Erste Rechnung als Kleinunternehmer schreiben: Anleitung, Pflichtfelder, Vorlage

Die erste Rechnung als Kleinunternehmer ist ein bürokratischer Moment, kein technischer. Sie haben Ihre Leistung erbracht, der Kunde wartet auf das PDF – und Sie sitzen vor einem leeren Word-Dokument und überlegen, ob Sie wirklich alle Pflichtangaben beisammenhaben. Falsche Angabe = Vorsteuerabzug beim Kunden in Gefahr, im schlimmsten Fall Nachfrage vom Finanzamt.

Dieser Ratgeber führt Sie durch alle Pflichtfelder nach §14 UStG und §19 UStG, zeigt die Beispielrechnung Zeile für Zeile und klärt den Punkt, an dem fast alle Anfänger hängenbleiben: die Steuernummer.

In rund 6 Minuten wissen Sie: welche zehn Pflichtangaben auf jede Kleinunternehmer-Rechnung gehören, wie der §19-Hinweis korrekt formuliert wird, was Sie tun, wenn Ihre Steuernummer noch nicht da ist, und wie Sie die erste Rechnung in unter zwei Minuten fertigstellen.

Wer ist Kleinunternehmer im Sinne von §19 UStG?

Kleinunternehmer ist, wer im Vorjahr unter 25.000 € Umsatz lag und im laufenden Jahr voraussichtlich unter 100.000 € bleibt. Diese Grenzen gelten seit dem 1. Januar 2025 nach dem Wachstumschancengesetz – vorher waren es 22.000 € und 50.000 €.

Wer darunter bleibt, weist auf der Rechnung keine Umsatzsteuer aus und führt auch keine ab. Das macht das Leben leichter (keine Voranmeldung, kein Vorsteuer-Geblättere), reduziert aber den Spielraum: Sie ziehen selbst auch keine Vorsteuer auf Eingangsrechnungen. Für die meisten Solo-Selbstständigen mit wenig Wareneinkauf ist das ein akzeptabler Tausch.

Hintergrund-Lektüre: Kleinunternehmerregelung 2026. Wer schon weiß, dass die Regelung passt, kann hier weiterlesen.

Die zehn Pflichtangaben auf der ersten Rechnung

§14 UStG schreibt acht Pflichtfelder vor, §19 UStG ergänzt einen Hinweis-Satz, und §14 Abs. 4 Nr. 2 UStG verlangt die Steuernummer. Macht zehn. Fehlt eine Angabe, ist die Rechnung formal mangelhaft – auch wenn der Kunde sie bezahlt.

1. Vollständiger Name und Anschrift des Rechnungsstellers (Ihre Daten).
2. Vollständiger Name und Anschrift des Empfängers.
3. Steuernummer (vom Finanzamt) oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer.
4. Ausstellungsdatum der Rechnung.
5. Eindeutige, fortlaufende Rechnungsnummer.
6. Leistungsdatum oder Leistungszeitraum.
7. Menge und Art der Leistung oder Lieferung.
8. Nettobetrag der Leistung.
9. Hinweis auf §19 UStG: “Gemäß §19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.”
10. Bankverbindung (kein Pflichtfeld, aber faktisch unverzichtbar – sonst zahlt niemand).

Klingt nach viel, ist es in der Praxis nicht. Acht der zehn Felder sind über die Kundenstammdaten und ein Rechnungsnummern-System abgedeckt; die letzten zwei sind ein Satz Boilerplate und Ihre IBAN.

“Ohne Steuernummer geht es nicht” – und so überbrücken Sie die Wartezeit

Genau hier kapituliert ein Drittel aller Erstgründer: Sie wollen die Rechnung am Montag verschicken, der Fragebogen zur steuerlichen Erfassung ist beim Finanzamt – und die Bearbeitung dauert in vielen Bundesländern aktuell drei bis sechs Wochen (Stand Frühjahr 2026, je nach Finanzamt). Was tun?

Drei legale Wege:

Weg 1: Rechnung zurückstellen. Wenn der Auftrag nicht termingebunden ist (klassischer Beratungs-, Design-, Texterjob ohne harte Fälligkeit), warten Sie schlicht auf die Steuernummer. Das ist juristisch sauber und macht Folgekorrekturen unnötig.

Weg 2: Stornorechnung-und-Neuausstellung-Verfahren. Sie stellen die Rechnung mit dem Hinweis “Steuernummer beantragt, Aktenzeichen [vom Finanzamt-Fragebogen]” aus – das ist KEINE gültige Steuernummer-Angabe nach §14 UStG, aber als Provisorium toleriert. Sobald die echte Steuernummer eingeht, stornieren Sie die alte Rechnung formal und stellen eine neue mit identischer Rechnungsnummer-Logik aus. Aufwand: 5 Minuten extra. Risiko: Der Kunde kann mit der ersten Variante keine Betriebsausgabe ordentlich verbuchen – das müssen Sie ihm transparent kommunizieren.

Weg 3: Eilantrag beim Finanzamt. Bei laufenden Aufträgen mit klarem wirtschaftlichen Druck (z. B. Werkvertrag mit Fixtermin) reicht ein formloses Anschreiben an Ihr Finanzamt: “Ich bitte um beschleunigte Bearbeitung wegen [konkreter Auftrag XY, Auftragssumme XX €].” Realistische Wartezeit dann: zwei bis zehn Werktage. Quelle: Erfahrungswerte aus den letzten 200 Nutzer-Anfragen zu diesem Thema bei uns.

Wer den Antrag noch gar nicht gestellt hat, fängt hier an: Steuernummer beantragen.

Beispiel: Eine Kleinunternehmer-Rechnung Zeile für Zeile

Anna Müller, freiberufliche Lektorin in Leipzig, schreibt ihre dritte Rechnung im Mai 2026. Auftraggeber: ein Verlag in Berlin. Hier die Felder im Klartext:

Anna Müller                                Rechnung Nr. 2026-003
Lektorat & Texte                           Rechnungsdatum: 12.05.2026
Wurzner Str. 12                            Leistungszeitraum: 01.04.–30.04.2026
04315 Leipzig
Steuernummer: 232/123/45678

Verlag Beispiel GmbH
Friedrichstr. 100
10117 Berlin

Leistung                              Menge    Einzelpreis      Summe
Lektorat Sachbuch "Titel XY"          18 h     45,00 €         810,00 €
Korrekturlauf 2                        4 h     45,00 €         180,00 €
                                                              ─────────
                                                  Gesamt:      990,00 €

Gemäß §19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.

Zahlbar bis 26.05.2026 auf:
IBAN: DE12 3456 7890 1234 5678 90 | Verwendungszweck: 2026-003

Was passiert hier konkret? Anna nennt sich selbst und den Kunden vollständig, die Steuernummer steht im Briefkopf, jede Position hat Menge × Preis = Summe, der §19-Hinweis ist ein einzelner Satz statt eines Abschnitts, das Zahlungsziel ist 14 Tage. Mehr braucht es nicht.

Beachten Sie: Bei Stundenleistungen ist “18 h à 45 €” sauberer als “Pauschal Lektorat” – das Finanzamt mag nachvollziehbare Mengen, und der Kunde auch.

Brauchen Kleinunternehmer eine E-Rechnung?

Kurz: Empfangen ja, versenden bis auf Weiteres nein.

Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle deutschen Unternehmen – inklusive Kleinunternehmer – B2B-E-Rechnungen empfangen und archivieren können. Versenden müssen Kleinunternehmer dauerhaft nicht; die im Wachstumschancengesetz geregelte Versandpflicht ab 2027/2028 nimmt Kleinunternehmer ausdrücklich aus.

Heißt konkret:

• Sie bekommen eine XRechnung oder ZUGFeRD-Datei vom Großhändler? Sie müssen sie öffnen, prüfen und 8 Jahre revisionssicher archivieren können (GoBD).
• Sie schreiben selbst eine Rechnung an einen B2B-Kunden? PDF reicht weiterhin – außer der Kunde verlangt explizit ZUGFeRD. Viele große Unternehmen tun das inzwischen, weil ihre Buchhaltung XML-Daten automatisch einliest.

Wer auf der sicheren Seite sein will, schreibt von Anfang an ZUGFeRD: eine Datei, beide Welten – sieht aus wie PDF, enthält XML. Mit unserer Rechnungssoftware ist das ein einzelnes Häkchen, kein separater Workflow. Mehr dazu: E-Rechnung für Kleinunternehmer und E-Rechnungspflicht-Leitfaden.

Word, Excel oder Rechnungssoftware – was passt für den Anfang?

Eine Word-Vorlage hat ihre Berechtigung, wenn Sie pro Quartal drei Rechnungen schreiben. Ab der zehnten Rechnung im Jahr kippt die Rechnung: Sie investieren mehr Zeit ins Layout-Reparieren als ins Akquirieren. Mehr Vergleich: Rechnung schreiben mit Word oder Tool.

Übrigens: Eine Rechnungssoftware ist kein “E-Rechnungs-Tool”. Sie verwaltet Angebote, Mahnstufen, wiederkehrende Rechnungen und Kundenstamm gleich mit. Für Kleinunternehmer-Anfänger sind besonders die Kundenverwaltung und das automatische Mahnwesen relevant – die ersten verspäteten Zahlungen kommen früher, als man denkt.

Häufige Fehler bei der ersten Rechnung

Fehler 1: USt ausgewiesen, obwohl Kleinunternehmer. Wer die 19 % aus alter Gewohnheit hinschreibt, schuldet die Steuer trotzdem dem Finanzamt – §14c UStG. Das ist der teuerste Anfängerfehler.

Fehler 2: §19-Hinweis vergessen. Ohne den Satz “Gemäß §19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet” wirkt die Rechnung formal unvollständig. Der Kunde kann zwar so oder so keine Vorsteuer ziehen, aber das Finanzamt rechnet den fehlenden Hinweis als Mangel an.

Fehler 3: Rechnungsnummer doppelt oder unsystematisch. 2026-001, 2026-001, 2026-003 ist ein Klassiker beim ersten Mal. Ein System wie JJJJ-NNN mit dreistelliger laufender Nummer reicht für die nächsten 999 Rechnungen. Tiefer im Rechnungsnummer-System-Leitfaden.

Fehler 4: Leistungszeitraum fehlt. “Lektorat” reicht nicht. “Lektorat 01.04.–30.04.2026” ist Pflicht. Bei Werkleistungen genügt der Tag der Abnahme; bei Beratungsleistungen der Zeitraum.

Fehler 5: Rundungsdifferenzen bei Stundenpositionen. “18,5 h à 45 €” wird gerundet zu 832,50 €, nicht zu 832,49 €. Manche Vorlagen rechnen kaufmännisch, manche schneiden ab. Vor dem Versand: Endsumme händisch nachrechnen.

Aufbewahrung und Archivierung

Rechnungen ab dem 1. Januar 2025 müssen 8 Jahre revisionssicher aufbewahrt werden (vorher 10 Jahre, verkürzt durch das BEG IV). Revisionssicher heißt: nicht nachträglich veränderbar oder löschbar. Ein Ordner auf dem Schreibtisch erfüllt das nicht, ein Word-Dokument im Dropbox-Ordner auch nicht zuverlässig.

Mindest-Setup für Kleinunternehmer:

1. PDF-Original der versendeten Rechnung in einem schreibgeschützten Cloud-Ordner.
2. Backup auf einer zweiten Festplatte oder zweiten Cloud.
3. Rechnungsausgangsbuch (Excel oder integriert) mit Datum, Nummer, Kunde, Brutto.

Wer von Anfang an die GoBD-Archivierung der Rechnungssoftware nutzt, spart sich diese Bastelei. Details: Rechnungs-Archivierung Pflichten.

Häufige Fragen zur ersten Kleinunternehmer-Rechnung

Was Sie jetzt tun

• Steuernummer prüfen: liegt sie vor, oder müssen Sie über Weg 2 (Aktenzeichen-Variante) gehen?
• Rechnungsnummern-System festlegen: 2026-001, 2026-002, … oder kundenspezifisch – Hauptsache fortlaufend.
• Erste Rechnung schreiben: in unserer Rechnungssoftware ist der §19-Hinweis vorausgewählt, die Pflichtfelder sind vorausgefüllt, der ZUGFeRD-Export ist ein Häkchen.

Stand: Mai 2026. Geprüft gegen §14 UStG, §19 UStG und das Wachstumschancengesetz. Bei komplexen Fällen (EU-Lieferungen, Mischbetrieb mit Regelbesteuerung) bitte mit der Steuerberatung abstimmen – wir sind keine Steuerkanzlei.

Weiterführend:

• Kleinunternehmerregelung 2026
• Steuernummer beantragen
• Pflichtangaben auf Rechnungen für Kleinunternehmer
• Rechnungsnummer-System
• E-Rechnung für Kleinunternehmer

Quellen:

• §14 UStG – Ausstellung von Rechnungen
• §19 UStG – Besteuerung der Kleinunternehmer
• BMF: Wachstumschancengesetz