Rechnung schreiben im Kleingewerbe: Muster und Unterschied zum Kleinunternehmer

Kleingewerbe heißt nicht automatisch „ohne Umsatzsteuer“. Ob auf Ihrer Rechnung Umsatzsteuer steht, entscheidet im Normalfall die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG, nicht die Größe oder Art Ihres Gewerbes. Mit § 19 UStG schreiben Sie den Betrag ohne Steuer und einen Hinweis auf die Steuerbefreiung, ohne § 19 weisen Sie 19 % oder 7 % Umsatzsteuer aus (Stand: November 2026).

Ein typischer Fall: Sie haben vor drei Wochen beim Gewerbeamt ein Kleingewerbe angemeldet, eine Hausverwaltung hat Sie mit der Gartenpflege beauftragt, und jetzt soll die erste Rechnung raus. Im Netz lesen Sie, Kleingewerbe sei steuerfrei. Im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung haben Sie aber angekreuzt, dass Sie auf die Kleinunternehmerregelung verzichten. Dann ist eine Rechnung ohne Umsatzsteuer falsch.

Wer als Gründer mehr als eine Rechnung im Jahr schreibt, findet auf unserer Seite zum Thema Rechnungen als Gründer mit Software schreiben den Überblick über Nummernkreis, Kundenstamm und Vorlagen. Dieser Ratgeber klärt die Vorfrage und liefert zwei Muster.

Ist Kleingewerbe dasselbe wie Kleinunternehmer?

Nein. Ein Kleingewerbe ist ein Gewerbebetrieb, der nach Art oder Umfang keinen kaufmännisch eingerichteten Geschäftsbetrieb braucht (§ 1 Abs. 2 HGB). Sie sind dann kein Kaufmann, müssen sich nicht ins Handelsregister eintragen lassen und führen ohne Eintragung keine Firma im Sinne des HGB.

Kleinunternehmer ist dagegen ein Begriff aus dem Umsatzsteuerrecht. Ihre Umsätze sind steuerfrei, wenn der Gesamtumsatz im Vorjahr 25.000 € nicht überschritten hat und im laufenden Jahr 100.000 € nicht überschreitet (§ 19 Abs. 1 UStG). Im Jahr der Gründung liegt die Grenze für das laufende Jahr bei 25.000 €. Sie können darauf verzichten, sind dann aber mindestens fünf Kalenderjahre gebunden (§ 19 Abs. 3 UStG).

Deshalb gibt es vier Kombinationen, und nur eine Frage entscheidet über die Rechnung:

Unsere Empfehlung: Schauen Sie in Ihren Fragebogen zur steuerlichen Erfassung oder in den Bescheid des Finanzamts, bevor Sie die erste Rechnung schreiben. Dort steht, ob Sie die Kleinunternehmerregelung gewählt haben. Wie die Grenzen genau berechnet werden und was beim Überschreiten passiert, erklärt der Ratgeber zur Kleinunternehmerregelung 2026.

Muster 1: Rechnung im Kleingewerbe mit Kleinunternehmerregelung

Das folgende Beispiel zeigt eine Fahrradwerkstatt im Kleingewerbe, die § 19 UStG nutzt und einen Lieferdienst als Kunden hat. Name, Adressen und Steuernummer sind erfunden.

Das Muster enthält alle Mindestangaben aus § 34a UStDV: vollständiger Name und Anschrift beider Seiten, Steuernummer, Ausstellungsdatum, Menge und Art der Leistung sowie das Entgelt in einer Summe mit dem Hinweis auf die Steuerbefreiung. Rechnungsnummer und Leistungsdatum verlangt § 34a UStDV nicht ausdrücklich. Schreiben Sie beide trotzdem auf jede Rechnung: Die Nummer macht jede Rechnung eindeutig auffindbar, und sobald Sie Umsatzsteuer ausweisen, durch Verzicht oder Überschreiten der Grenze, sind beide Pflicht nach § 14 Abs. 4 UStG.

Den vollständigen Weg für den Fall § 19 UStG, mit Antworten zur noch fehlenden Steuernummer, zeigt der Ratgeber zur ersten Rechnung als Kleinunternehmer.

Muster 2: Rechnung im Kleingewerbe mit Umsatzsteuer

Haben Sie auf die Kleinunternehmerregelung verzichtet oder die Grenze überschritten, gilt für Ihre Rechnung die volle Liste aus § 14 Abs. 4 UStG. Das Beispiel zeigt einen Hausmeisterservice im Kleingewerbe mit Regelbesteuerung. Auch hier sind alle Daten erfunden.

Gerechnet wird so: 12 × 38,00 € = 456,00 €, dazu 85,00 € ergibt 541,00 € netto. 19 % davon sind 102,79 €, der Rechnungsbetrag liegt bei 643,79 €. Rechnen Sie die Umsatzsteuer einmal auf die Nettosumme je Steuersatz und runden Sie erst dann auf volle Cent. Der Leistungszeitraum darf als Kalendermonat angegeben werden (§ 31 Abs. 4 UStDV).

Im Vergleich zu Muster 1 kommen drei Angaben hinzu: das nach Steuersätzen aufgeschlüsselte Nettoentgelt, der Steuersatz und der Steuerbetrag (§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 7 und 8 UStG). Rechnungsnummer und Leistungszeitpunkt sind jetzt ausdrücklich Pflicht (Nr. 4 und 6). Fehlt eine Angabe, gefährdet das den Vorsteuerabzug Ihres Kunden (§ 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 UStG), und er wird eine berichtigte Rechnung verlangen.

Beide Muster entstehen auch ohne Anmeldung im Rechnungseditor: Die Beträge rechnet er aus Menge und Einzelpreis, den Steuerbetrag am Ende.

Welche Angaben braucht die Rechnung im Kleingewerbe?

Die Rechnung im Kleingewerbe braucht dieselben Pflichtangaben wie jede andere Rechnung; einen Sonderkatalog für Kleingewerbe gibt es nicht. Die Liste hängt vom Umsatzsteuerstatus ab (Sonderfälle wie steuerfreie Leistungen nach § 4 UStG oder Reverse-Charge nach § 13b UStG sind hier nicht gemeint):

Quellen: § 14 Abs. 4 UStG für die Spalte mit Umsatzsteuer, § 34a UStDV für die Spalte mit § 19 UStG.

Ein Punkt betrifft das Kleingewerbe besonders: der Name. Als Nichtkaufmann haben Sie keine im Handelsregister eingetragene Firma, deshalb gilt die Pflicht für Geschäftsbriefe aus § 37a HGB (Firma, Registergericht, Registernummer) für Sie nicht. Auf die Rechnung gehört Ihr vollständiger Name mit Vor- und Nachnamen, weil § 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 1 UStG den „vollständigen Namen“ verlangt. Eine Geschäftsbezeichnung wie „Fahrradwerkstatt Weber“ können Sie zusätzlich führen, den Namen ersetzt sie nicht.

Für Beträge bis 250 € brutto gilt die Kleinbetragsrechnung (§ 33 UStDV): Dann genügen Ihr vollständiger Name und Ihre Anschrift, das Ausstellungsdatum, Menge und Art der Leistung sowie Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe mit dem Steuersatz oder dem Hinweis auf die Steuerbefreiung.

Welcher Hinweistext ist seit 2025 richtig?

Seit dem 1. Januar 2025 verlangt § 34a S. 1 Nr. 5 UStDV einen Hinweis darauf, dass für die Leistung die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gilt. Seit der Reform sind Kleinunternehmer-Umsätze steuerfrei, vorher wurde die Steuer nur nicht erhoben. Der Hinweis muss diesen Grund nennen.

Eine Formulierung, die den Wortlaut der Vorschrift aufgreift:

Viele Vorlagen im Netz verwenden noch Sätze wie „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet“ oder „… wird keine Umsatzsteuer ausgewiesen“. Diese Sätze beschreiben die Folge, nicht die Befreiung, und stammen aus der Zeit vor 2025. Ersetzen Sie sie in Ihrer Vorlage durch den Text oben. Eine bestimmte Formulierung schreibt das Gesetz nicht vor, der Hinweis auf die Steuerbefreiung nach § 19 UStG muss aber erkennbar sein.

Steuernummer oder USt-IdNr.: was muss auf die Rechnung?

Eine von beiden genügt, das gilt auch mit Kleinunternehmerregelung (§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 2 UStG, § 34a Satz 1 Nr. 2 UStDV). Kleinunternehmer dürfen stattdessen auch die Kleinunternehmer-Identifikationsnummer des Bundeszentralamts für Steuern angeben.

Die meisten Gründer im Kleingewerbe haben zunächst nur die Steuernummer vom Finanzamt. Sie reicht für Rechnungen im Inland. Die USt-IdNr. brauchen Sie erst, wenn Sie mit Unternehmen in anderen EU-Staaten handeln. Nennt Ihr Kunde seine USt-IdNr., prüfen Sie Format und Prüfziffer mit dem USt-IdNr.-Prüfer.

Schreiben Sie keine Rechnung ohne Steuernummer in der Hoffnung, sie später zu ergänzen. Fehlt die Nummer noch, fragen Sie beim Finanzamt nach. Ist Ihr Kunde ein Unternehmer, muss die Rechnung spätestens sechs Monate nach der Leistung ausgestellt sein (§ 14 Abs. 2 Satz 2 UStG); warten Sie also nicht bis zum Ende der Frist.

Muss ich im Kleingewerbe E-Rechnungen schreiben oder empfangen?

Empfangen ja, schreiben erst später oder nie. Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmer im Inland E-Rechnungen von anderen Unternehmern annehmen können, auch im Kleingewerbe. Ihre Zustimmung braucht der Absender nicht, soweit er zur E-Rechnung verpflichtet ist (§ 14 Abs. 1 Satz 5 UStG).

Für das Ausstellen kommt es wieder auf § 19 UStG an:

• Mit Kleinunternehmerregelung: Sie müssen keine E-Rechnung ausstellen. Ihre Rechnung darf immer eine sonstige Rechnung sein, also Papier oder ein anderes elektronisches Format wie eine einfache PDF (§ 34a UStDV).
• Mit Umsatzsteuer: Für Leistungen bis zum 31. Dezember 2026 dürfen Sie an Unternehmen noch Papierrechnungen oder, mit Zustimmung des Kunden, PDF-Rechnungen schicken. Für Leistungen im Jahr 2027 gilt das weiter, wenn Ihr Gesamtumsatz 2026 höchstens 800.000 € betrug. Für Leistungen ab dem 1. Januar 2028 müssen Rechnungen an Unternehmen im Inland E-Rechnungen sein (§ 27 Abs. 38 UStG).

Rechnungen an Privatkunden betrifft die Pflicht nicht. Ob und ab wann sie Sie trifft, zeigt der Check zur E-Rechnungspflicht mit vier Fragen. Speziell für den Fall § 19 UStG bündelt die Seite zur E-Rechnung für Kleinunternehmer Empfang und freiwilliges Ausstellen.

Mit Business leiten Sie eingehende Rechnungen aus Ihrem Postfach weiter, sie erscheinen ausgelesen unter Belege. Mit Business Plus bekommen Ihre Lieferanten eine eigene Empfangsadresse und jede E-Rechnung wird automatisch geprüft. Mehr dazu auf der Seite Rechnungen per E-Mail empfangen.

Wie erstelle ich die Rechnung im Editor?

kostenlose-erechnung.de ist eine Rechnungssoftware für Selbstständige und kleine Unternehmen. Den Editor unter /erstellen/ nutzen Sie ohne Anmeldung, mit Konto sind im Tarif Start 3 Rechnungen im Monat enthalten. So entsteht eines der beiden Muster:

1. Empfänger ausfüllen: Name und Anschrift Ihres Kunden.
2. Unter Rechnungsdaten im Feld Umsatzsteuer die Steuerart wählen: „Kleinunternehmer, ohne Umsatzsteuer (§ 19 UStG)“ für Muster 1 oder „Standard, mit Umsatzsteuer (19 % / 7 %)“ für Muster 2.
3. Unter Leistungen & Preise die Positionen mit Menge und Einzelpreis eintragen. Bei Kleinunternehmern weist der Editor keine Steuer aus.
4. Unter Absender Ihren vollständigen Namen, die Anschrift und die Steuernummer eintragen. Der Editor erinnert daran, dass Steuernummer oder USt-IdNr. genügt. Ist dort der Schalter „Kleinunternehmerregelung anwenden“ zu sehen, muss er zu Ihrer Wahl aus Schritt 2 passen, denn er stellt die Steuerart um.
5. Unter Prüfen & herunterladen das Format wählen: „PDF mit ZUGFeRD“ oder „XRechnung (XML)“.

Wählen Sie „Kleinunternehmer“, steht der Hinweis auf die Steuerbefreiung automatisch auf der Rechnung, im Wortlaut wie im Muster oben. Vor dem Download meldet der Editor fehlende Pflichtangaben.

Was Sie jetzt tun

• Status klären: Fragebogen oder Bescheid öffnen und nachsehen, ob Sie § 19 UStG nutzen.
• Das passende Muster übernehmen und den alten Hinweistext aus Ihrer Vorlage streichen.
• Kunden einmal anlegen statt jedes Mal neu tippen: Mit Konto speichern Sie im Tarif Start bis zu 25 Kontakte, die zweite Rechnung an denselben Kunden ist dann schneller geschrieben.

Quellen

• § 19 UStG, Besteuerung der Kleinunternehmer, Bundesamt für Justiz, abgerufen 10.11.2026. gesetze-im-internet.de
• § 14 UStG, Ausstellung von Rechnungen, Bundesamt für Justiz, abgerufen 10.11.2026. gesetze-im-internet.de
• § 34a UStDV, Rechnungen von Kleinunternehmern, Bundesamt für Justiz, abgerufen 10.11.2026. gesetze-im-internet.de
• § 33 UStDV, Rechnungen über Kleinbeträge, Bundesamt für Justiz, abgerufen 10.11.2026. gesetze-im-internet.de
• § 31 UStDV, Angaben in der Rechnung, Bundesamt für Justiz, abgerufen 10.11.2026. gesetze-im-internet.de
• § 27 UStG, Allgemeine Übergangsvorschriften (Abs. 38), Bundesamt für Justiz, abgerufen 10.11.2026. gesetze-im-internet.de
• § 15 UStG, Vorsteuerabzug, Bundesamt für Justiz, abgerufen 10.11.2026. gesetze-im-internet.de
• § 1 HGB, Kaufmann und Handelsgewerbe, Bundesamt für Justiz, abgerufen 10.11.2026. gesetze-im-internet.de
• § 37a HGB, Angaben auf Geschäftsbriefen, Bundesamt für Justiz, abgerufen 10.11.2026. gesetze-im-internet.de

Das passende Werkzeug können Sie ohne Konto öffnen: Rechnung ohne USt. erstellen.