Ratenzahlung bei offener Rechnung: Muster, Restbetrag und Mahnung

Eine Ratenzahlung zu einer offenen Rechnung vereinbaren Sie schriftlich in einem eigenen Dokument: mit Rechnungsnummer, offenem Betrag, Höhe und Termin jeder Rate und einer Regel, dass der Rest sofort fällig wird, wenn eine Rate ausbleibt. Die Rechnung selbst bleibt, wie sie ist. Sie schreiben weder eine neue Rechnung noch Teilrechnungen, sondern erfassen jede eingehende Rate als Teilzahlung, bis der Restbetrag null ist.

Ein typischer Fall: Eine Webdesignerin hat einer kleinen GmbH im Oktober 4.760,00 € berechnet. Zwei Wochen nach Fälligkeit ruft der Geschäftsführer an. Ein Großkunde zahlt bei ihm selbst nicht, er bietet drei Raten an. Das Muster unten ist genau für diesen Moment gedacht.

Wie Sie offene Beträge und Teilzahlungen über viele Kunden hinweg im Blick behalten, zeigt die Seite zum Mahnwesen mit offenen Posten. Dieser Ratgeber behandelt den einen Fall, in dem Sie einem Geschäftskunden Raten zugestehen.

Muster: Ratenzahlungsvereinbarung zu einer offenen Rechnung

Das folgende Muster passt für eine Forderung gegen ein anderes Unternehmen. Alle Namen, Nummern und Beträge sind ein Beispiel. Ersetzen Sie die Beispieldaten und die Angaben in eckigen Klammern durch Ihre Daten, bevor Sie die Vereinbarung verschicken.

So ist das Muster aufgebaut: Punkt 1 verbindet die Vereinbarung fest mit der Rechnung und enthält das Anerkenntnis der Forderung. Punkt 2 legt Termine nach dem Kalender fest, was für den Verzug wichtig wird (siehe unten). Punkt 3 ist die Verfallklausel, ohne die Sie bei einer ausbleibenden Rate nur diese eine Rate verlangen könnten. Die sieben Tage Spielraum sind eine Wahl: Sie fangen eine verspätete Überweisung ab, ohne die Vereinbarung gleich platzen zu lassen; Sie können die Frist auch kürzer oder länger fassen. Punkt 4 klärt die Zinsfrage ausdrücklich, damit später niemand streitet, ob für die gestundete Zeit Verzugszinsen laufen.

Die Raten richtig aufteilen

4.760,00 € geteilt durch drei ergibt 1.586,666… €. Auf Cent gerundet sind das 1.586,67 €. Drei solche Raten ergäben aber 4.760,01 €, also einen Cent zu viel. Rechnen Sie deshalb die ersten Raten gerundet und die letzte als Rest:

Legen Sie die Rundungsdifferenz immer in die letzte Rate. So stimmt die Summe der Raten auf den Cent mit dem Rechnungsbetrag überein, und der Restbetrag steht nach der letzten Zahlung auf null.

Was gehört in eine Ratenzahlungsvereinbarung?

Eine bestimmte Form schreibt das Gesetz für eine Ratenvereinbarung zwischen Unternehmen nicht vor. Schriftlich und von beiden Seiten bestätigt sollte sie trotzdem sein, weil Sie im Streitfall beweisen müssen, was vereinbart war. Diese Angaben gehören hinein, in absteigender Wichtigkeit:

1. Rechnungsnummer, Rechnungsdatum und offener Betrag. Ohne diesen Bezug ist unklar, welche Forderung gemeint ist, besonders wenn der Kunde mehrere Rechnungen offen hat.
2. Anerkenntnis der Forderung. Der Satz „Die Schuldnerin erkennt die Forderung an“ verhindert spätere Einwände gegen Leistung oder Betrag und lässt die Verjährung neu beginnen.
3. Zahl, Höhe und Termin jeder Rate. Ein Datum statt „monatlich“ schafft Klarheit, wann eine Rate fehlt.
4. Verfallklausel. Bleibt eine Rate aus, wird der Rest sofort fällig. Das ist Ihr wichtigster Schutz.
5. Zahlungsweg und Verwendungszweck. Damit Sie jede Rate der richtigen Rechnung zuordnen.
6. Zinsen oder Gebühren, falls vereinbart. Wollen Sie für den Aufschub etwas berechnen, muss das hier stehen. Verlangen Sie nichts, schreiben Sie das ebenfalls hinein.
7. Datum und Unterschriften beider Seiten, oder eine Bestätigung per E-Mail, die Sie aufbewahren.

Sicherheiten wie Bürgschaften oder Eigentumsvorbehalte und die Frage, was in einer Insolvenz des Kunden mit bereits gezahlten Raten geschieht, sind eigene Rechtsfragen. Bei hohen Beträgen klären Sie das mit Ihrer Anwältin oder Ihrem Anwalt.

Ist Ihr Kunde eine Privatperson, gelten andere Regeln. Verlangen Sie für den Aufschub Zinsen oder Gebühren, ist das ein entgeltlicher Zahlungsaufschub, für den große Teile des Verbraucherkreditrechts entsprechend gelten (§ 506 Abs. 1 BGB). Das Muster oben ist dafür nicht gedacht.

Muss ich die Rechnung ändern oder neu schreiben?

Nein. Die Rechnung dokumentiert Leistung, Entgelt und Steuer. An beidem ändert sich nichts, wenn der Kunde später in Raten zahlt. Die Vereinbarung ist ein eigenes Dokument, das auf die Rechnung verweist.

Eigene Rechnungen über die einzelnen Raten wären sogar ein Fehler. Neben der weiter gültigen Originalrechnung würden sie die Umsatzsteuer für dieselbe Leistung ein zweites Mal ausweisen. Wer in einer Rechnung mehr Steuer ausweist, als er für den Umsatz schuldet, schuldet auch den Mehrbetrag (§ 14c Abs. 1 UStG). Abschlagsrechnungen betreffen Zahlungen vor der Leistung, Teilrechnungen abgeschlossene Teile einer Leistung; für eine gestundete Forderung passt keine von beiden.

Anders liegt es nur, wenn sich der Betrag selbst ändert, etwa weil Sie dem Kunden für die schnelle Einigung einen Nachlass gewähren. Dann berichtigen Sie die Rechnung, wie im Ratgeber Korrekturbeleg oder Stornorechnung beschrieben.

Wann ist bei Ratenzahlung die Umsatzsteuer fällig?

Das hängt davon ab, wie Sie die Umsatzsteuer berechnen. Die Ratenvereinbarung selbst ändert daran nichts.

Rechtsgrundlage ist § 13 Abs. 1 Nr. 1 Buchst. a und b UStG. Die Istbesteuerung erlaubt das Finanzamt auf Antrag, unter anderem bei einem Gesamtumsatz von nicht mehr als 800.000 € im Vorjahr oder für Umsätze aus einem freien Beruf (§ 20 UStG).

Bei Sollbesteuerung finanzieren Sie die Steuer also vor. Das ist ein guter Grund, die Raten nicht zu lang zu strecken. Fällt der Rest endgültig aus, etwa nach einer Insolvenz des Kunden, berichtigen Sie die Steuer, weil das Entgelt uneinbringlich geworden ist; zahlt der Kunde später doch, berichtigen Sie erneut (§ 17 Abs. 2 Nr. 1 UStG). Eine bloß verspätete Rate ist noch kein Ausfall. Die Einzelheiten besprechen Sie mit Ihrer Steuerberatung.

Wie verfolgen Sie Raten und Restbetrag?

Sie verfolgen Raten an der Rechnung, nicht in einer zweiten Liste: Jede Rate ist eine Teilzahlung auf dieselbe Rechnung, der offene Betrag sinkt mit jeder Zahlung. kostenlose-erechnung.de, die Rechnungssoftware hinter diesem Ratgeber, macht das mit Business so:

1. Öffnen Sie die Rechnung unter Rechnungen und klappen Sie in der Seitenleiste den Bereich Zahlungen auf. Dort steht der offene Betrag.
2. Klappen Sie Details & Teilzahlungen auf und wählen Sie Teilzahlung erfassen.
3. Tragen Sie Betrag und Datum des Geldeingangs ein, unter Notiz (optional) etwa „Rate 1 von 3“, und speichern Sie.
4. Lesen Sie den neuen offenen Betrag ab. Nach der ersten Rate aus dem Beispiel stehen dort 3.173,33 €.

Erst wenn der offene Betrag null ist, setzt die Software die Rechnung auf „Bezahlt“. Erfassen Sie auch die letzte Rate über Teilzahlung erfassen mit dem Eingangsdatum. Die Schaltfläche Restbetrag als bezahlt markieren bucht den Rest mit dem heutigen Datum; nutzen Sie sie nur, wenn das Geld heute eingegangen ist. Teilzahlungen zu erfassen gehört zu Business; im kostenlosen Tarif Start setzen Sie nur den Status „Bezahlt“ über das Status-Menü, wenn alles eingegangen ist.

Grenzen der Software: Einen Ratenplan mit Terminen kennt die Software nicht, und sie erinnert nicht an einzelne Ratentermine. Das Fälligkeitsdatum der Rechnung bleibt das ursprüngliche. Nach diesem Datum zeigt die Liste der Rechnungen sie als überfällig, solange noch etwas offen ist, auch wenn die nächste Rate erst in drei Wochen ansteht. Legen Sie die Ratentermine deshalb zusätzlich in Ihren Kalender.

Was tun, wenn eine Rate ausbleibt?

Bleibt eine Rate aus, ist Ihr Kunde mit dieser Rate ab dem Tag nach dem Termin in Verzug, ohne dass Sie erst mahnen müssen, sofern er die Verspätung zu vertreten hat. Für eine Leistung mit Termin nach dem Kalender braucht es keine Mahnung (§ 286 Abs. 2 Nr. 1 und Abs. 4 BGB). Den Rest, der nach der Verfallklausel sofort fällig wird, fordern Sie ausdrücklich an. Eine eindeutige Zahlungsaufforderung nach Fälligkeit ist rechtlich eine Mahnung, auch wenn sie „Zahlungserinnerung“ heißt; mit ihr kommt der Kunde auch mit dem Rest in Verzug (§ 286 Abs. 1 BGB).

Gehen Sie in drei Schritten vor:

1. Kurz nachfragen. Ein Anruf oder eine E-Mail klärt, ob die Überweisung nur hängt. Schreiben Sie das Ergebnis auf.
2. Zahlungserinnerung mit Restbetrag schicken. Nennen Sie die Vereinbarung, den Restbetrag nach der Verfallklausel und ein neues Datum. Vorlagen dafür stehen im Ratgeber Zahlungserinnerung schreiben.
3. Mahnen. Folgt keine Zahlung, schicken Sie die Mahnung. Den Aufbau mit Mahnstufen zeigt Mahnung schreiben.

Mit Business erstellen Sie Zahlungserinnerung, 1. Mahnung und 2. Mahnung direkt aus der Rechnung. Ist schon eine Teilzahlung erfasst, fordert der vorgeschlagene Text den verbleibenden Restbetrag statt des Rechnungsbetrags. Die Zahlungserinnerung enthält keine Zinsen. Ab der 1. Mahnung rechnet die Software Verzugszinsen auf den ganzen Restbetrag, beginnend 30 Tage nach dem Fälligkeitsdatum der Rechnung oder am Tag nach der Zahlungserinnerung, je nachdem, was früher liegt. Die Ratenvereinbarung kennt sie dabei nicht, und Zinssatz und PDF-Text lassen sich nicht anpassen. Passt das nach einer zinsfreien Stundung nicht, nennen Sie Vereinbarung und Verzugsbeginn im E-Mail-Text oder schreiben die Mahnung selbst.

Bei Entgeltforderungen, an denen kein Verbraucher beteiligt ist, betragen Verzugszinsen 9 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz (§ 288 Abs. 2 BGB). Seit dem 1. Juli 2026 liegt der Basiszinssatz bei 1,52 %, die Verzugszinsen also bei 10,52 % im Jahr. Wie Sie die Zinsen und die Pauschale von 40 € berechnen, erklärt der Ratgeber Verzugszinsen im B2B.

Was die Ratenzahlung für die Verjährung bedeutet

Forderungen aus Rechnungen verjähren regelmäßig in drei Jahren (§ 195 BGB). Erkennt der Kunde die Forderung an, durch eine Abschlagszahlung oder in anderer Weise, beginnt die Verjährung neu (§ 212 Abs. 1 Nr. 1 BGB). Die unterschriebene Vereinbarung mit Anerkenntnis und jede bezahlte Rate wirken so. Die neuen drei Jahre laufen dann ab dem Anerkenntnis, nicht erst ab dem Jahresende. Bewahren Sie deshalb Vereinbarung und Kontoauszüge zusammen auf. Wann die Frist ohne Anerkenntnis endet, zeigt der Ratgeber Wann verjährt eine Rechnung?.

Häufige Fragen zur Ratenzahlung einer Rechnung

Was Sie jetzt tun

• Muster kopieren, Daten eintragen und vom Kunden unterschreiben oder per E-Mail bestätigen lassen.
• Raten mit dem Rest in der letzten Rate aufteilen und die Termine in den Kalender legen.
• Jede eingehende Rate als Teilzahlung an der Rechnung erfassen und bei einer fehlenden Rate am nächsten Tag nachfragen.

Quellen

• § 266 BGB, Teilleistungen, Bundesamt für Justiz, abgerufen 12.11.2026. gesetze-im-internet.de
• § 212 BGB, Neubeginn der Verjährung, Bundesamt für Justiz, abgerufen 12.11.2026. gesetze-im-internet.de
• § 195 BGB, Regelmäßige Verjährungsfrist, Bundesamt für Justiz, abgerufen 12.11.2026. gesetze-im-internet.de
• § 286 BGB, Verzug des Schuldners, Bundesamt für Justiz, abgerufen 12.11.2026. gesetze-im-internet.de
• § 288 BGB, Verzugszinsen und sonstiger Verzugsschaden, Bundesamt für Justiz, abgerufen 12.11.2026. gesetze-im-internet.de
• § 506 BGB, Zahlungsaufschub, sonstige Finanzierungshilfe, Bundesamt für Justiz, abgerufen 12.11.2026. gesetze-im-internet.de
• § 13 UStG, Entstehung der Steuer, Bundesamt für Justiz, abgerufen 12.11.2026. gesetze-im-internet.de
• § 14c UStG, Unrichtiger oder unberechtigter Steuerausweis, Bundesamt für Justiz, abgerufen 12.11.2026. gesetze-im-internet.de
• § 17 UStG, Änderung der Bemessungsgrundlage, Bundesamt für Justiz, abgerufen 12.11.2026. gesetze-im-internet.de
• § 20 UStG, Berechnung der Steuer nach vereinnahmten Entgelten, Bundesamt für Justiz, abgerufen 12.11.2026. gesetze-im-internet.de

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