Jeden Monat dasselbe: Du öffnest dein Rechnungsprogramm, suchst die letzte Rechnung für Kunde A, kopierst sie, änderst das Datum und die Nummer – und versendest sie. Fünf Minuten pro Kunde. Bei zehn Stammkunden: 50 Minuten jeden Monat für reine Kopierarbeit.
Das muss nicht sein.
Wenn du regelmäßig dieselbe Leistung für dieselben Kunden abrechnest – sei es ein monatliches Retainer, ein Wartungsvertrag oder ein Coaching-Abo – dann sind wiederkehrende Rechnungen deine Lösung. Einmal einrichten, danach läuft es automatisch.
Dieser Ratgeber erklärt dir, wie das funktioniert, worauf du rechtlich achten musst – und wie du es mit einem kostenlosen Tool in wenigen Minuten einrichtest.
Was sind wiederkehrende Rechnungen?
Eine wiederkehrende Rechnung (auch: Abo-Rechnung, Dauerrechnung oder recurring invoice) ist eine Rechnung, die in regelmäßigen Abständen automatisch erstellt wird – immer mit denselben oder ähnlichen Inhalten.
Typische Intervalle:
- Wöchentlich (z. B. Zeiterfassung, Reinigungsservice)
- Monatlich (der häufigste Fall: Retainer, Miete, Software-Abo)
- Quartalsweise (z. B. SEO-Reporting, Wartungspauschalen)
- Jährlich (z. B. Jahresmitgliedschaften, Wartungsverträge)
Was ändert sich von Rechnung zu Rechnung?
- Das Datum (immer aktuell)
- Die Rechnungsnummer (fortlaufend, automatisch vergeben)
- Manchmal: das Leistungsdatum (“Leistungszeitraum: März 2026”)
Alles andere – Kunde, Leistungsbeschreibung, Betrag, Layout – bleibt gleich.
Wer braucht wiederkehrende Rechnungen?
Du denkst: “Das ist nichts für mich”? Überleg noch mal. Wiederkehrende Rechnungen sind relevanter als die meisten denken.
Typische Anwendungsfälle
Coaches und Berater Du hast Kunden, die du monatlich begleitest? Ein fixer Monatsbetrag für 4 Coaching-Sessions, ein Strategie-Retainer oder ein laufendes Mentoring – das sind klassische Fälle für Abo-Rechnungen.
Agenturen und Freelancer mit Retainern Social-Media-Betreuung für 800 € im Monat. SEO für 500 €. Grafik-Retainer für 600 €. Wer mit Retainern arbeitet, rechnet monatlich ab – immer wieder, immer gleich.
IT-Dienstleister und Entwickler Hosting-Betreuung, Wartungsverträge, Support-Pakete. Monatlich, quartalsweise oder jährlich.
Handwerker und Hausmeister-Services Regelmäßige Reinigung, Gartenpflege, Wartungsverträge für Anlagen. Feste Monatsbeträge.
Vermieter von Geräten oder Räumen Monats-Miete für Maschinen, Stellplätze, Lagerräume.
Fitness-Trainer und Ernährungsberater Monats-Pakete für Personal Training oder Ernährungsberatung.
Noch nicht auf Retainern umgestiegen?
Rechtliche Grundlagen: Was muss auf einer Abo-Rechnung stehen?
Eine wiederkehrende Rechnung ist rechtlich eine ganz normale Rechnung. Alle Pflichtangaben nach § 14 UStG gelten auch hier.
Pflichtangaben (Überblick):
- Vollständiger Name und Adresse des Rechnungsstellers
- Vollständiger Name und Adresse des Empfängers
- Steuernummer oder USt-IdNr. des Rechnungsstellers
- Rechnungsdatum
- Fortlaufende Rechnungsnummer (einmalig, sequenziell)
- Beschreibung der Leistung
- Leistungsdatum oder Leistungszeitraum (wichtig bei Abo-Rechnungen!)
- Nettobetrag, Steuersatz, Steuerbetrag, Bruttobetrag
- (Bei Kleinunternehmern: Hinweis auf § 19 UStG)
Der Leistungszeitraum: Besonders wichtig bei Abonnements
Bei einmaligen Rechnungen schreibt man einfach das Leistungsdatum. Bei Abo-Rechnungen ist es oft ein Zeitraum:
“Leistungszeitraum: 01.03.2026 – 31.03.2026”
oder:
“Dauerhafter Vertrag, laufende Betreuung im März 2026”
Das muss auf der Rechnung stehen – sonst ist die Rechnung formell unvollständig.
Besonderheit: Dauerrechnung
Es gibt eine praktische Vereinfachung in § 14 Abs. 2 UStG: die Dauerrechnung. Wenn du immer wieder dieselbe Leistung für denselben Kunden erbringst, kannst du eine einzige Dauerrechnung ausstellen – die dann für alle zukünftigen Leistungen gilt.
Bedingung: Die Leistung und der Preis müssen identisch bleiben. Sobald sich etwas ändert, muss eine neue Dauerrechnung ausgestellt werden.
In der Praxis nutzen die meisten Selbstständigen keine Dauerrechnung, weil es dem Kunden für jede Zahlung einen eigenen Beleg zu haben einfacher zu administrieren ist. Automatische Abo-Rechnungen sind oft der bessere Weg.
Wiederkehrende Rechnungen und E-Rechnungspflicht 2026
Das ist ein wichtiger Punkt, den viele vergessen.
Wenn du Rechnungen an Unternehmen (B2B) stellst, gilt seit 2025 die E-Rechnungspflicht – zumindest für den Empfang. Und ab 2027/2028 auch für den Versand.
Das bedeutet: Auch deine wiederkehrenden Rechnungen an Geschäftskunden müssen zukünftig als E-Rechnung im Format ZUGFeRD oder XRechnung ausgestellt werden.
Bis Ende 2026 gilt noch eine Übergangsfrist – du darfst noch PDF-Rechnungen versenden. Aber: Wenn du jetzt dein Abo-Rechnungssystem einrichtest, wähle direkt eine Lösung, die E-Rechnungen erstellt. Dann musst du später nicht umstellen.
kostenlose-erechnung.de erstellt wiederkehrende Rechnungen direkt als ZUGFeRD- oder XRechnung-kompatible E-Rechnungen – du bist also direkt zukunftssicher aufgestellt.
Mehr zur E-Rechnungspflicht: E-Rechnung Kleinunternehmer 2026: Pflicht & kostenlose Software
Wiederkehrende Rechnungen einrichten: Schritt-für-Schritt
Schritt 1: Vorlage erstellen
Bevor du automatisierst, brauchst du eine Vorlage. Das ist die Rechnung, die jedes Mal mit angepasstem Datum und Nummer erstellt wird.
Überlege:
- Welcher Kunde? (Name, Adresse, E-Mail)
- Welche Leistung? (So konkret wie möglich)
- Welcher Betrag? (Netto, Steuersatz)
- Welcher Rhythmus? (Monatlich? Quartalsweise?)
- Wann zum ersten Mal? (Startdatum)
- Wann zum letzten Mal? (Enddatum oder “bis auf Widerruf”)
Schritt 2: Intervall und Zeitpunkt festlegen
Denk daran: Rechnungen sollten zum richtigen Zeitpunkt ankommen. Stellst du am 1. des Monats aus, haben Kunden in der Regel Zeit bis Ende des Monats. Das ist für die meisten ein gutes Signal.
Typische Setups:
- Monatlich, am 1.: Rechnung für den laufenden Monat im Voraus
- Monatlich, am letzten: Rechnung für den abgelaufenen Monat im Nachhinein
- Quartalsweise, am Quartalsersten: 4 Rechnungen pro Jahr (Jan, Apr, Jul, Okt)
Welches Modell du wählst, hängt von deiner Vereinbarung mit dem Kunden ab. Vorauszahlung gibt dir mehr Planungssicherheit, Nachzahlung fühlt sich für Kunden fairer an.
Schritt 3: Auto-Versand aktivieren (optional)
Willst du die Rechnungen auch automatisch versenden? Dann konfiguriere:
- E-Mail-Adresse des Kunden
- Betreff und Nachrichtentext
- Ob du eine Kopie an dich selbst bekommst
Mit Auto-Versand musst du buchstäblich nichts mehr tun – die Rechnung wird erstellt und versendet, ohne dass du etwas anfassen musst.
Schritt 4: Kontrolle behalten
Auch wenn alles automatisch läuft: Schau einmal im Monat kurz ins Rechnungsarchiv, ob alle Rechnungen korrekt erstellt wurden und ob Zahlungen eingehen. Automatisierung heißt nicht, dass du die Kontrolle komplett abgibst.
Wiederkehrende Rechnungen mit kostenlose-erechnung.de
Die Funktion für wiederkehrende Rechnungen ist Teil des Premium-Pakets von kostenlose-erechnung.de.
Was du einstellen kannst
Intervall: Wöchentlich, monatlich, quartalsweise oder jährlich
Startdatum und Enddatum: Du kannst sowohl den ersten als auch den letzten Abrechnungstermin festlegen – oder “unbegrenzt” wählen
Pause und Reaktivierung: Der Retainer-Kunde macht Urlaub für 2 Monate? Einfach pausieren und danach wieder aktivieren
Auto-Versand: Rechnungen werden nach der Erstellung automatisch per E-Mail an den Kunden gesendet – über den integrierten E-Mail-Versand oder dein eigenes SMTP-Konto
Format: E-Rechnung im ZUGFeRD-Format (GoBD-konform, B2B-tauglich)
Automatisches Archiv: Jede erstellte Rechnung landet automatisch in deinem Rechnungsarchiv – vollständig und GoBD-konform
Der Workflow
- Rechnung einmalig konfigurieren
- Intervall, Startdatum und Auto-Versand einstellen
- Speichern – fertig
- Ab sofort: Rechnungen werden automatisch erstellt und (optional) versendet
- Du wirst benachrichtigt, wenn eine neue Rechnung erstellt wurde
Abo-Rechnungen automatisieren – kostenlos testen
Richte wiederkehrende Rechnungen einmalig ein und vergiss den Rest. Automatische Erstellung, automatischer Versand, GoBD-konformes Archiv.
Vorteile und mögliche Nachteile: Ein ehrlicher Vergleich
Vorteile
- Spart Zeit: Keine manuelle Erstellung mehr pro Monat
- Kein Vergessen: Rechnungen werden immer pünktlich gestellt
- Planbare Einnahmen: Bessere Liquiditätsplanung möglich
- E-Rechnungskonform: Direkt ZUGFeRD-tauglich
- GoBD-konformes Archiv: Jede Rechnung automatisch gespeichert
- Automatischer Versand: Null manueller Aufwand nach Einrichtung
Nachteile
- Preisanpassungen erfordern manuelle Änderung der Vorlage
- Bei individuellen Leistungen mit variablem Umfang weniger geeignet
- Erfordert Premium-Account bei kostenlose-erechnung.de
Preisanpassungen bei Abo-Rechnungen: So geht es richtig
Irgendwann wirst du deine Preise erhöhen wollen. Wie kommunizierst du das bei Abo-Rechnungen?
Schritt 1: Kunden rechtzeitig informieren Gib deinen Kunden mindestens 4-6 Wochen Vorlauf vor der ersten Rechnung zum neuen Preis. Persönlich oder per E-Mail – nicht nur durch eine veränderte Rechnung.
Schritt 2: Neue Konditionen schriftlich bestätigen lassen Bei wichtigen Kunden: Lass dir die neuen Konditionen bestätigen. Eine kurze E-Mail-Bestätigung reicht.
Schritt 3: Vorlage anpassen Ändere in deinem Rechnungsprogramm den Preis der Vorlage. Ab dem nächsten Intervall wird automatisch der neue Betrag abgerechnet.
Tipp: Erhöhe Preise lieber einmal jährlich – zum Jahreswechsel. Das ist für Kunden am besten vorhersehbar und erfordert nur einmal Kommunikationsaufwand.
Zahlungsverfolgung bei Abo-Rechnungen
Automatische Rechnungen sind toll – aber auch hier kann eine Zahlung ausbleiben.
Mit der integrierten Kundenverwaltung und dem Mahnwesen von kostenlose-erechnung.de siehst du sofort, welche Abo-Rechnungen noch offen sind. Bei Bedarf kannst du mit einem Klick eine Zahlungserinnerung oder Mahnung erstellen.
Die Kombination aus automatischen Rechnungen und automatisiertem Mahnwesen macht dein Forderungsmanagement nahezu vollständig selbstlaufend. Mehr zum Mahnwesen: Mahnung schreiben: Die ultimative Anleitung für Selbstständige
Alternative Tools für wiederkehrende Rechnungen 2026
kostenlose-erechnung.de – Wiederkehrende Rechnungen als Premium-Feature. Kombiniert mit Belegverwaltung, EÜR und E-Rechnung in einem Tool.
sevdesk – Eine der bekanntesten deutschen Lösungen für Abo-Rechnungen. Gut für Unternehmen mit komplexerer Buchhaltung. Ab ca. 8 €/Monat.
Billomat (Haufe) – Solides Abo-Rechnungs-Feature mit automatischem Versand. Ab ca. 15 €/Monat.
Lexoffice – Abo-Rechnungen als Teil der umfangreichen Buchhaltungslösung. Ab ca. 7 €/Monat.
FastBill – Spezialist für automatisierte Abrechnung und Abo-Management. Ab ca. 10 €/Monat.
Wenn du eine einfache, kostenfreie Lösung suchst, die E-Rechnungen erstellt und dich nicht in monatliche Abonnement-Kosten treibt: kostenlose-erechnung.de ist die einzige vollständig kostenlose Option mit diesem Funktionsumfang.
Häufige Fragen zu wiederkehrenden Rechnungen
Ist eine wiederkehrende Rechnung rechtlich eine eigene Rechnung?
Kann ich eine Dauerrechnung statt monatlicher Einzelrechnungen nutzen?
Was passiert, wenn ich die Rechnung vergesse zu stellen?
Muss ich für Abo-Rechnungen an Unternehmen eine E-Rechnung ausstellen?
Was muss sich bei jeder wiederkehrenden Rechnung ändern?
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