Ein kostenloses Rechnungsprogramm zum Herunterladen ist 2026 nur dann eine gute Wahl, wenn es echte E-Rechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD (ab Version 2.0.1, nicht in den Profilen MINIMUM und BASIC WL) erzeugt, weiter Updates bekommt und Ihre Rechnungen acht Jahre lesbar hält. Ein Programm, das nur PDF-Dateien ausgibt, reicht für Rechnungen an andere Unternehmen spätestens ab dem 1. Januar 2028 nicht mehr, bei mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz schon ab dem 1. Januar 2027.
Was Freeware, Vollversion und Browser-Programm bedeuten
Hinter den Suchbegriffen stecken drei verschiedene Dinge:
- Freeware ist Software, die Sie ohne Kaufpreis herunterladen und auf Ihrem Rechner installieren. Ob die Lizenz die gewerbliche Nutzung erlaubt, legt allein der Hersteller fest.
- Vollversion bezeichnet ein Programm ohne Funktionssperre oder Zeitlimit. Bei Rechnungsprogrammen ist damit oft eine ältere Kaufversion gemeint, die kostenlos weitergegeben wird, aber keine Updates mehr erhält.
- Browser-Programm mit kostenlosem Tarif läuft ohne Installation im Browser. Updates spielt der Anbieter zentral ein; die Daten liegen auf seinen Servern.
Für die Frage, ob Sie damit ab 2027 rechtssicher abrechnen, ist die Bezeichnung zweitrangig. Entscheidend sind das Ausgabeformat, die Pflege und die Aufbewahrung.
Warum eine PDF-Rechnung ab 2027 nicht mehr reicht
Seit dem 1. Januar 2025 unterscheidet § 14 Abs. 1 UStG zwischen der E-Rechnung und der sonstigen Rechnung. Eine E-Rechnung ist in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen und ermöglicht eine elektronische Verarbeitung. Alles andere, also Papier und PDF, ist eine sonstige Rechnung. Nach Angaben des BMF erfüllen insbesondere XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 die Voraussetzungen, mit Ausnahme der Profile MINIMUM und BASIC WL.
Für Leistungen an andere inländische Unternehmen schreibt § 14 Abs. 2 UStG die E-Rechnung vor. Die Übergangsregelung in § 27 Abs. 38 UStG staffelt den Start:
| Zeitraum | Was für Rechnungen zwischen Unternehmen gilt | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|
| seit 1. Januar 2025 | Empfang von E-Rechnungen muss möglich sein | § 14 Abs. 1 und 2 UStG |
| bis 31. Dezember 2026 | Papier immer, PDF mit Zustimmung des Empfängers | § 27 Abs. 38 Nr. 1 UStG |
| bis 31. Dezember 2027 | wie oben, wenn der Gesamtumsatz im Vorjahr höchstens 800.000 Euro betrug | § 27 Abs. 38 Nr. 2 UStG |
| ab 1. Januar 2028 | E-Rechnung für alle inländischen B2B-Umsätze | § 14 Abs. 2 UStG |
Ausnahmen gelten unter anderem für Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto (§ 33 UStDV), für Kleinunternehmer (§ 34a UStDV) und für Rechnungen an Privatkunden. Ob und ab wann die Pflicht Sie trifft, zeigt der E-Rechnungspflicht-Check in wenigen Fragen.
Beispiel: Eine Grafikdesignerin mit 60.000 Euro Umsatz im Jahr 2026 darf ihre Rechnungen an Agenturen im Jahr 2027 noch als PDF schicken, wenn die Agentur zustimmt. Ab dem 1. Januar 2028 braucht sie für diese Kunden ein Programm, das XRechnung oder ZUGFeRD erzeugt.
Vorlage, Desktop-Freeware oder Browser-Programm im Vergleich
| Kriterium | Word- oder Excel-Vorlage | Desktop-Freeware | Browser-Programm mit kostenlosem Tarif |
|---|---|---|---|
| E-Rechnung (XRechnung, ZUGFeRD) | nein | nur wenn eingebaut und aktuell | je nach Anbieter, im Tarif prüfen |
| Updates bei neuen Formatversionen | entfällt | abhängig vom Hersteller | zentral durch den Anbieter |
| Fortlaufende Rechnungsnummer | manuell | meist automatisch | automatisch |
| Datensicherung | Ihre Aufgabe | Ihre Aufgabe | beim Anbieter, Export prüfen |
| Zugriff von mehreren Geräten | Datei kopieren | meist nur ein Rechner | jedes Gerät mit Browser |
| Kosten | keine | keine, Lizenz für gewerbliche Nutzung prüfen | kostenloser Tarif mit Grenzen, mehr gegen Abo |
Warum eine Vorlage im Alltag mehr Risiken birgt als ein Programm, erklärt der Ratgeber zu Excel-Rechnungsvorlagen und GoBD.
Prüfliste: So bewerten Sie ein Rechnungsprogramm vor dem Download
- Ausgabeformat: Erzeugt das Programm XRechnung oder ZUGFeRD ab Version 2.0.1 in einem anderen Profil als MINIMUM oder BASIC WL? Steht nur PDF im Funktionsumfang, ist es ab 2028 für B2B-Rechnungen ungeeignet.
- Formatversion und Updates: Nennt der Hersteller die unterstützte Version, zum Beispiel XRechnung 3.0.2 oder ZUGFeRD 2.5.2, und das Datum des letzten Updates? Eine Vollversion ohne Updates bleibt auf dem Stand ihres Erscheinungsjahres.
- Lizenz: Erlaubt die Lizenz ausdrücklich die gewerbliche Nutzung? Manche Freeware ist nur für private Zwecke freigegeben.
- Empfang: Kann das Programm eingehende E-Rechnungen anzeigen? Falls nicht, brauchen Sie dafür ein zusätzliches Werkzeug, etwa den kostenlosen E-Rechnungsviewer der Finanzverwaltung unter e-rechnung.elster.de, den das BMF in seinen FAQ nennt.
- Aufbewahrung: Wo liegen die Rechnungen, und wie sichern Sie sie acht Jahre lang? Bei Desktop-Software ist die Datensicherung Ihre Aufgabe.
- Export: Können Sie alle Rechnungen samt XML-Dateien in einem offenen Format exportieren, falls Sie später wechseln?
Lässt sich einer der Punkte auf der Website des Herstellers nicht beantworten, werten Sie das als Nein.
Was passiert, wenn die Freeware eingestellt wird
Die Aufbewahrungspflicht hängt nicht an der Software, sondern an Ihnen. Elektronisch aufbewahrte Unterlagen müssen während der gesamten Frist verfügbar sein und unverzüglich lesbar gemacht und maschinell ausgewertet werden können (§ 147 Abs. 2 Nr. 2 AO). Bei einer Außenprüfung darf das Finanzamt Einsicht in die gespeicherten Daten nehmen und das Datenverarbeitungssystem dafür nutzen (§ 147 Abs. 6 AO). Die Frist beträgt für Rechnungen und Buchungsbelege acht Jahre und beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung entstanden ist (§ 147 Abs. 3 und 4 AO).
Für E-Rechnungen ergänzt das BMF: Zumindest der strukturierte Teil, also die XML-Datei, muss unversehrt in seiner ursprünglichen Form aufbewahrt werden. Läuft eine Freeware nach einem Betriebssystem-Update nicht mehr, müssen Sie die Rechnungen trotzdem vorlegen können. Exportieren Sie deshalb die XML-Dateien regelmäßig und bewahren Sie sie getrennt vom Programm auf.
Wofür der Tarif Start ausreicht und wofür nicht
Die Rechnungssoftware Kostenlose-Erechnung.de ist kein Download, sondern ein Browser-Programm. Der Tarif Start kostet 0 Euro und erzeugt ZUGFeRD 2.5.2 und XRechnung 3.0.2. Ohne Anmeldung können Sie im Rechnungseditor sofort eine einzelne Rechnung erstellen und herunterladen.
Ehrlich zu den Grenzen: Start umfasst drei Rechnungen und drei Angebote pro Monat, jeweils mit Werbehinweis, und mit Konto bis zu 25 Kunden und Artikel. Ein GoBD-gerechtes Archiv, unbegrenzte Rechnungen, Mahnungen und E-Mail-Versand gibt es erst ab Business für 119 Euro pro Jahr; Belege mit KI-Erkennung, EÜR-Übersicht und DATEV-Export enthält Business Plus für 229 Euro pro Jahr. Laufende Aktionen zeigt die Seite Preise. Ihre Daten liegen in Rechenzentren in Frankfurt; für die KI-Belegerkennung wird OpenAI eingesetzt, dabei kann eine Verarbeitung in den USA stattfinden. Ohne Internetverbindung können Sie nicht arbeiten.
Schreiben Sie nur wenige Rechnungen im Monat, reicht Start für das Erzeugen gültiger E-Rechnungen. Die GoBD-gerechte Aufbewahrung über acht Jahre müssen Sie im Tarif Start selbst organisieren, genau wie bei einer Desktop-Freeware. Wer das nicht selbst übernehmen möchte, ist mit dem Archiv ab Business besser bedient.
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Häufige Fragen
Gibt es ein Rechnungsprogramm als kostenlose Vollversion?
Ist eine PDF-Rechnung aus einer Freeware noch erlaubt?
Muss ich als Kleinunternehmer ein E-Rechnungsprogramm haben?
Wie lange muss ich Rechnungen aus einem Rechnungsprogramm aufbewahren?
Was ist besser: Freeware auf dem PC oder ein Browser-Programm?
Quellen
- § 14 UStG, Ausstellung von Rechnungen, Fassung ab 1. Januar 2025
- § 27 Abs. 38 UStG, Übergangsregelung zur E-Rechnung
- § 147 AO, Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen
- § 34a UStDV, Rechnungen von Kleinunternehmern
- BMF, Fragen und Antworten zur Einführung der obligatorischen E-Rechnung, Stand Oktober 2026, abgerufen am 3. November 2026
- Preise und Leistungen von Kostenlose-Erechnung.de, Produktumfang geprüft am 3. November 2026
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