archivierst du deine Rechnungen richtig – egal ob Eingangs- oder Ausgangsrechnungen.

Schritt 1: Rechnung empfangen oder erstellen – und prüfen

Eingehende Rechnungen (Rechnungen, die du erhältst)

Du bekommst eine E-Rechnung per E-Mail. Jetzt heißt es: Richtig handeln.

1. Datei herunterladen: Speichere den Anhang (XML oder PDF) lokal auf deinem Computer. Lass die Datei nicht nur im E-Mail-Postfach liegen.
2. Format prüfen: Handelt es sich um eine echte E-Rechnung? Eine XRechnung kommt als .xml-Datei, eine ZUGFeRD-Rechnung als PDF mit eingebettetem XML. Bei Unsicherheit hilft unser kostenloser E-Rechnungs-Viewer – dort kannst du die Datei hochladen und sofort sehen, was drinsteckt.
3. Inhalt prüfen: Stimmen Betrag, Leistung, Steuersatz und deine Adresse? Falls du die Rechnung auf technische Konformität prüfen willst (z. B. ob das XML den Standard EN 16931 einhält), nutze unseren E-Rechnungs-Validator. Das ist besonders wichtig, bevor du die Vorsteuer ziehst.

Ausgehende Rechnungen (Rechnungen, die du schreibst)

Wenn du selbst Rechnungen erstellst, musst du eine Kopie für dich archivieren. Hier gibt es zwei Wege:

Der manuelle Weg: Du erstellst die Rechnung mit einem Tool, lädst sie herunter und speicherst sie selbst ab. Das geht, ist aber fehleranfällig.

Der smarte Weg: Du nutzt ein Tool wie kostenlose-erechnung.de, das die Rechnung automatisch in deinem Konto speichert. Mit unserem Premium-Tarif wird jede Rechnung automatisch in dein Rechnungsarchiv überführt. Du musst dich um nichts kümmern.

Schritt 2: Im Originalformat in ein GoBD-konformes System überführen

Das ist der wichtigste Schritt – und der, den die meisten falsch machen.

Was heißt “Originalformat”?

• Eine XRechnung (XML-Datei) muss als XML archiviert werden.
• Eine ZUGFeRD-Rechnung muss als vollständige PDF-Datei mit eingebettetem XML archiviert werden.
• Du darfst die Datei nicht in ein anderes Format konvertieren und das Original löschen.
• Du darfst sie nicht nur ausdrucken – der Papierausdruck ist kein gültiges Archiv.

Was ist ein “GoBD-konformes System”?

Ein System, in dem deine Rechnungen revisionssicher gespeichert werden. Das bedeutet: Nachträgliche Änderungen sind entweder technisch unmöglich oder werden lückenlos protokolliert.

Welche Lösungen sind GoBD-konform?

Hier hast du mehrere Möglichkeiten – von kostenlos bis Enterprise:

Für Selbstständige und Kleinunternehmer empfehlen wir kostenlose-erechnung.de. Warum? Weil du dort E-Rechnungen erstellen und im gleichen System archivieren kannst – ohne zwischen verschiedenen Tools hin- und herspringen zu müssen.

Wenn du bereits eine vollständige Buchhaltungslösung nutzt (z. B. Lexoffice oder sevDesk), dann bieten diese ebenfalls integrierte Archivierung. Diese Tools kosten allerdings 10–30 € pro Monat und sind für viele Solo-Selbstständige überdimensioniert. Lies dazu auch unseren Vergleich der besten kostenlosen E-Rechnungs-Generatoren.

Für größere Unternehmen mit hohem Belegaufkommen sind spezialisierte DMS (Dokumentenmanagementsysteme) wie DATEV Belege online, DocuWare oder d.velop die richtige Wahl – allerdings mit entsprechendem Preis und Einrichtungsaufwand.

Schritt 3: Sicherungskopie erstellen & Verfahrensdokumentation

Archivierung allein ist nicht genug. Du brauchst noch zwei Dinge:

Backups nach der 3-2-1-Regel

Auch das beste Cloud-System kann technische Probleme haben. Deshalb solltest du regelmäßig Sicherungskopien erstellen. Die 3-2-1-Regel ist der Goldstandard:

• 3 Kopien deiner Daten
• 2 verschiedene Speichermedien (z. B. Cloud + externe Festplatte)
• 1 Kopie an einem externen Ort (z. B. bei Eltern, im Bankschließfach)

Mit dem Premium-Tarif von kostenlose-erechnung.de kannst du einen GoBD-konformen Export deiner gesamten Rechnungsdaten erstellen – ideal als lokales Backup oder für deinen Steuerberater.

Die Verfahrensdokumentation

Klingt bürokratisch, ist aber für Einzelunternehmer ganz einfach. Eine Verfahrensdokumentation beschreibt, wie du deine Buchhaltung organisierst. Für die meisten Selbstständigen reicht eine halbe DIN-A4-Seite:

1. „Ich erstelle Rechnungen mit kostenlose-erechnung.de.”
2. „Eingehende Rechnungen speichere ich direkt nach Erhalt im Rechnungsarchiv.”
3. „Ich erstelle monatlich ein Backup auf einer externen Festplatte.”
4. „Mein Steuerberater erhält quartalsweise einen GoBD-Export.”

Das reicht. Speichere dieses Dokument zusammen mit deinen Belegen ab. Bei einer Betriebsprüfung zeigt es dem Finanzamt, dass du dir Gedanken gemacht hast. Das macht einen guten Eindruck.

Die 5 häufigsten Archivierungs-Fehler (und wie du sie vermeidest)

Aus Erfahrung wissen wir: Die meisten Fehler passieren nicht aus bösem Willen, sondern aus Unwissen. Hier sind die Top 5:

Fehler 1: Nur das PDF speichern, XML vergessen

Bei ZUGFeRD-Rechnungen steckt das XML im PDF. Wenn du das PDF in einem Bildbearbeitungsprogramm öffnest und neu speicherst, geht das XML verloren. Dann hast du kein gültiges Archiv mehr.

So machst du es richtig: Speichere immer die Originaldatei, genau so wie du sie erhalten hast. Niemals konvertieren oder neu speichern. Falls du unsicher bist, ob eine Datei noch intakt ist, prüfe sie mit unserem E-Rechnungs-Viewer.

Fehler 2: Ausdrucken statt digital archivieren

„Sicher ist sicher, ich drucke das mal aus.” – Das ist leider genau falsch. Der Papierausdruck einer E-Rechnung ist kein rechtsgültiges Archiv. Das digitale Original (die XML-Daten) muss digital bleiben.

Fehler 3: E-Mail-Postfach als Archiv nutzen

Dein Outlook oder Gmail ist kein GoBD-konformes Archiv. E-Mails können gelöscht werden, der Anbieter kann seinen Dienst einstellen, und die Daten sind nicht revisionssicher gespeichert. Die DATEV warnt ausdrücklich davor.

Fehler 4: Rechnungen nach Bezahlung löschen

„Die Rechnung ist bezahlt, also brauche ich sie nicht mehr.” – Doch! Du musst sie mindestens 8 Jahre aufbewahren (bei Rechnungen ab 2025). Lösche niemals eine Rechnung, auch wenn sie längst beglichen ist.

Fehler 5: Keine Backups

Eine einzige Kopie reicht nicht. Festplatten gehen kaputt, Cloud-Dienste werden gehackt, Laptops werden gestohlen. Ohne Backup ist im schlimmsten Fall alles weg – und damit dein Vorsteuerabzug für Jahre.

Warum kostenlose-erechnung.de die ideale Lösung ist

Wir haben unser Tool speziell für Leute wie dich gebaut: Selbstständige, Kleinunternehmer und Gründer, die einfach nur korrekte Rechnungen schreiben wollen – ohne BWL-Studium und ohne 30-Euro-Abo.

Was kannst du mit unserem Tool?

Kostenlos vs. Premium – was brauchst du wirklich?

Für die reine Rechnungserstellung reicht die kostenlose Version. Wenn du aber deine Rechnungen automatisch archivieren und einen GoBD-Export für den Steuerberater erstellen willst, empfehlen sich die günstigen Premium-Tarife. Alle Details findest du auf unserer Preisseite.

Alternativen im Überblick: Was bieten andere Anbieter?

Fairness ist uns wichtig. Deshalb hier ein ehrlicher Blick auf die Alternativen:

Lexoffice (ab 7,90€/Monat)

Lexoffice von Lexware ist eine vollständige Buchhaltungslösung mit integrierter Rechnungserstellung und Archivierung. Ideal für dich, wenn du eine Komplettlösung mit ELSTER-Schnittstelle und Bankintegration suchst. Nachteil: Monatliche Kosten und weniger intuitiv für Gelegenheitsnutzer.

sevDesk (ab 8,90€/Monat)

Ähnlich wie Lexoffice, mit einer kostenlosen Version (max. 3 Rechnungen/Monat). Ideal für dich, wenn du automatisierten Bankabgleich brauchst. Nachteil: Die kostenlose Version ist stark limitiert und dient eher als Lockangebot.

DATEV Unternehmen Online

Der Platzhirsch – aber primär für die Zusammenarbeit mit Steuerberatern gedacht. Ideal für dich, wenn du bereits einen DATEV-Steuerberater hast und ein nahtloses System willst. Nachteil: Komplex, teuer und für Einsteiger überdimensioniert.

DocuWare / d.velop

Professionelle DMS-Lösungen für größere Unternehmen. Ideal für Teams mit hohem Belegaufkommen. Nachteil: Ab 20–50€/Monat, komplexe Einrichtung, technisches Know-how nötig.

Unser Tipp: Wenn du weniger als 50 Rechnungen im Monat schreibst und keine vollständige Buchhaltung brauchst, ist kostenlose-erechnung.de die einfachste und günstigste Option. Du kannst jederzeit upgraden, wenn dein Business wächst.

Was passiert bei Verstößen gegen die GoBD?

Lass uns kurz darüber sprechen, was passiert, wenn du die Archivierung nicht ernst nimmst:

Das klingt hart – und das soll es auch. Aber die gute Nachricht: Wenn du die 3 Schritte aus diesem Artikel befolgst, bist du auf der sicheren Seite.

Häufig gestellte Fragen zur digitalen Rechnungsarchivierung

Fazit: In 3 Schritten zum sicheren Archiv

Rechnungen digital zu archivieren klingt erst einmal kompliziert. Aber wie du gesehen hast, ist es mit dem richtigen System ganz einfach:

Schritt 1: Rechnung empfangen oder erstellen und auf Korrektheit prüfen.

Schritt 2: Im Originalformat in ein revisionssicheres System überführen.

Schritt 3: Backup erstellen und eine einfache Verfahrensdokumentation anlegen.

Wenn du diese drei Schritte befolgst, bist du GoBD-konform – und kannst jede Betriebsprüfung entspannt überstehen.

Unser Tipp: Fang nicht erst an, wenn es brennt. Richte dir heute in 5 Minuten dein System ein. Mit kostenlose-erechnung.de kannst du sofort loslegen – kostenlos, ohne Installation, direkt im Browser.

Weiterführende Ratgeber

Du willst noch tiefer einsteigen? Hier findest du weitere hilfreiche Artikel:

• E-Rechnung archivieren: Software & Pflichten im Detail
• GoBD Rechnung schreiben: Komplette Anleitung 2026
• Pflichtangaben auf Rechnungen für Kleinunternehmer
• Selbstständig machen 2026: Checkliste für den Start
• Die besten kostenlosen E-Rechnungs-Generatoren im Vergleich
• Rechnung schreiben: Word vs. Tool – was ist besser?
• ZUGFeRD visualisieren: XML-Rechnung anzeigen & verstehen
• Mahnung schreiben: Anleitung 2026
• Änderungen für Selbstständige 2026

Dieser Artikel wurde am 10. Februar 2026 veröffentlicht und spiegelt die aktuellen gesetzlichen Anforderungen wider (inkl. BEG IV und E-Rechnungspflicht). Wir halten diesen Artikel aktuell und informieren dich über Änderungen.