Rechnung Vorlage kostenlos 2026: Alle Rechnungstypen für Selbstständige

Du willst eine Rechnung schreiben und suchst eine Vorlage? Gut, dass du vorher kurz nachschaust – denn eine Rechnung mit einem fehlenden Pflichtfeld kann dazu führen, dass dein Kunde die Vorsteuer nicht abziehen darf. Das sorgt für Ärger. Mit den richtigen Rechnungsvorlagen passiert dir das nicht. Hier bekommst du kostenlose Vorlagen für jeden Rechnungstyp – und ein Tool, mit dem du direkt loslegen kannst.

Was muss auf eine Rechnung? Die Pflichtangaben 2026

Bevor wir zu den Vorlagen kommen, schauen wir kurz auf die gesetzliche Grundlage. § 14 Abs. 4 UStG legt fest, welche Angaben auf jede Rechnung über 250 € brutto gehören:

Die 10 Pflichtangaben für Rechnungen 2026

1. Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers (du) und des Leistungsempfängers (dein Kunde)
2. Steuernummer oder USt-Identifikationsnummer des Ausstellers
3. Ausstellungsdatum der Rechnung
4. Fortlaufende Rechnungsnummer – eindeutig, einmalig, nachvollziehbar
5. Menge und handelsübliche Bezeichnung der erbrachten Leistung oder gelieferten Ware
6. Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung (oder Zeitraum)
7. Netto-Entgelt nach Steuersätzen aufgeschlüsselt
8. Steuersatz und Steuerbetrag (oder Hinweis auf Steuerbefreiung)
9. Im Voraus vereinbarte Minderungen des Entgelts (z.B. Rabatte)
10. Brutto-Rechnungsbetrag

Was bei Kleinunternehmern anders ist

Wenn du die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG nutzt, weist du keine Umsatzsteuer auf deiner Rechnung aus. Stattdessen fügst du folgenden Pflichthinweis ein:

„Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.”

Du darfst dann auch keinen Steuersatz und keinen Steuerbetrag angeben. Und: Du brauchst keine USt-IdNr., wenn du keine EU-Auslandsgeschäfte machst.

Mehr zur Kleinunternehmerregelung erfährst du in unserem Ratgeber zur Kleinunternehmerregelung 2026.

Übersicht: Welcher Rechnungstyp passt zu dir?

flowchart TD
    A[Rechnung schreiben] --> B{Rechnungsbetrag?}
    B -->|bis 250 € brutto| C[Kleinbetragsrechnung\nVereinfachte Pflichtangaben § 33 UStDV]
    B -->|über 250 € brutto| D{Bist du Kleinunternehmer?}
    D -->|Ja| E[Kleinunternehmer-Rechnung\nKeine MwSt., Hinweis § 19 UStG]
    D -->|Nein| F{Welcher Anlass?}
    F -->|Normale Leistung| G[Standardrechnung\nAlle 10 Pflichtangaben]
    F -->|Anzahlung/ Teilbetrag| H[Abschlagsrechnung\nVerweis auf Gesamtprojekt]
    F -->|Projektabschluss| I[Schlussrechnung\nAbzug aller Abschlagszahlungen]
    F -->|Ausland / EU| J[Reverse-Charge-Rechnung\n§ 13b UStG, keine MwSt.]
    G --> K[E-Rechnung erstellen\nZUGFeRD oder XRechnung]
    E --> K

Rechnungsvorlage kostenlos: Standard-Rechnung

Die Standardrechnung ist die häufigste Rechnungsform für Selbstständige und Freelancer. Sie enthält alle 10 Pflichtangaben und eignet sich für:

• Dienstleistungen (Beratung, IT, Design, Texte, Handwerk)
• Warenlieferungen an Geschäftskunden
• Freiberufliche Tätigkeiten

Muster: Standard-Rechnung für Selbstständige

Rechnungsvorlage: Kleinunternehmer-Rechnung (§ 19 UStG)

Als Kleinunternehmer schreibst du Rechnungen ohne Umsatzsteuer. Das macht die Rechnung einfacher – aber du musst den Hinweis auf § 19 UStG explizit einfügen.

Muster: Kleinunternehmer-Rechnung 2026

Was du weglässt:

• Kein Steuersatz (kein 19% oder 7%)
• Kein separater Steuerbetrag
• Kein Netto/Brutto-Split – du hast nur einen Gesamtbetrag

Was du zusätzlich brauchst:

• Den Pflichthinweis auf § 19 UStG

Mehr Details zu den Pflichtangaben für Kleinunternehmer findest du im Ratgeber: Pflichtangaben Rechnung Kleinunternehmer.

Rechnungsvorlage: Kleinbetragsrechnung (bis 250 € brutto)

Für Rechnungen bis 250 € brutto reichen nach § 33 UStDV vereinfachte Angaben:

Pflichtangaben bei der Kleinbetragsrechnung:

• Name und Anschrift des Rechnungsstellers
• Ausstellungsdatum
• Menge und Art der gelieferten Waren oder Leistungen
• Entgelt und Steuerbetrag zusammen (Bruttobetrag)
• Angewendeter Steuersatz

Was du weglassen kannst:

• Name und Anschrift des Empfängers
• Steuernummer oder USt-IdNr.
• Aufgeschlüsselter Nettobetrag
• Eindeutige Rechnungsnummer (empfohlen, aber nicht Pflicht)

Muster: Kleinbetragsrechnung

E-Rechnung als Vorlage: ZUGFeRD & XRechnung 2026

Ab 2028 sind E-Rechnungen für alle B2B-Transaktionen Pflicht. Aber warum nicht schon jetzt damit starten? Eine E-Rechnung sieht für deinen Kunden genauso aus wie eine normale PDF-Rechnung – enthält aber zusätzlich eine maschinenlesbare XML-Datei.

ZUGFeRD 2.3.3 – Deine ideale Vorlage für B2B

ZUGFeRD (aktuelle Version: 2.3.3, seit 15. Januar 2026 verbindlich) ist ein hybrides Format:

• Dein Kunde sieht ein normales PDF
• Buchhaltungssoftware liest automatisch das eingebettete XML
• Beide Versionen entsprechen dem europäischen Standard EN 16931

XRechnung 3.0.2 – Für Rechnungen an Behörden

XRechnung (aktuell Version 3.0.2) ist das Pflichtformat für Rechnungen an Bundesbehörden (B2G). Es ist reines XML – kein PDF. Du brauchst dafür die Leitweg-ID der Behörde. Mehr dazu in unserem Ratgeber: Leitweg-ID finden und eintragen.

Weitere Rechnungstypen – die richtigen Vorlagen

Je nach Geschäftssituation brauchst du unterschiedliche Rechnungstypen. Hier ist ein schneller Überblick – mit Links zu den jeweiligen Detailartikeln:

Abschlagsrechnung & Schlussrechnung

Bei Projekten mit Anzahlungen arbeitest du mit Abschlagsrechnungen (während des Projekts) und einer abschließenden Schlussrechnung (nach Fertigstellung). Die Schlussrechnung verrechnet alle Abschlagszahlungen. Mehr dazu: Abschlagsrechnung Vorlage kostenlos.

Stornorechnung / Muster

Fehler passieren – dann brauchst du eine Stornorechnung, um die ursprüngliche Rechnung zu stornieren und eine korrigierte Version zu erstellen. Wichtig: Die Originalrechnung darfst du nie einfach löschen oder überschreiben. Mehr im Stornorechnung Vorlage & Muster Ratgeber.

Reverse Charge Rechnung

Bei Leistungen an EU-Unternehmen oder bestimmten Bauleistungen gilt das Reverse-Charge-Verfahren (§ 13b UStG): Du schreibst keine Umsatzsteuer auf die Rechnung, der Empfänger deklariert sie selbst. Mehr dazu: Reverse Charge Rechnung erstellen.

Proforma Rechnung

Eine Proforma-Rechnung ist keine echte Rechnung – sie löst keine Zahlungspflicht aus und ist nicht steuerlich relevant. Sie wird für Zolldokumente oder als Anzeigedokument genutzt. Mehr im Proforma Rechnung Vorlage Ratgeber.

Die 7 häufigsten Fehler bei Rechnungen

Fehler auf Rechnungen kosten Zeit und nerven Kunden. Hier sind die häufigsten Stolpersteine:

1. Fehlende oder doppelte Rechnungsnummer Die Rechnungsnummer muss fortlaufend und eindeutig sein. Lücken sind erlaubt, Doppelungen nicht.

2. Falsches oder fehlendes Leistungsdatum Das Datum, wann du geleistet hast, ist nicht das gleiche wie das Rechnungsdatum. Beide müssen auf der Rechnung stehen.

3. Keine Steuernummer Ohne Steuernummer (oder USt-IdNr.) ist die Rechnung formal ungültig. Beantrage deine Steuernummer direkt nach der Gründung.

4. Falsche Umsatzsteuer als Kleinunternehmer Als Kleinunternehmer darfst du keine Umsatzsteuer ausweisen. Tust du es trotzdem, schuldest du sie dem Finanzamt – ohne dass dein Kunde sie zurückbekommen kann.

5. Fehlender § 19-Hinweis Kleinunternehmer, die keinen USt-Hinweis einfügen, haben eine formal fehlerhafte Rechnung.

6. Zu vage Leistungsbeschreibung „Projektarbeit” oder „Beratung” reicht nicht. Beschreibe konkret, was du geleistet hast – Datum, Umfang, Art der Tätigkeit.

7. Kein Zahlungsziel Ohne Zahlungsziel gerät dein Kunde erst nach 30 Tagen in Verzug (§ 286 Abs. 3 BGB). Setz immer ein konkretes Datum.

Rechnung Vorlage kostenlos erstellen – so geht’s mit kostenlose-erechnung.de

Statt eine Vorlage manuell auszufüllen, kannst du mit kostenlose-erechnung.de in wenigen Minuten eine vollständige, rechtssichere Rechnung erstellen:

So erstellst du deine erste Rechnung in 3 Minuten

1. kostenlose-erechnung.de/erstellen öffnen – direkt loslegen, keine Registrierung
2. Deine Unternehmensdaten eingeben (Name, Adresse, Steuernummer)
3. Empfängerdaten eingeben (Kundenname, Adresse)
4. Leistungspositionen eintragen (Beschreibung, Menge, Preis, Steuersatz)
5. Rechnungsformat wählen: ZUGFeRD (für B2B) oder XRechnung (für Behörden)
6. Automatische Validierung abwarten – das Tool prüft alle Pflichtfelder
7. PDF + XML herunterladen – sofort einsatzbereit

Was du im Business-Plan bekommst

Mit dem Business GoBD-Plan (ab 9,90 €/Monat) erweiterst du das Tool um:

• Unbegrenzte Rechnungen pro Monat
• GoBD-konformes Cloud-Archiv – 10 Jahre unveränderbar gespeichert
• Kundendatenbank – Kundendaten automatisch befüllen
• Mahnwesen – Zahlungserinnerungen automatisch versenden
• E-Mail-Versand – Rechnung direkt aus dem Tool verschicken

Alle Preise und Funktionen ansehen →

Rechnung per E-Mail versenden – was gilt 2026?

Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Beim Versenden bist du in der Übergangsphase bis Ende 2026 noch flexibel:

• Papier – immer erlaubt
• PDF per E-Mail – erlaubt (mit Zustimmung des Empfängers, die meist implizit durch E-Mail-Kommunikation gilt)
• E-Rechnung (ZUGFeRD/XRechnung) – immer erlaubt und die Zukunft

Empfehlung: Verwende schon jetzt ZUGFeRD – das sieht aus wie ein normales PDF, ist aber bereits eine vollwertige E-Rechnung. Dein Kunde profitiert sofort, du bist auf der sicheren Seite.

Mehr Infos zum Thema: Rechnung per E-Mail versenden – Vorlage & Regeln.

Häufig gestellte Fragen zur Rechnungsvorlage kostenlos