Du hast deine Leistung erbracht, die Rechnung verschickt – und nichts passiert. Das Zahlungsziel verstreicht, Tage werden zu Wochen. Für Freelancer und Selbstständige ist das eine der frustrierendsten Situationen überhaupt. Dabei hast du klare Rechte – und du darfst Zinsen verlangen.
Dieser Ratgeber erklärt, ab wann Zahlungsverzug gilt, wie du Mahnzinsen korrekt berechnest und wie du rechtssicher eskalierst.
Ab wann liegt Zahlungsverzug vor? (§ 286 BGB)
Zahlungsverzug tritt ein, wenn ein Schuldner eine fällige Zahlung nicht leistet. Nach § 286 BGB gibt es zwei Wege in den Verzug:
Verzug durch Mahnung (§ 286 Abs. 1 BGB)
Der klassische Weg: Du mahnst deinen Kunden schriftlich. Ab Zugang der Mahnung befindet er sich in Verzug.
Automatischer Verzug ohne Mahnung (§ 286 Abs. 3 BGB)
Der praktisch wichtigere Fall für Selbstständige: Ist eine Zahlungsfrist in der Rechnung angegeben (z. B. „Zahlbar innerhalb von 30 Tagen”), tritt Verzug automatisch nach Ablauf dieser Frist ein – ohne dass du mahnen musst.
30-Tage-Regel für Unternehmer
Mahnzinsen 2026: Basiszinssatz und Berechnung
Der Verzugszinssatz richtet sich nach dem Basiszinssatz der Deutschen Bundesbank, der halbjährlich angepasst wird.
Aktuelle Formel:
Verzugszinssatz (B2B) = Basiszinssatz + 9 Prozentpunkte
Verzugszinssatz (B2C) = Basiszinssatz + 5 ProzentpunkteAktueller Basiszinssatz 2026: Der Basiszinssatz wird von der Deutschen Bundesbank halbjährlich zum 1. Januar und 1. Juli angepasst. Prüfe den aktuellen Satz auf bundesbank.de.
Beispielrechnung:
- Rechnungsbetrag: 2.000 €
- Frist abgelaufen am: 1. März 2026
- Zahlung eingetroffen: 1. April 2026
- Verzugstage: 31 Tage
- Basiszinssatz angenommen: 2,62 %
- Verzugszinssatz B2B: 2,62 % + 9 % = 11,62 %
- Zinsbetrag: 2.000 € × 11,62 % × (31/365) = 19,73 €
Mahngebühr: Was darfst du in Rechnung stellen?
Neben Mahnzinsen darfst du für jede Mahnung eine Mahngebühr erheben – als pauschalen Aufwendungsersatz.
Was ist üblich?
- Mahnung (freundliche Erinnerung): häufig 0 € (Kulanz)
- Mahnung: 5–15 €
- Mahnung (letzte Mahnung): 10–25 €
Wichtig: Die Mahngebühr muss angemessen sein und den tatsächlichen Mehraufwand widerspiegeln. Exorbitante Beträge werden von Gerichten nicht anerkannt.
Mahngebühr nur bei B2B problemlos
Die Mahnstufen: Von der Erinnerung zur Klage
Eine strukturierte Eskalation schützt die Kundenbeziehung und deine Rechtslage:
Stufe 1: Zahlungserinnerung (freiwillig)
- Zeitpunkt: 1–5 Tage nach Fristablauf
- Ton: Freundlich, sachlich
- Inhalt: Rechnungsnummer, Betrag, neue Zahlungsfrist (7–10 Tage)
- Rechtliche Wirkung: Keine – dient der Kundenpflege
Stufe 2: Erste Mahnung
- Zeitpunkt: 7–14 Tage nach Fristablauf (oder nach der Erinnerung)
- Ton: Bestimmt, sachlich
- Inhalt: Hinweis auf Verzug, Mahnzinsen, neue Frist (7–14 Tage)
- Rechtliche Wirkung: Bestätigt Verzug, wenn noch nicht eingetreten
Stufe 3: Letzte Mahnung (= Androhung weiterer Schritte)
- Zeitpunkt: 14–21 Tage nach erster Mahnung
- Ton: Klar, ohne Emotionen
- Inhalt: Androhung von Inkasso oder gerichtlichem Mahnbescheid, kurze Frist (7 Tage)
- Rechtliche Wirkung: Dokumentiert ernst gemeinte Zahlungsaufforderung
Stufe 4: Rechtliche Schritte
- Beauftragung eines Inkassobüros (5–20 % Provision, Kosten trägt Schuldner)
- Gerichtlicher Mahnbescheid (online über mahngerichte.de, Kosten ab ~25 €)
- Klage (bei Beträgen über 5.000 € empfehlenswert mit Anwalt)
Vorteile
- Mahnzinsen halten Kunden zur Einhaltung von Fristen an
- Gerichtlicher Mahnbescheid ist kostengünstig und schnell
- Inkasso schont deine Zeit und Nerven
- Strukturiertes Vorgehen dokumentiert deine Rechtslage
Nachteile
- Mahnverfahren können Kundenbeziehungen belasten oder beenden
- Klagen kosten Zeit und Geld – auch wenn du gewinnst
- Inkassobüros sind nicht für alle Forderungsbeträge wirtschaftlich
Zahlungsverzug präventiv vermeiden: Rechnungsgestaltung
Die beste Mahnung ist die, die du nie schreiben musst. So gestaltest du deine Rechnungen vorbeugend:
- Klares Zahlungsziel auf jeder Rechnung: „Zahlbar bis [Datum]” statt vager Formulierungen
- Bankdaten vollständig angeben (IBAN, BIC, Kontoinhaber)
- Rechnungsnummer gut sichtbar – erleichtert die Zuordnung beim Kunden
- Anzahlungsrechnung bei größeren Projekten – mindert das Ausfallrisiko
- SEPA-Lastschrift anbieten – eliminiert Vergessen auf Kundenseite
- Zahlungserinnerung per E-Mail 2–3 Tage vor Ablauf der Frist
Mit dem Business-Plan von kostenlose-erechnung.de hast du ein integriertes Mahnwesen: Offene Rechnungen werden automatisch erkannt und Zahlungserinnerungen können direkt aus dem Dashboard verschickt werden.
Offene Rechnungen im Blick behalten
Mit dem Business-Plan siehst du auf einen Blick, welche Rechnungen offen sind – und sendest Mahnungen direkt aus dem Dashboard.
Häufige Fragen – Zahlungsverzug & Mahnzinsen
Muss ich zuerst mahnen, bevor ich Mahnzinsen verlangen darf?
Wie hoch ist der aktuelle Basiszinssatz für Mahnzinsen?
Was passiert, wenn ein Kunde einfach nicht zahlt und ich keine Zeit für Mahnverfahren habe?
Kann ich Mahnzinsen auch auf Rechnungen an Privatkunden berechnen?
Verjähren Forderungen irgendwann?
Muss ich ein Mahnschreiben per Einschreiben verschicken?
Fazit: Kenne deine Rechte, handele konsequent
Zahlungsverzug ist kein Kavaliersdelikt – und du musst ihn nicht stillschweigend akzeptieren. Mit der richtigen Rechnungsgestaltung, klaren Fristen und einer strukturierten Mahneskalation bist du auf der sicheren Seite.
Deine Checkliste:
- Zahlungsziel auf jeder Rechnung angeben
- 30-Tage-Frist im Blick behalten
- Bei Fristablauf: Zahlungserinnerung senden
- Mahnzinsen nach Basiszinssatz + 9 % berechnen
- Eskalation: Erinnerung → Mahnung → Letzte Mahnung → Inkasso/Mahnbescheid
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Weiterführende Ratgeber: