Ja, Sie dürfen eine E-Rechnung ausdrucken, etwa für die Freigabe oder den Ordner im Büro. Der Ausdruck ist aber nur eine Lesekopie. Aufbewahren müssen Sie die empfangene Datei: bei einer XRechnung das XML, bei ZUGFeRD die PDF mit eingebettetem XML, unverändert und 8 Jahre lang (§ 14b UStG). Eine reine XRechnung lässt sich nicht direkt drucken, sie braucht zuerst eine Lesefassung.
Ein typisches Beispiel: Ein Lieferant schickt seit Kurzem eine Datei rechnung.xml. Die Geschäftsführerin zeichnet Rechnungen aber auf Papier frei, und der Ordner für die Steuerberatung wartet. Doppelklick auf die Datei zeigt nur Code. Wie kommt die Rechnung jetzt aufs Papier, ohne dass die Datei verloren geht?
Darf ich eine E-Rechnung ausdrucken?
Ja, ein Ausdruck ist jederzeit erlaubt, er hat nur keine eigene Rechtswirkung. Eine elektronische Rechnung ist nach § 14 Abs. 1 Satz 3 UStG eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Eine Rechnung auf Papier ist nach Satz 4 eine sonstige Rechnung. Der Ausdruck ist deshalb eine Arbeitskopie für Menschen, die Datei bleibt die Rechnung.
Für die Aufbewahrung zählt die Datei. Erhaltene Rechnungen bewahren Sie 8 Jahre auf, die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde (§ 14b Abs. 1 UStG). Das BMF verlangt für E-Rechnungen, dass der strukturierte Teil in seiner ursprünglichen Form erhalten bleibt. Die abgelegte Datei muss außerdem während der ganzen Frist lesbar gemacht und maschinell ausgewertet werden können (§ 147 Abs. 2 AO) (BMF-Schreiben vom 15.10.2025). Ein Blatt Papier erfüllt das nicht.
Wie drucken Sie eine XRechnung?
Eine XRechnung drucken Sie, indem Sie die XML-Datei in einem Viewer öffnen und dessen lesbare Ansicht ausgeben. Direkt aus dem Explorer oder dem Mailprogramm gedruckt, erscheint nur XML-Code. So gehen Sie mit dem kostenlosen E-Rechnungs-Viewer unter /auslesen/ vor:
- Datei speichern. Speichern Sie den E-Mail-Anhang zuerst unverändert in Ihrer Ablage, etwa im Ordner des Lieferanten. Ergebnis: Das Original liegt gesichert, bevor Sie etwas damit tun.
- Datei öffnen. Rufen Sie /auslesen/ auf und klicken Sie auf „Datei auswählen“ oder ziehen Sie die XML-Datei in das Feld „Datei hier ablegen“. Ergebnis: Sie sehen Rechnungssteller, Empfänger, Positionen, Beträge und vorhandene Zahlungsdaten lesbar, dazu das Prüfergebnis.
- Angaben kontrollieren. Gleichen Sie Rechnungsnummer, Betrag und Bankverbindung mit Ihrer Bestellung ab. Ergebnis: Sie drucken nur, was Sie auch freigeben würden.
- Prüfbericht laden. Klicken Sie oben auf „Prüfbericht (PDF)“. Ergebnis: eine PDF mit Rechnungsnummer, Datum, Rechnungssteller, Empfänger, Netto, Umsatzsteuer, Gesamtbetrag, IBAN, dem Prüfergebnis und der Prüfsumme (SHA-256) der Originaldatei.
- Drucken. Drucken Sie den Prüfbericht oder die Ansicht über die Druckfunktion des Browsers (Strg + P, am Mac Cmd + P). Prüfen Sie die Druckvorschau, bevor Sie drucken.
Ohne Anmeldung sind bis zu 3 Prüfungen im Monat möglich, im kostenlosen Konto ebenfalls, mit Business unbegrenzt. Die Ansicht entsteht im Browser, zur Prüfung geht nur das XML verschlüsselt an den Server in Frankfurt am Main.
Der Prüfbericht ist bewusst knapp: Er enthält die Kopfdaten und Beträge, aber keine Positionsliste. Für die Freigabe reicht das meist. Brauchen Sie die vollständige Rechnung mit allen Positionen auf Papier, hilft die Lesefassung unter Belege: Mit Business legen Sie die XRechnung als Beleg ab und laden über „Lesefassung herunterladen“ eine PDF der ganzen Rechnung. Daneben steht „Originaldatei herunterladen“, das XML bleibt unverändert gespeichert.
Wie drucken Sie eine ZUGFeRD-Rechnung?
Eine ZUGFeRD-Rechnung drucken Sie wie jede andere PDF, denn sie ist eine PDF mit eingebettetem XML. Öffnen Sie die empfangene Datei in Ihrem PDF-Programm oder im Browser und drucken Sie wie gewohnt. Der Ausdruck verändert die Datei auf der Festplatte nicht.
Der Fehler entsteht an anderer Stelle: beim Neuspeichern. Wer im Druckdialog „Microsoft Print to PDF“ oder „Als PDF sichern“ wählt, erzeugt eine neue PDF. Diese Datei sieht gleich aus, enthält aber das eingebettete XML nicht mehr, sie ist damit keine E-Rechnung. Löscht danach jemand das Original, weil die Kopie ja „dieselbe Rechnung“ zeigt, fehlt der strukturierte Teil.
So prüfen Sie im Zweifel, welche Datei Sie vor sich haben: Öffnen Sie sie unter /auslesen/. Wird die Rechnung ausgelesen und erscheint ein ZUGFeRD-Profil, ist das XML vorhanden. Meldet der Viewer eine normale PDF ohne E-Rechnungsdaten, haben Sie eine Kopie erwischt. Wie die Anzeige der Daten ohne Ausdruck funktioniert, beschreibt der Ratgeber ZUGFeRD visualisieren und XML-Rechnung anzeigen.
Was müssen Sie nach dem Ausdruck aufheben?
Aufheben müssen Sie die empfangene Datei, unverändert und 8 Jahre lang. Den Ausdruck dürfen Sie zusätzlich abheften, wegwerfen dürfen Sie ihn auch. Die Tabelle zeigt, was je Format das Original ist:
| Sie erhalten | Aufheben (Original) | Nur Kopie |
|---|---|---|
| XRechnung | die XML-Datei, wie sie ankam | Ausdruck, Prüfbericht, Lesefassung als PDF |
| ZUGFeRD | die empfangene PDF mit eingebettetem XML | Ausdruck, neu gespeicherte PDF über „Drucken als PDF“ |
| PDF-Rechnung ohne XML (im Inland zwischen Unternehmen nur in der Übergangszeit) | die PDF-Datei | Ausdruck |
| Papierrechnung | das Papier (oder eine ordnungsgemäße Digitalisierung) | Fotokopie |
Ergänzt ein Anhang die Rechnung, etwa ein Stundennachweis, auf den sie verweist, legen Sie ihn mit ab. Wie lange PDF-Rechnungen zwischen Unternehmen noch zulässig sind, regelt § 27 Abs. 38 UStG. Welche Ablage die Anforderungen erfüllt und wie lange das Archiv einer Software zugänglich bleibt, klärt der Ratgeber E-Rechnung archivieren: Pflicht, Frist und Ablage.
Wie läuft eine Freigabe auf Papier, ohne dass die Datei verloren geht?
Eine Papierfreigabe funktioniert, wenn die Datei vor dem Ausdruck abgelegt ist und der Ausdruck auf sie verweist. Gefährlich ist die umgekehrte Reihenfolge: Erst wird gedruckt, abgezeichnet und abgeheftet, die Mail mit dem Anhang verschwindet irgendwann im Papierkorb. Dann haben Sie ein unterschriebenes Blatt und keine Rechnung.
Ein möglicher Ablauf, als Beispiel:
- Die Büroleitung speichert den Anhang in der festen Ablage oder leitet ihn an den Belegempfang weiter.
- Sie öffnet die Datei, lädt den Prüfbericht und druckt ihn.
- Die Geschäftsführung zeichnet den Ausdruck ab, mit Datum und gegebenenfalls Kostenstelle.
- Die Büroleitung trägt die Freigabe dort nach, wo die Datei liegt, etwa im Dateinamen oder in der Buchhaltung, und heftet den Ausdruck als Begleitblatt ab.
- Erst danach wird die E-Mail gelöscht.
Halten Sie diesen Ablauf in Ihrer Verfahrensdokumentation fest, die die GoBD für Ihr DV-gestütztes Buchführungs- und Ablagesystem erwarten. Ob Ihre Vermerke auf dem Papier selbst aufbewahrt werden müssen, etwa Kontierungen, besprechen Sie mit Ihrer Steuerberatung. Wir sind keine Steuerkanzlei.
Rechnungen per E-Mail empfangen und ablegen
Wenn jede Woche mehrere E-Rechnungen kommen, lohnt sich der Belegempfang statt Einzelablage. kostenlose-erechnung.de ist eine Rechnungssoftware für Selbstständige und kleine Firmen. Mit Business leiten Sie Eingangsrechnungen aus Ihrem Postfach an Ihre Belegadresse weiter, die Datei wird ausgelesen und als Beleg abgelegt; Ihr Postfach bleibt dabei die Quelle. Jede Rechnung zählt zum Belegkontingent: 20 Belege im Monat mit Business, unbegrenzt mit Business Plus. Mit Business Plus bekommt Ihre Firma außerdem eine eigene Empfangsadresse für Lieferanten, und eingehende E-Rechnungen werden automatisch gegen die XRechnung-Regeln geprüft. Einzelheiten zeigt die Seite Belegempfang per E-Mail.
Allgemeines zum Empfang, zu Postfach und Pflichten seit dem 1. Januar 2025 steht im Ratgeber E-Rechnung empfangen.
Mit Business bleiben Kundendaten, Positionen, Zahlungsstand und das erzeugte Dokument jeder Rechnung im Rechnungsarchiv zusammen, mit Export für die Betriebsprüfung. Den Ablauf zeigt die Seite Rechnungen archivieren.
Was Sie jetzt tun
- Speichern Sie die nächste empfangene E-Rechnung zuerst unverändert ab, dann erst drucken.
- Öffnen Sie eine XRechnung unter /auslesen/ und drucken Sie den Prüfbericht mit Prüfsumme.
- Prüfen Sie ZUGFeRD-Dateien, bei denen Sie ein Neuspeichern über „Drucken als PDF“ vermuten, und holen Sie fehlende Originale beim Lieferanten nach. Ohne Business sind 3 Prüfungen im Monat möglich.
Darf ich eine E-Rechnung ausdrucken?
Kann man eine XRechnung ausdrucken?
Wie drucke ich eine XRechnung als PDF?
Reicht der Ausdruck für die Aufbewahrung?
Muss ich eine E-Rechnung akzeptieren, wenn ich lieber Papier will?
Quellen
- § 14 UStG, Ausstellung von Rechnungen, Bundesamt für Justiz, abgerufen 04.11.2026. gesetze-im-internet.de
- § 14b UStG, Aufbewahrung von Rechnungen, Bundesamt für Justiz, abgerufen 04.11.2026. gesetze-im-internet.de
- § 147 AO, Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen, Bundesamt für Justiz, abgerufen 04.11.2026. gesetze-im-internet.de
- Einführung der obligatorischen E-Rechnung bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern, Bundesministerium der Finanzen, Stand 15.10.2025. bundesfinanzministerium.de
Das passende Werkzeug können Sie ohne Konto öffnen: Rechnung öffnen.