Eine E-Rechnung erstellen — das klingt nach Technik, nach XML, nach IT-Chaos. Ist es aber nicht. Dieser Artikel zeigt dir Schritt für Schritt, wie du in 2026 eine rechtskonforme E-Rechnung erstellst: kostenlos, ohne Vorkenntnisse, direkt im Browser.
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Was ist überhaupt eine E-Rechnung?
Kurz gesagt: Eine E-Rechnung ist kein PDF. Ein normales PDF ist zwar digital — aber es gilt seit dem 01.01.2025 nicht mehr als E-Rechnung im Sinne des Umsatzsteuergesetzes (§ 14 UStG).
Eine echte E-Rechnung enthält maschinenlesbare XML-Daten nach dem europäischen Standard EN 16931. Dein Kunde kann sie lesen, sein Buchhaltungssystem kann sie automatisch einlesen und verarbeiten — ohne abzutippen, ohne Fehler.
In Deutschland sind zwei Formate gesetzlich anerkannt:
- ZUGFeRD 2.3: Ein PDF mit unsichtbar eingebettetem XML. Mensch und Maschine können es lesen. Ideal für B2B.
- XRechnung 3.0: Reines XML-Format. Pflicht bei Rechnungen an Behörden und öffentliche Auftraggeber (B2G).
Beide Formate erfüllen den europäischen Standard EN 16931 und damit das Wachstumschancengesetz 2025.
Schritt 1: Das richtige Format wählen
Bevor du startest, kläre eine Frage: An wen geht die Rechnung?
| Empfänger | Empfohlenes Format | Grund |
|---|---|---|
| Unternehmen, GmbH, GbR, UG (B2B) | ZUGFeRD 2.3 | Hybridformat — lesbar als PDF, verarbeitbar als XML |
| Bundesbehörde, Amt, Kommune (B2G) | XRechnung 3.0 | Gesetzlich vorgeschrieben für alle öffentlichen Auftraggeber |
| Privatperson (B2C) | PDF reicht (noch) | E-Rechnungspflicht gilt nicht für B2C |
| Gemischte Kundschaft | ZUGFeRD für Unternehmen, PDF für Privat | Getrennt nach Empfänger entscheiden |
Als Faustregel: Für alle Geschäftskunden nimm ZUGFeRD. Für Behörden musst du XRechnung verwenden — das ist gesetzlich vorgeschrieben.
ZUGFeRD oder XRechnung: Der direkte Vergleich
Vorteile
- ZUGFeRD: Sieht aus wie ein normales PDF — kein Aufwand für den Empfänger
- ZUGFeRD: Kann per E-Mail versandt werden wie bisher
- ZUGFeRD: Buchhaltungssysteme lesen die XML-Daten automatisch ein
- XRechnung: Pflichtformat für alle öffentlichen Auftraggeber in Deutschland
- XRechnung: Wird über Behördenportale (ZRE, OZG-RE) eingereicht
Nachteile
- ZUGFeRD: Behörden akzeptieren es in der Regel nicht (XRechnung Pflicht)
- XRechnung: Nur maschinenlesbar — kein normales PDF, das man direkt öffnet
- XRechnung: Hochladen über Behördenportal nötig, nicht einfach per E-Mail
Schritt 2: Pflichtangaben bereithalten
Eine E-Rechnung braucht dieselben Pflichtangaben wie jede normale Rechnung nach § 14 UStG — nur muss alles strukturiert und korrekt eingetragen sein. Halte diese Daten bereit, bevor du den Generator öffnest:
Deine Angaben (Rechnungssteller)
- Vollständiger Name oder Firmenname
- Vollständige Adresse (Straße, PLZ, Ort)
- Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.)
- IBAN für die Zahlung
Angaben deines Kunden (Rechnungsempfänger)
- Firmenname und vollständige Adresse
- Bei XRechnung: die Leitweg-ID des Auftraggebers (wird vom Auftraggeber mitgeteilt)
Rechnungsinhalt
- Eindeutige, fortlaufende Rechnungsnummer (z.B. 2026-001)
- Rechnungsdatum und Leistungsdatum oder -zeitraum
- Einzelne Positionen mit: Bezeichnung der Leistung, Menge, Einheit, Netto-Einzelpreis
- Steuersatz je Position: 0% (Kleinunternehmer §19 UStG), 7% oder 19%
- Nettobetrag, Steuerbetrag und Gesamtbetrag inkl. MwSt.
- Zahlungsziel (z.B. “zahlbar bis 30.07.2026”)
Tipp für Kleinunternehmer
Leitweg-ID für XRechnung
Schritt 3: E-Rechnung im Generator ausfüllen
Öffne den kostenlosen Generator auf kostenlose-erechnung.de/erstellen/ und fülle das Formular in dieser Reihenfolge aus:
3.1 Empfänger eintragen
Trage Firmenname, Adresse und (bei XRechnung) die Leitweg-ID ein. Wenn du den Kunden schon einmal angelegt hast, kannst du ihn aus der Kundenverwaltung übernehmen — kein doppeltes Eintippen.
3.2 Deine eigenen Daten prüfen
Dein Name, Adresse und Steuernummer sind bei eingeloggten Nutzern bereits vorausgefüllt. Prüf kurz, ob alles stimmt.
3.3 Positionen eingeben
Füge deine Leistungen als einzelne Positionen hinzu:
- Bezeichnung: Möglichst präzise beschreiben (z.B. “Webdesign – Startseite Redesign, 8h à 95 €/h”)
- Menge und Einheit: z.B. “8 Stunden” oder “1 Pauschalpreis”
- Netto-Einzelpreis: Betrag ohne Steuer
- Steuersatz: 19%, 7% oder 0% (Kleinunternehmer)
Der Generator berechnet Nettobetrag, Steuerbetrag und Bruttosumme automatisch.
3.4 Format wählen
- ZUGFeRD 2.3: Für alle Unternehmenskunden
- XRechnung 3.0: Für Behörden und öffentliche Auftraggeber
3.5 Validierung und Download
Der Generator prüft automatisch alle Pflichtangaben nach EN 16931. Fehlt etwas (z.B. Steuernummer, IBAN oder Leitweg-ID), erscheint ein Hinweis — du siehst genau, was zu ergänzen ist. Erst wenn alles korrekt ist, wird der Download freigegeben.
Schritt 4: E-Rechnung herunterladen und versenden
Nach dem Ausfüllen kannst du deine E-Rechnung sofort herunterladen.
ZUGFeRD versenden (B2B)
Du erhältst eine PDF-Datei mit unsichtbar eingebettetem XML. Das versendest du genau wie bisher:
- Als E-Mail-Anhang an deinen Kunden
- Kein Hochladen auf ein Portal nötig
- Dein Kunde sieht ein normales PDF — sein Buchhaltungssystem liest die XML-Daten automatisch aus
Muster-Betreff für deine Rechnungs-E-Mail:
Betreff: Rechnung Nr. 2026-047 – [dein Name / deine Firma]
Sehr geehrte Damen und Herren,
anbei erhalten Sie meine Rechnung Nr. 2026-047 vom [Datum] über [Betrag] € für [Leistungsbeschreibung].
Die Rechnung liegt als ZUGFeRD 2.3-Dokument bei — sie kann von Ihrer Buchhaltungssoftware automatisch verarbeitet werden.
Bitte überweisen Sie den Betrag bis zum [Zahlungsziel] auf mein Konto (IBAN: [IBAN]).
Mit freundlichen Grüßen, [dein Name]
XRechnung einreichen (B2G)
Du erhältst eine XML-Datei. Diese lädst du im Behördenportal deines Auftraggebers hoch:
- Bund: Zentrales Rechnungseingangsportal ZRE oder OZG-RE
- Länder und Kommunen: Jeweiliges Landesportal (variiert je nach Bundesland)
- Die genaue Portal-Adresse teilt dir dein Auftraggeber mit
Direkt aus der App versenden
Schritt 5: E-Rechnung korrekt archivieren
E-Rechnungen müssen nach GoBD 8 Jahre revisionssicher aufbewahrt werden (seit 2025 verkürzt von 10 Jahren). Im Originalformat — also als ZUGFeRD-PDF oder XRechnung-XML. Ein Papierausdruck reicht nicht.
Optionen für die GoBD-konforme Archivierung
| Option | Aufwand | Kosten | GoBD-konform? |
|---|---|---|---|
| Lokaler Ordner auf PC | Niedrig | Kostenlos | Nur mit Backup-Konzept |
| Cloud-Speicher (Google Drive etc.) | Niedrig | Meist kostenlos | Nur wenn unveränderlich |
| Rechnungsarchiv kostenlose-erechnung.de | Kein Aufwand | Im Abo inklusive | Ja, automatisch |
| Steuerberater-System | Mittel | Inklusive bei Steuerberater | Ja |
GoBD: Was bedeutet revisionssicher?
Häufige Fehler beim Erstellen einer E-Rechnung
Fehler 1: PDF als E-Rechnung verschicken
Das häufigste Missverständnis: Ein normales Word-PDF oder ein eingescanntes Dokument ist keine E-Rechnung. Seit 01.01.2025 wird nur noch ZUGFeRD oder XRechnung als E-Rechnung anerkannt. Wer weiter PDFs schickt, stellt technisch keine konforme Rechnung aus.
Fehler 2: Keine Leitweg-ID bei Behördenrechnungen
Bei XRechnung für Bundesbehörden ist die Leitweg-ID ein Pflichtfeld. Ohne sie wird die Rechnung automatisch vom Eingangsportal abgelehnt. Frag vor dem ersten Auftrag beim Auftraggeber nach.
Fehler 3: Falscher Steuersatz
- 19%: Standard für die meisten Dienstleistungen und Waren
- 7%: Für bestimmte Güter wie Bücher, Lebensmittel, Personenbeförderung
- 0%: Für Kleinunternehmer (§19 UStG), steuerfreie Leistungen, innergemeinschaftliche Lieferungen
Bei gemischten Rechnungen (verschiedene Steuersätze) muss jede Position einzeln mit dem richtigen Satz ausgezeichnet werden.
Fehler 4: Rechnungsnummer-Chaos
Rechnungsnummern müssen eindeutig, fortlaufend und lückenlos sein. Das bedeutet nicht zwingend durchgehend numerisch — aber du musst jederzeit nachweisen können, dass keine Lücken entstanden sind. Empfohlenes System: YYYY-NNN (z.B. 2026-001, 2026-002).
Fehler 5: Leistungsdatum fehlt
Neben dem Rechnungsdatum ist das Datum der Leistungserbringung oder der Leistungszeitraum Pflichtangabe. Besonders bei längeren Projekten: den Zeitraum eintragen (z.B. “01.06.2026 – 30.06.2026”).
Fehler 6: E-Rechnung nicht validiert
Manche Tools erstellen XML-Dateien, die formal wie E-Rechnungen aussehen, aber technisch nicht valide sind. Dein Kunde bekommt eine Fehlermeldung beim Einlesen. Nutze immer einen Generator, der die Ausgabe automatisch nach EN 16931 validiert — oder prüfe die fertige Datei mit dem kostenlosen Validator.
E-Rechnung prüfen: So validierst du deine Rechnung
Bevor du eine wichtige Rechnung abschickst, kannst du sie mit unserem Validator kostenlos prüfen:
- ZUGFeRD-PDF oder XRechnung-XML hochladen
- Der Validator prüft alle Felder nach EN 16931
- Du bekommst eine Liste mit allen Fehlern und Warnungen
- Fehler korrigieren — fertig
Das lohnt sich besonders bei Behördenrechnungen: Ein falsches Pflichtfeld führt zur Ablehnung im Portal.
Besondere Fälle: Was ist zu beachten?
Kleinunternehmer (§19 UStG)
Als Kleinunternehmer weist du keine Umsatzsteuer aus. In der E-Rechnung muss trotzdem ein Steuersatz eingetragen sein — nämlich 0% mit dem Grund “Steuerfreie Leistung nach §19 UStG”. Unser Generator erledigt das automatisch, wenn du die Kleinunternehmer-Option aktivierst.
Steuerfreie Leistungen (§4 UStG)
Ärzte, bestimmte Bildungsanbieter und andere steuerbefreite Berufe stellen Rechnungen ohne Umsatzsteuer aus. Auch hier: Steuersatz 0% mit entsprechendem Befreiungsgrund angeben.
Auslandsrechnungen (EU)
Für innergemeinschaftliche Lieferungen und Leistungen an EU-Unternehmen gelten besondere Regeln (Reverse Charge). Die E-Rechnung muss den Hinweis auf die Steuerschuldumkehr enthalten. Der EU-weite Standard für E-Rechnungen ist Peppol BIS — ZUGFeRD 2.x ist kompatibel.
Abschlags- und Schlussrechnungen
Wenn du Abschlagsrechnungen stellst, muss die Schlussrechnung die vorherigen Abschläge ausweisen und verrechnen. In EN 16931 gibt es dafür spezielle Felder (Dokumententyp “Schlussrechnung”, Verweis auf Abschlagsrechnungen).
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Fazit
Eine E-Rechnung erstellen ist kein Hexenwerk. Die wichtigsten Punkte:
- Wähle ZUGFeRD für Unternehmenskunden, XRechnung für Behörden
- Halte alle Pflichtangaben bereit (Steuernummer, IBAN, Leitweg-ID bei Behörden)
- Nutze einen validierten Generator — damit sparst du Zeit und vermeidest Fehler
- Archiviere deine Rechnungen 8 Jahre im Originalformat (GoBD-konform)
- Prüfe deine Rechnungen vor dem Versand mit einem Validator
Ab 2027/2028 gilt die E-Rechnungspflicht für alle B2B-Unternehmen. Wer früh umsteigt, hat mehr Zeit, seinen Prozess zu optimieren — und spart sich den Stress kurz vor der Deadline.
Weiterführende Ratgeber
- ZUGFeRD vs. XRechnung: Welches Format brauche ich?
- E-Rechnungspflicht 2025/2028: Bin ich betroffen?
- E-Rechnung archivieren: GoBD-konforme Aufbewahrung
- Pflichtangaben auf Rechnungen: Was muss drauf?
- Kostenlose Rechnungssoftware für Freelancer 2026
Stand: April 2026. Dieser Artikel stellt keine Steuer- oder Rechtsberatung dar. Bei komplexen Fällen (Auslandsrechnungen, steuerbefreite Leistungen, Abschlags-/Schlussrechnungen) empfehlen wir, einen Steuerberater zu konsultieren.