HOAI-Abschlagsrechnung: Muster mit Leistungsphasen, Fälligkeit und E-Rechnung

Eine HOAI-Abschlagsrechnung verlangt den Wert der bisher erbrachten Planungsleistung: Sie nennen die Leistungsphasen mit ihrem Anteil am vereinbarten Honorar, ziehen die bereits berechneten Abschläge ab und weisen auf den Rest die Umsatzsteuer aus. Das Recht dazu gibt § 15 HOAI, der auf § 632a BGB verweist. Ab dem 1. Januar 2027 müssen Büros mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz auch Abschläge an Unternehmen als E-Rechnung schicken, ab 2028 alle (Stand: November 2026).

Sie leiten als Architektin ein kleines Büro, die Genehmigungsplanung ist eingereicht, die Ausführungsplanung zu gut einem Drittel fertig. Der Bauherr fragt nach „einer prüfbaren Aufstellung“, bevor er zahlt. Genau diese Aufstellung zeigt das Muster unten, mit allen Beträgen nachgerechnet.

Welche Software zu Ihrem Büro passt, beantwortet die Seite Rechnungsprogramm für Architekten. Wie Abschläge als Serie bis zur Schlussrechnung laufen, zeigt die Funktion Abschlags- und Schlussrechnungen. Dieser Ratgeber behandelt das Dokument selbst.

Muster: HOAI-Abschlagsrechnung für die Leistungsphasen 1 bis 5

Das folgende Beispiel ist erfunden und dient nur der Erklärung. Ein Büro plant einen Neubau (Objektplanung Gebäude) mit einem vertraglich vereinbarten Honorar für die Grundleistungen von 84.000 € netto und einer Nebenkostenpauschale von 3 %. Zwei Abschläge sind gestellt und bezahlt. Jetzt folgt der dritte.

Die Rechnung zeigt den Rechenweg. Der Bauherr sieht je Phase, was vereinbart war, was davon fertig ist und was schon bezahlt wurde. Die Anlage belegt den einzigen geschätzten Wert, die 40 % der Ausführungsplanung.

Mit Business Plus erstellen Sie Abschlags- und Schlussrechnungen im Rechnungsprogramm, die Abschläge werden in der Schlussrechnung automatisch verrechnet. Den Ablauf zeigt die Seite Abschlags- und Schlussrechnungen.

Wann dürfen Sie nach HOAI einen Abschlag verlangen?

Sie dürfen einen Abschlag verlangen, sobald Sie Leistungen erbracht haben, die nach dem Vertrag geschuldet sind. § 15 Satz 2 HOAI ordnet dafür die entsprechende Geltung von § 632a BGB an. Dort steht der Maßstab: Abschlag „in Höhe des Wertes der von ihm erbrachten und nach dem Vertrag geschuldeten Leistungen“ (§ 632a Abs. 1 Satz 1 BGB).

Einen festen Rhythmus schreibt die heutige Fassung von § 15 HOAI nicht vor. Ältere Fachtexte nennen noch „angemessene zeitliche Abstände“ aus der früheren Fassung. Maßgeblich ist heute der Wert der erbrachten Leistung und das, was Ihr Vertrag regelt, etwa ein Zahlungsplan nach Leistungsphasen.

Zwei Grenzen folgen direkt aus dem Gesetz. Sind Leistungen nicht vertragsgemäß, darf der Bauherr einen angemessenen Teil des Abschlags verweigern. Und bis zur Abnahme tragen Sie die Beweislast dafür, dass Ihre Leistung vertragsgemäß ist (§ 632a Abs. 1 Satz 2 und 3 BGB). Für Architekten- und Ingenieurverträge gelten diese Werkvertragsregeln über § 650q BGB entsprechend.

Was muss auf der HOAI-Abschlagsrechnung stehen?

Auf die Abschlagsrechnung gehören zwei Arten von Angaben: die umsatzsteuerlichen Pflichtangaben jeder Rechnung und die Angaben, die den Abschlag für den Bauherrn prüfbar machen. Die erste Gruppe verlangt § 14 Abs. 4 UStG, die zweite § 632a Abs. 1 Satz 5 BGB mit der Aufstellung für eine „rasche und sichere Beurteilung“.

Fehlt der Vertragsbezug oder steht nur „Abschlag 35 %“ ohne Phasen, kann der Bauherr den Wert nicht nachvollziehen. Dann fehlt die Aufstellung, die § 632a BGB verlangt, und der Streit beginnt beim Betrag statt bei der Leistung.

Wie berechnen Sie den Leistungsstand je Leistungsphase?

Sie rechnen je Phase: Honorar × Anteil der Phase × erbrachter Anteil. Die Anteile der Objektplanung Gebäude stehen in § 34 Abs. 3 HOAI, für andere Leistungsbilder in deren eigenen Paragrafen. Haben Sie im Vertrag andere Anteile vereinbart, gelten diese.

So entstehen die Zahlen im Muster:

1. Leistungsphase 5 hat einen Anteil von 25 %. Bei 84.000 € Honorar sind das 21.000 €.
2. Von der Ausführungsplanung sind 40 % fertig, belegt durch die Planliste. Wert: 8.400 €.
3. Leistungsphasen 1 bis 4 sind vollständig erbracht: 1.680 € + 5.880 € + 12.600 € + 2.520 € = 22.680 €.
4. Erbrachte Grundleistungen gesamt: 31.080 €. Das entspricht 37 % des Honorars.
5. Dazu die Nebenkostenpauschale von 3 %: 932,40 €. Leistungsstand gesamt: 32.012,40 €.
6. Abzüglich der beiden früheren Abschläge (7.786,80 € und 12.978,00 €) bleiben 11.247,60 € netto.

Der kritische Wert ist der Erbringungsgrad einer laufenden Phase. Belegen Sie ihn mit etwas Zählbarem: Pläne je Planliste, abgeschlossene Leistungen aus der Leistungsbeschreibung in Anlage 10 der HOAI, Protokolle. Eine gefühlte Prozentzahl ist der häufigste Anlass für Rückfragen.

Ein Rechnungsprogramm nimmt Ihnen diese Rechnung nur zum Teil ab. Das Honorar selbst, also Honorarzone, anrechenbare Kosten und Tafelwerte, ermitteln Sie außerhalb. Kostenlose-Erechnung.de hat keinen HOAI-Honorarrechner.

Wann ist der Abschlag fällig, und welche Zahlungsfrist gilt?

Der Abschlag wird fällig, sobald die Leistung erbracht ist und Sie sie mit einer prüfbaren Aufstellung abgerechnet haben. Einen eigenen Zahlungstermin nennt § 632a BGB nicht. Den Termin setzt deshalb Ihr Vertrag oder das Zahlungsziel auf der Rechnung.

Für die Schlussrechnung gilt eine andere Regel: § 15 Satz 1 HOAI verweist auf § 650g Abs. 4 BGB. Das Schlusshonorar ist erst nach Abnahme, oder wenn sie entbehrlich ist, und einer prüffähigen Schlussrechnung zu zahlen. Ein Abschlag setzt keine Abnahme voraus. Er bezahlt Leistung, bevor das Werk fertig ist.

Zahlt der Bauherr nicht, kommt er als Unternehmen spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung in Verzug, ohne dass Sie mahnen müssen (§ 286 Abs. 3 BGB). Gegenüber Verbrauchern, also privaten Bauherren, gilt das nur mit einem Hinweis auf diese Folge in der Rechnung. Ist im Vertrag ein Zahlungstermin nach dem Kalender vereinbart, tritt Verzug schon mit dessen Ablauf ein (§ 286 Abs. 2 Nr. 1 BGB). Ein Datum, das Sie nur einseitig auf die Rechnung schreiben, ist keine solche Vereinbarung.

Wie behandeln Sie die Umsatzsteuer bei Abschlägen?

Auf jeden Abschlag weisen Sie die Umsatzsteuer gesondert aus, im Muster 19 % auf 11.247,60 €. Solange die Planung nicht abgeschlossen ist, sind Abschläge umsatzsteuerlich Anzahlungen, sofern keine Teilleistungen vereinbart sind. Die Steuer entsteht dann mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums, in dem das Geld eingeht (§ 13 Abs. 1 Nr. 1 Buchst. a Satz 4 UStG).

Anders ist es bei Teilleistungen. Sie liegen vor, wenn für bestimmte Teile einer wirtschaftlich teilbaren Leistung das Entgelt gesondert vereinbart ist (§ 13 Abs. 1 Nr. 1 Buchst. a Satz 2 und 3 UStG). Ob Ihre Leistungsphasen im Vertrag so vereinbart sind, klären Sie mit Ihrer Steuerberatung. Wir sind keine Steuerkanzlei.

Für die Rechnung selbst gilt § 14 Abs. 5 UStG: Für Rechnungen über Anzahlungen gelten die Pflichtangaben sinngemäß. In der Endrechnung ziehen Sie die vorab vereinnahmten Teilentgelte und die darauf entfallende Steuer wieder ab. Sonst schulden Sie die zu viel ausgewiesene Steuer zusätzlich (§ 14c Abs. 1 UStG).

Muss die Abschlagsrechnung ab 2027 eine E-Rechnung sein?

Ja, wenn der Bauherr ein inländisches Unternehmen ist. Eine Abschlagsrechnung ist eine Rechnung, und für Leistungen an andere Unternehmer verlangt § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG die elektronische Rechnung in einem strukturierten Format wie XRechnung oder ZUGFeRD.

Die Übergangsregel in § 27 Abs. 38 UStG gibt Zeit:

Die Übergangsregel knüpft an den ausgeführten Umsatz an, nicht an das Rechnungsdatum. Bei Abschlägen auf eine Leistung, die erst nach dem Jahreswechsel fertig wird, klären Sie den Zeitpunkt mit Ihrer Steuerberatung.

Private Bauherren betrifft die E-Rechnungspflicht nicht. Eine Rechnung brauchen sie trotzdem, weil Planungsleistungen mit einem Grundstück zusammenhängen (§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 3 UStG), samt Hinweis auf ihre 2-jährige Aufbewahrungspflicht. Für öffentliche Auftraggeber gelten eigene Vorgaben: Der Bund verlangt E-Rechnungen schon seit 2020 (§ 3 ERechV), Länder und Kommunen regeln das selbst. Ob Ihr Büro betroffen ist, zeigt der Check zur E-Rechnungspflicht.

In der E-Rechnung kennzeichnet der Rechnungstyp den Abschlag. Üblich ist der Code 326 (Teilrechnung). Den Code 875 (Abschlagsrechnung Bau) verlangen manche öffentlichen Bauherren für Bauleistungen. Planungsleistungen sind nicht automatisch Bauleistungen, klären Sie den Code deshalb mit dem Empfänger. Details erklärt der Ratgeber zu den Typcodes von Abschlagsrechnungen.

Wie zieht die Schlussrechnung die Abschläge ab?

Die Schlussrechnung rechnet die gesamte Leistung ab und zieht alle Abschläge mit Nettobetrag und Steuer wieder ab. Beispiel, fortgeführt: Nach Leistungsphase 9 beträgt die Gesamtleistung 86.520 € netto (Honorar plus Nebenkosten), Umsatzsteuer 16.438,80 €. Angenommen, Sie haben Abschläge über 70.000 € netto mit 13.300 € Steuer gestellt. Dann bleiben 16.520 € netto, 3.138,80 € Steuer und 19.658,80 € brutto.

Nennen Sie jeden Abschlag mit Nummer und Datum. Wie Sie die Schlussrechnung prüffähig aufbauen, zeigt der Ratgeber zur prüfbaren Schlussrechnung. Die Begriffe Teil- und Abschlagsrechnung grenzt der Ratgeber Teilrechnung oder Abschlagsrechnung ab, die Verknüpfung von Anzahlung und Schlussrechnung der Ratgeber Anzahlungsrechnung und Schlussrechnung verknüpfen.

Abschläge und Schlussrechnung im Rechnungsprogramm erstellen

Kostenlose-Erechnung.de, das Produkt hinter diesem Ratgeber, ist eine Rechnungssoftware für Selbstständige und kleine Firmen. Abschlags- und Schlussrechnungen sind im Tarif Business Plus enthalten, der 14-tägige Test umfasst sie. So läuft das Muster dort ab:

1. Unter „Neue Rechnung“ über den Pfeil „Abschlagsrechnung“ wählen. Es öffnet sich der Dialog „Abschlagsrechnung erstellen“.
2. Beim ersten Abschlag unter „Auftrag“ die Option „Neuer Auftrag ohne Angebot“ wählen oder ein Angebot übernehmen. Kunde, Leistung und „Auftragssumme netto“ eintragen, im Beispiel 86.520 €. Für jeden weiteren Abschlag wählen Sie denselben Auftrag unter „Laufende Aufträge“.
3. Im Schritt „Wie viel?“ die Option „Leistungsstand“ wählen und den „Erreichten Leistungsstand“ eintragen, im Beispiel beim 3. Abschlag 37 %. Das Programm rechnet 32.012,40 € und zieht die in diesem Auftrag bereits abgerechneten 20.764,80 € ab, übrig bleiben 11.247,60 € netto.
4. Den Entwurf prüfen, festschreiben und als PDF, ZUGFeRD oder XRechnung ausgeben. Die Rechnung enthält eine Position „3. Abschlag“ mit dem Leistungsstand, keine Tabelle je Leistungsphase. Die Aufstellung wie im Muster geben Sie dem Bauherrn als Anlage mit.
5. Am Ende über „Schlussrechnung“ die Schlussrechnung anlegen. Sie zieht alle festgeschriebenen Abschläge des Auftrags mit ihrer Umsatzsteuer ab.

Die Option „Bauleistung nach VOB“ setzt den Code 875. Sie erscheint nur beim ersten Abschlag und gilt dann für den ganzen Auftrag. Für Planungsleistungen lassen Sie sie aus, solange der Empfänger nichts anderes verlangt.

Was Sie jetzt tun

• Vertrag öffnen: Welche Anteile je Leistungsphase und welcher Zahlungsplan sind vereinbart?
• Für die laufende Phase einen zählbaren Nachweis anlegen, etwa eine Planliste mit Stand.
• Prüfen, ob Ihr Büro ab 2027 E-Rechnungen schicken muss, und den Rechnungstyp mit öffentlichen Bauherren abstimmen.

Quellen

• § 15 HOAI, Fälligkeit des Honorars, Abschlagszahlungen, Bundesamt für Justiz, abgerufen 06.11.2026. gesetze-im-internet.de
• § 34 HOAI, Leistungsbild Gebäude und Innenräume, Bundesamt für Justiz, abgerufen 06.11.2026. gesetze-im-internet.de
• § 632a BGB, Abschlagszahlungen, Bundesamt für Justiz, abgerufen 06.11.2026. gesetze-im-internet.de
• § 650g BGB, Schlussrechnung, Bundesamt für Justiz, abgerufen 06.11.2026. gesetze-im-internet.de
• § 650q BGB, Architekten- und Ingenieurverträge, Bundesamt für Justiz, abgerufen 06.11.2026. gesetze-im-internet.de
• § 286 BGB, Verzug des Schuldners, Bundesamt für Justiz, abgerufen 06.11.2026. gesetze-im-internet.de
• § 13 UStG, Entstehung der Steuer, Bundesamt für Justiz, abgerufen 06.11.2026. gesetze-im-internet.de
• § 14 UStG, Ausstellung von Rechnungen, Bundesamt für Justiz, abgerufen 06.11.2026. gesetze-im-internet.de
• § 14c UStG, Unrichtiger oder unberechtigter Steuerausweis, Bundesamt für Justiz, abgerufen 06.11.2026. gesetze-im-internet.de
• § 27 UStG, Allgemeine Übergangsvorschriften, Bundesamt für Justiz, abgerufen 06.11.2026. gesetze-im-internet.de

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